Varför använda projektledningsprogramvara? | #10 Komma igång med projektledning

Kräver genomförandet av varje projekt användning av programvara? Antagligen inte. Men är det värt att utföra komplicerade beräkningar i ditt minne med en miniräknare till hands, när tid och noggrannhet i resultatet är viktiga? Är det värt att komma till ett möte med en mapp full av anteckningar när deltagarna vill läsa en intressant och koncis presentation?

Projektledningsprogram – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Spara tid
3. Övervaka projektets status
4. Göra information tillgänglig
5. Säkerställa projektets kontinuitet
6. Sammanfattning

Varför använda projektledningsprogram? Introduktion

Ingen behöver troligen övertygas om att använda projektledningsprogram. Särskilt om vi pratar om stora och komplexa projekt som helt enkelt inte kan genomföras på papper. Men det är värt att reda ut vad fördelarna med att använda projektledningsprogram är. Först bör vi överväga om vi i vår PM-praktik har alla dessa områden under kontroll. För det andra kan vi välja den programvara som är bäst anpassad till specifikationerna för våra projekt och vårt teamwork.

Vi vill lyfta fram fyra områden vars förbättring är avgörande för användare av projektledningsprogram. Dessa är:

• spara tid
• övervaka projektets status
• säkerställa tillgång till information
• säkra projektets kontinuitet

Vi kommer att titta på dem en och en nedan, följt av en diskussion om programvarufunktioner som är värda att notera, samt en titt på några av de mest populära lösningarna som finns på marknaden.

Spara tid

Tidsbesparande fördelar med programvaran ligger främst i den förbättrade projektorganisationen. Detta beror på att det innebär enkel planering och flexibel skissning av projektets ramverk. Att förbereda en projektplan eller Gantt-schema är mycket enklare och mer praktiskt när det görs direkt i programmet som vi senare kommer att använda för att hantera projektet.

Istället för att använda externa verktyg kan planerna kompletteras i takt med att projektet fortskrider med detaljerade uppgifter som publiceras på Kanban-tavlor eller i projektets backlog. Detta ger en helt realistisk mätning av den tid som spenderas på specifika uppgifter av konkreta projektmedlemmar.

Men när det kommer till projektets tidsförvaltning är valet av programvara i sig och huruvida det redan är bekant för teamet av stor betydelse. Trots allt varierar projektledningsprogram avsevärt i komplexitet, och inlärningskurvan kan bli svår att navigera. Medan Firmbee är en transparent miljö som innehåller alla verktyg som behövs för att hantera ett projekt, är Jira ett kolossalt och mycket komplext verktyg som möjliggör automatisering av uppgifter och integrationer med externa program.

Övervaka projektets status

Det andra fokusområdet för projektledningsprogram är real-tidsövervakning av projektstatus. Varje program inkluderar analytiska verktyg för att visualisera statistik. De visar bland annat:

• den aktuella statusen för genomförandet av uppgifter – hur många uppgifter som har slutförts och vid vilken tidpunkt, vem som har slutfört vilka uppgifter,
• jämföra verkliga resultat med antaganden – till exempel genom att använda ett diagram som jämför den genomsnittliga tiden för en uppgift med dess verkliga förlopp,
• statusen för budgetgenomförandet, samt
• prediktiva verktyg för att bedöma om saker går i rätt riktning.

Göra information tillgänglig

En annan fråga som programvaran hjälper till att lösa är real-tidsåtkomst till projektinformation för teamet och intressenter. De främsta fördelarna med projektledningsprogram är möjligheten att logga in när som helst, samt differentiering av behörigheter – till exempel att redigera uppgifter eller att se prestationsstatistik för enskilda teammedlemmar. Till exempel kan en klient ges möjlighet att se de uppgifter som slutförts under en viss vecka, men inte behörighet att redigera listan över uppgifter som ska slutföras under de kommande dagarna.

Med ett ord, det tredje viktiga området är att underlätta upprätthållandet av ordning i projektet, samt transparens i kommunikationen. Inte minst hjälper användningen av ett redigerat, i realtid, samarbetsdokument för projektet att bygga en känsla av teammedlemskap och ansvar för att slutföra tilldelade uppgifter som bidrar till projektmålet.

Säkerställa projektets kontinuitet

En viktig men ofta förbisedd fördel med att använda projektledningsprogram är att det upprätthåller kontinuitet vid personalförändringar. Dessa kan påverka både projektledaren och andra teammedlemmar. Tack vare tillgången till historiska projektdata och analytiska verktyg kan en ny person få en relativt lätt överblick över situationen och snabbt introduceras till nya uppgifter. Utan att behöva granska hela projektets dokumentation kan hon också ta reda på, bland annat, vad som redan har gjorts, vilka uppgifter som orsakar svårigheter för teamet, och om projektet genomförs enligt schemat och budgeten.

Sammanfattning

Projektledningsprogram minskar den tid som behövs för att slutföra projekt. Från planering till delegering av uppgifter, till att kontrollera deras slutförande av teammedlemmar, vilket inte behöver registreras varje gång av projektledaren. Alla dessa steg genomförs mer effektivt. Så det lönar sig att investera tid i att lära sig rätt program.

Det underlättar också övervakningen av den aktuella situationen och säkerställer att alla intressenter har tillgång till projektrelaterad information som rör dem när som helst. Vi måste lägga till den betydande bekvämligheten av att ha all data samlad på ett ställe, där det är lätt att få grepp om den. Dessa funktioner gör det också lättare att säkerställa projektets kontinuitet, även vid radikala personalförändringar.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.