Definition av framgång inom projektledning | #9 Komma igång med projektledning

Vad betyder det att ett projekt är framgångsrikt? Är dess enda kriterium leveransen av resultat inom den angivna tiden och stängningen av kostnader inom den planerade budgeten? Men vad händer om det realiserade målet för projektet inte uppfyller kundens förväntningar? Eller på annat sätt, missar kriterier som anses viktiga av intressenterna? I dagens artikel diskuterar vi definitionen av framgång inom projektledning.

Definition av framgång inom projektledning – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Definition av projektframgång
3. Definition av slutförande vs. acceptanskriterier
4. KPIS. Fördröjande indikatorer
5. Sammanfattning

Introduktion

Varje projekt styrs av sina lagar. Därför, liksom metoden för projektgenomförande – behöver vi välja och justera kriterierna för framgång, varje gång till specifikationen av ett visst projekt. Å ena sidan kan det vara avgörande att skapa en teknisk definition av slutförande, å andra sidan – acceptanskriterier formulerade ur mottagarens perspektiv av projektresultaten. För många projekt är det å sin sida lika viktigt att skapa lämpliga KPI:er, dvs. nyckeltal, som möjliggör en multidimensionell bedömning av projektgenomförandet.

Definition av projektframgång

Redan under arbetet med visionen för projektet undrar intressenterna vad definitionen av framgång kommer att vara. För många projekt kommer tidsramen att vara avgörande – trots allt, vad är poängen med att organisera en storslagen julfest för investerare om den äger rum i januari? Kanske kommer det att vara mindre viktigt att överskrida budgeten i det här fallet än till och med en tidsförskjutning på en dag.

I fallet med genomförandet av en välgörenhetsbal kan det visa sig vara precis tvärtom – vi kan skjuta upp datumet för evenemanget för att minska kostnaden för att hyra lokalen. Om vi å sin sida organiserar en fest för att smaka på lokala produkter, ger både tid och kostnad för genomförandet vika för prioriteringen av kvalitet. Vi behöver balansera organisationen med tillgången på de bästa säsongsbetonade livsmedlen.

Trots allt, enligt PMBOK, är den viktigaste faktorn för ett projekts framgång dess resultat sett ur kundens perspektiv eller, i fallet med interna projekt, ur slutanvändarens perspektiv. Men hur skapar man en definition av framgång inom projektledning så att den kan följa projektteamet när det arbetar med detaljerade uppgifter, och samtidigt vara tydlig för intressenterna?

Definition av slutförande vs. acceptanskriterier

Definitionen av framgång inom projektledning skapas vanligtvis av projektledaren i samarbete med intressenterna. Det är de som måste komma överens om att sätta de kriterier som det slutliga resultatet måste uppfylla för att betraktas som en framgång. Deras åsikt är också avgörande vid utvärderingen av resultatet.

Det är därför viktigt att det vid starten av ett projekt är så klart som möjligt inte bara vad resultatet ska vara, utan också hur det kommer att kontrolleras för att se om det uppfyller kriterierna för framgång. För att göra detta tydligare kommer vi att använda terminologin som används i Scrum-projekt. Dessa är “definition av slutförande” och “acceptanskriterier.” Skillnaden mellan de två kan ses perfekt när vi överväger exemplet med ett projekt som syftar till att skapa en företagswebbplats.

Slutförandedefinitionen kommer att ge en teknisk beskrivning av webbplatsen: den kommer att vara ordentligt säkrad, den kommer att bestå av en startsida och fyra undersidor, och det kommer att finnas en inloggningspanel för kunder i rubriken. Med andra ord, med slutförandedefinitionen vet projektteamet vad det kommer att implementera.

Å andra sidan, genom att tydligt definiera acceptanskriterierna vet projektteamet varför det kommer att utföra alla dessa aktiviteter och hur det utförda arbetet kommer att översättas till affärsvärde. Acceptanskriterierna kommer således att användas för att kontrollera om projektets resultat är tillfredsställande ur användarens perspektiv. Med exemplet ovan kommer webbplatsen att visas enkelt på olika enheter och kommer att tillåta användaren att gå till kundpanelen efter att ha angett ett användarnamn och lösenord.

Återigen, för att återkomma till exemplet med att organisera evenemang, kan definitionen av projektets slutförande inkludera, till exempel:

• datum och plats för evenemanget,
• antal gäster för vilka platser har förberetts,
• meny,
• musikalisk akkompanjemang som tillhandahålls.

Acceptanskriterierna, å sin sida, kan relatera till den förväntade upplevelsen av festdeltagarna, till exempel:

• lokalens rymlighet,
• kvaliteten på de serverade dryckerna,
• sammanhängande servering av mat till alla gäster som sitter vid ett och samma bord.

KPIS. Fördröjande indikatorer

Nyckeltal (KPI:er) är avgörande faktorer för framgång inom projektledning för att bedöma om dess grundläggande mål uppfylls. Fördröjande indikatorer kan användas för att bedöma framgången med projektgenomförandet. Att förutsäga det slutliga värdet av KPI:er gör det möjligt att definiera de minimi-kriterier som måste uppfyllas för att tala om projektframgång. De är dock endast lämpliga för att utvärdera mätbara resultat som:

• kostnad för uppgiftsgenomförande
• tidsram för genomförande
• antal arbetstimmar eller andra resurser som används för att genomföra projektet
• miljöbelastning
• översättning av arbetsinsats till vinst för organisationen.

Det finns hundratals indikatorer som används i ledningspraxis för detta ändamål, deras val i början av projektet är därför en av projektledarens viktiga uppgifter. Trots allt handlar det inte om att mäta allt, utan bara det som verkligen ger relevant information om projektets status och framgång inom projektledning. Det bör inte finnas fler än 20 av dem, medan i fallet med mindre projekt bör deras antal inte överstiga 5.

Sammanfattning

Framgången inom projektledning beror inte bara på den insats som läggs ner, marknadssituationen och effektivt ledarskap. Det är också avgörande att noggrant definiera vad vi anser vara framgång. Och även ytterligare faktorer som inte kan förutsägas. Trots allt kan en improviserad lösning i sista minuten vara mycket tillfredsställande ur kundens perspektiv. Men låt oss bättre lämna improvisation bland de djärva strategierna för att rädda projekt i sista minuten som är i fara för att misslyckas, snarare än att tillämpa genomtänkta definitioner av framgång och projektets slutförande, samt välformulerade acceptanskriterier dagligen.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.