3 verktyg för automatiserad dokumenthantering i ditt företag för att förbättra ditt arbetsflöde | AI i affärer #6

Vad är automatiserad dokumenthantering (IDP)?

Automatiserad dokumenthantering är inte bara skanning eller OCR. Det är en hel uppsättning tekniker som gör att du effektivt kan hantera dokument i ditt företag. Här är de främsta fördelarna med att använda IDP-verktyg:

• Spara tid: Att automatisera repetitiva uppgifter, såsom att extrahera data från dokument, gör att anställda kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
• Förbättra noggrannheten: IDP-verktyg hjälper till att minska fel i dokumenthanteringen, vilket översätts till besparingar och förhindrar efterlevnadsproblem.
• Stärka efterlevnaden: IDP-verktyg kan programmeras för att följa specifika regler och förordningar för att hjälpa organisationer att förbli efterlevande.
• Öka effektiviteten: IDP-verktyg kan hjälpa till att strömlinjeforma dokumenthanteringen, vilket leder till mer effektivt arbete.
• Förbättra kundservicen: Snabbare dokumenthantering översätts till bättre kundservice.

Vilka dokument kan behandlas?

Inte bara fakturor eller kontrakt kan behandlas automatiskt. IDP kan hantera många typer av dokument. Bland dem finns:

• Kontrakt – till exempel anställningskontrakt eller kontrakt med kunder.
• Fakturor – både inkommande och utgående fakturor.
• Rapporter – såsom försäljningsrapporter eller finansiella rapporter.
• Korrespondens – brev, e-post och andra former av skriftlig kommunikation.
• Formulär – enkäter, ansökningar, inlämningar.
• Medicinska dokument – patientjournaler, testresultat.
• Finansiella dokument – kontoutdrag, balansräkningar.
• Jurisdiktionella dokument – rättsliga handlingar, administrativa beslut.

4 automatiserade dokumenthanteringstekniker

Intelligent Document Processing (IDP) är inte bara en skanner för att överföra pappersdokument till en dator. Det är flera tekniker som gör att vi kan behandla dokument effektivt. Bland dem är det värt att nämna:

1. OCR, Optisk teckenigenkänning – en grundläggande teknik för att läsa text från pappersdokument. Det är oftast startpunkten för att automatisera behandlingen och cirkulationen av dokument i ett företag. Det är en gammal och beprövad lösning för att skanna och känna igen texten som finns i pappersdokument. Med ökad digitalisering använder fler och fler företag elektroniska dokument. Men i många fall gör juridiska krav det nödvändigt att upprätthålla och bearbeta pappersdatabaser. Således är OCR fortfarande ett allmänt tillämpat verktyg.
2. Textigenkänning – analys av textstrukturen i dokument. Nästa steg i automatisk dokumenthantering är att identifiera digitaliserad data. En väsentlig del av maskinens förståelse av vad som har skannats är att särskilja relevant från irrelevant data. Det vill säga, att känna igen den nyckelinformation som kommer från till exempel varumärket på företaget som skickade dokumentet, eller oavsiktliga förvrängningar eller smuts.
3. Dokumentklassificering – automatisk tilldelning av dokument till kategorier. De igenkända dokumenten, eller informationen som hämtas från dem, skickas sedan till en digital databas. De klassificeras enligt typ av dokument eller åtgärd som ska vidtas baserat på dem. Detta kan till exempel vara att sätta datumet för ett möte i de digitala kalendrarna för de inbjudna till en välgörenhetskonsert, eller att skicka ett personligt e-postmeddelande till en kund som uppmuntrar till feedback efter en klagomålsprocess.
4. Dokumentsökning – snabbt hitta information i dokumentdatabasen. Tack vare IDP är det lika enkelt att hitta en faktura från en specifik entreprenör, eller en biljett köpt för ett specifikt belopp, som att skriva ett ord i sökfönstret.

Hur fungerar programvara för automatisk dokumenthantering?

Programvara för dokumenthantering är ett verktyg som använder IDP-tekniker för att automatisera företagsprocesser. Den körs både på datorer och i molnet och kan integreras med andra system, såsom ERP (Enterprise Resource Planning) eller CRM (Customer Relationship Manager).

Document AI från Google

Document AI är en molnbaserad tjänst från Google som erbjuder automatisk behandling av dokument. Den utnyttjar maskininlärning för att extrahera strukturerad data från ostrukturerade dokument.

Document AI erbjuder många funktioner som gör det till ett kraftfullt verktyg för dokumenthantering, såsom hög noggrannhet, skalbarhet, flexibilitet och säkerhet. Med Google Cloud AI-teknologi och en uppsättning förtränade modeller eller anpassade modeller i Workbench kan Document AI bearbeta en mängd olika dokumenttyper med hög noggrannhet och hastighet. Dess odiskutabla fördelar är:

• En enda plattform för dokumenthantering – att använda en enda plattform möjliggör snabb åtkomst till alla modeller och verktyg, inklusive förtränade modeller för dokumenthantering som OCR och Form Parser, samt specialiserade modeller för specifika branscher.
• AI-teknologi från Google – Document AI använder bildigenkänning (inklusive OCR) och teknik för naturlig språkbehandling (NLP) från Google för att skapa förtränade modeller för högvärdiga, högvolymdokument.
• Dataförbättring – möjligheten att verifiera och berika bearbetad information med hjälp av Googles kunskapsgrafteknologi, som gör att du kan kontrollera företagsnamn, adresser och annan data baserat på information som finns tillgänglig på Internet.
• Tillägg av mänsklig verifiering till processen – En ny funktion för Human-in-the-Loop AI uppnår högre noggrannhet i dokumenthanteringen genom att lägga till momentet av mänsklig acceptans till utvalda processer.

Styrkan hos Document AI från Google är dess integration med andra Google Cloud-tjänster, vilket hjälper dig att skapa avancerade arbetsflöden. Prova det online på denna adress.

Rossum

Medan Document AI från Google är bäst för företag som vill dra nytta av avancerad molnteknologi och integrera dokumenthantering med andra molntjänster, är Rossum ett utmärkt val för företag som behöver en flexibel och skalbar lösning som kan anpassas för att möta specifika affärsbehov.

Källa: Rossum.ai

Med andra ord är Rossum ett något mindre sofistikerat men enklare verktyg som använder artificiell intelligens för att extrahera data från dokument. Det kan eliminera manuella dokumentinmatningsprocesser och förbättra datanoggrannheten. Tack vare molnet är Rossum snabbt, noggrant och lätt att använda. Det fungerar bra för att bearbeta olika typer av dokument, såsom fakturor, kontrakt och formulär.

• Automatisk datainsamling: Verktyget klassificerar automatiskt dokument, vilket eliminerar datainmatningsfel som kan leda till avgifter och påföljder. Det kan bearbeta dokumentdata i alla format och kanaler, automatisera kommunikation för att eliminera manuell spårning, filtrera skräppost och dubbletter av dokument, samt dirigera och bearbeta dokument med ett flexibelt köhanteringssystem.
• Avancerade funktioner: Rossum erbjuder funktioner som förbehandling, validering, efterbehandling och rapportering. Detta gör verktyget mångsidigt och anpassningsbart till en mängd olika affärsbehov.
• Anpassade lösningar: Rossum erbjuder anpassade lösningar för olika branscher och behov, såsom redovisning, onboarding, leveranskedjehantering, orderhantering och kvalitetskontroll.

Docsumo

Docsumo är bäst för företag som vill bearbeta dokument snabbt och effektivt utan att behöva engagera sig i komplexa modellträningsprocesser. Det är en plattform för att enkelt bearbeta data från stora volymer av ostrukturerade dokument med en noggrannhet på mer än 99%. Det erbjuder många funktioner såsom automatisk dokumentklassificering, datakategorisering, intelligent OCR, realtidsdatavalidering och mycket mer.

Källa: Docsumo.com

Docsumo är idealiskt för små och medelstora företag som vill strömlinjeforma sin dokumenthantering.

• Mångsidighet – Docsumo kan bearbeta en mängd olika dokumentformat, såsom fakturor, kontoutdrag, kontrakt, fraktsedlar, energiräkningar och mer.
• Intelligent extraktion – Tack vare avancerad AI-teknologi kan Docsumo noggrant extrahera och granska endast de fält du behöver från sådana komplexa dokument.
• Datavalidering – Skapa Excel-liknande regler och formler för att validera extraherad data inom ett dokument, mellan dokument eller mot en databas.
• Automatisk klassificering – Docsumo kan automatiskt särskilja mellan olika dokument innan de bearbetas, vilket gör att data kan överföras till den lämpliga databasen.
• Integration med system – Oavsett bransch – försäkring, finans, logistik – erbjuder Docsumo en färdig API som enkelt kan integreras i befintliga system.
• Säkerhet – Plattformen är GDPR-kompatibel, SOC2-certifierad och HIPAA-kompatibel, vilket säkerställer att företagsdata är säkra och under din kontroll.

Docsumo har fått beröm från många företag runt om i världen, inklusive Arbor Realty Trust och National Debt Relief, som stoltserar med en 95% no-touch bearbetningsgrad och 99% noggrannhet tack vare sin omfattande automatisering.

Sammanfattning

Automatiserad dokumenthantering är nyckeln till att strömlinjeforma arbetet i många företag. Med verktyg som Document AI från Google, Rossum och Docsumo kan företag påskynda affärsprocesser, öka datanoggrannheten och förbättra kundservicen. Valet av rätt verktyg beror på ett företags specifika behov, men alla dessa lösningar erbjuder avancerade funktioner som hjälper företag att lyckas i dagens digitala värld.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.