AI-kalender. Hur optimerar du din tid i ett företag? | AI i affärer #107

Hur kan en AI-kalender hjälpa till med tidsplanering?

En AI-kalender kan avsevärt förbättra ditt företags tidsplanering. Hur? Först och främst genom att anpassa anställdas scheman. Genom att analysera historiska data om människors vanor och produktivitet kan en AI-kalender justera deras scheman för att maximera produktiviteten. Den kan också automatisera schemaläggning av uppgifter, med hänsyn till flera viktiga faktorer som deadlines, prioriteringar och uppgiftsberoenden.

Vad mer, enligt studien, konsumeras så mycket som 60% av arbetstiden av sådana saker som att svara på e-post, delta i onödiga möten och söka information i en kaotisk samling av filer. Dessa rutinuppgifter kan framgångsrikt automatiseras med en AI-kalender.

Så vad är de största utmaningarna med att implementera en sådan lösning? Först och främst nuvarande vanor – du måste omorganisera din rutin och ändra sättet du utför dina dagliga uppgifter på. Kostnader kan också vara en utmaning. AI-baserade verktyg är inte så billiga. Dessutom kan integriteten av de data som behöver delas med en sådan kalender vara en oro.

Men de flesta tillverkare försäkrar att de följer strikta säkerhetsstandarder och att informationen endast används för att optimera användarnas scheman.

Synkronisering av teamkalendrar. Clockwise

En av de största utmaningarna som företag står inför är inte så mycket tidsplanering utan svårigheten att hitta ett gemensamt datum för mötet som en större grupp människor behöver delta i. Det är här Clockwise (https://www.getclockwise.com/) kommer in, en app som automatiskt analyserar teammedlemmars kalendrar och föreslår en bekväm tid för alla att träffas. Vad mer, den övervakar ständigt anställdas scheman och, om det behövs, omplanerar flexibla evenemang för att ge plats för prioriterade möten.

Clockwise är ett produktivitetsverktyg som optimerar individuella och teamkalendrar för att frigöra tid för djupare arbete utan störande uppgifter som bryter dagen i korta stunder. Det fungerar som en schemaläggningsassistent som förstår användarens preferenser och försöker konsolidera evenemang som inte behöver göras vid en specifik tid. Clockwise beräknar snabbt den bästa tiden för möten, uppgifter och djupare arbete. Det gör detta för hela team och organisationer, så det blir smartare ju fler som använder det.

Detta ger varje teammedlem en tydlig kalender och gör det mycket enklare att schemalägga möten tillsammans. Enligt data som samlats in av Clockwise sparar förmågan att automatiskt föreslå möten ensam upp till 19 arbetsdagar per år! Detta visar potentialen i att använda AI för att synkronisera teamkalendrar.

Källa: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Schemaläggning av möten med kunder. Kronologic

Schemaläggning av möten med kunder kan vara en skrämmande uppgift. Ibland är de mest upptagna kunderna de mest värdefulla för företaget, men det är mycket svårt att hitta ett datum som passar dem för att träffa våra säljare.

I sådana situationer kommer en applikation som heter Kronologic (https://www.kronologic.com/) till undsättning, som kan automatisera hela processen för att arrangera möten med leads. Först föreslår den det mest bekväma tidsfönstret baserat på en analys av båda parters kalendrar. För det andra, om mötet behöver omplaneras, genomför Kronologic självständigt e-postkorrespondens i frågan tills ett ömsesidigt tillfredsställande datum sätts.

Kronologic är en plattform som påskyndar försäljningen genom att automatiskt skicka inbjudnings-e-post, använda AI för att förhandla om ändringar av mötestider och koordinera allt detta över team. Med Kronologic kan företag se och hantera team på flera platser, identifiera leads och skicka automatiserade meddelanden till säljare genom en centraliserad portal.

På så sätt kan säljare fokusera på att förbereda sig för mötet, istället för att slösa tid på att försöka schemalägga ett möte. Särskilt eftersom antalet leads som ska bearbetas ofta når flera hundra per månad!

Enligt statistik kan användning av Kronologic öka konverteringen av möten med upp till 17%. Som du kan se är schemaläggning av möten med konsekvent upptagna kunder ett annat område där AI kan göra underverk.

Källa: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Hur kan en AI-kalender förändra sättet ditt företag hanterar tid?

En annan smärtpunktsområde för stora, distribuerade team är ibland svårigheten att hantera uppgifter effektivt. I en sådan situation kan Trevor (https://www.trevorai.com/) vara till hjälp för att optimera användningen av arbetstid. Det gör det enkelt och intuitivt att visualisera och prioritera alla uppgifter som för närvarande konkurrerar om vår uppmärksamhet. Vad mer, denna AI-kalender uppskattar automatiskt den tid som behövs för att slutföra varje uppgift. Den påminner oss också om kommande deadlines.

Trevor AI är en intuitiv daglig planeringsverktyg som använder AI-baserad tidsblockeringsteknik för att hjälpa dig att schemalägga uppgifter mellan din att-göra-lista och realtidskalender. Trevor AI balanserar precisionen av manuell drag-and-drop-schemaläggning med bekvämligheten av automatisk schemaläggning. Dess intelligenta förslag håller ditt arbetsflöde balanserat och gör det lättare att bestämma när du ska schemalägga vilka uppgifter.

Trevor AI är särskilt bra på tidsblockering, vilket gör att användare kan fokusera på en uppgift i taget utan några distraktioner. Detta är bra för produktiviteten och eliminerar behovet av multitasking, vilket studier har visat signifikant minskar arbetseffektiviteten.

Källa: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Sammanfattning

Som du kan se kan en AI-kalender avsevärt förbättra tidsplanering och öka produktiviteten i stora, distribuerade team. Den automatiserar många rutinuppgifter, vilket gör att anställda kan fokusera på att växa sitt företag och hantera kunder.

Därför är det värt att överväga implementeringen av en sådan lösning, som, trots de initiala kostnaderna, kommer att löna sig avsevärt över tid i form av en mätbar ökning av organisatorisk effektivitet. Synkronisering av kalendrar, automatiserad schemaläggning av möten eller stöd i uppgiftshantering är bara några av tillämpningarna av en AI-kalender, som har potential att revolutionera tillvägagångssättet för planering av arbetstid i moderna organisationer.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.