Riskanalys i projekt och verktyg för att underlätta det | #38 Komma igång med projektledning

Riskanalys hjälper till att öka chanserna för en framgångsrik avslutning av ett projekt. Men vilka typer av risker kan hota ett projekt? Vilka verktyg ska användas för att identifiera dem i tid?

Riskanalys – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Typer av risker i projekt
3. Tekniska risker
4. Resursrisk
5. Risker relaterade till affärsmiljön
6. Verktyg för riskanalys
7. Ishikawa-diagram
8. Riskmatris
9. Sammanfattning

Introduktion

Riskanalys är en nyckelkomponent i projektledning eftersom det möjliggör:

• identifiering,
• bedömning och
• respons på potentiella risker, vars förbiseende kan leda till att hela projektet misslyckas.

Enligt Project Management Institute’s (PMI) rapport från 2021 misslyckas nästan hälften av projekten med att uppnå sina mål, och mer än hälften ligger efter tidsplanen eller överskrider budgeten.

Typer av risker i projekt

De tre vanligaste riskerna som påverkar de flesta företagsprojekt är:

• Teknisk risk – avser problem relaterade till programvara, hårdvara eller processer som kan förhindra genomförandet av projektet
• Resursrisk – inkluderar problem relaterade till tillgången på resurser, såsom anställda, budget eller tid
• Risker relaterade till affärsmiljön – rör problem som förändringar i regleringar eller konkurrens.

Låt oss ta en närmare titt på var och en av dem för att se hur man identifierar, analyserar och svarar på varje typ av risk.

Tekniska risker

För att effektivt identifiera och analysera tekniska risker måste du genomföra en detaljerad analys av projektets tekniska specifikationer genom att besvara dessa frågor:

• Vilka uppgifter kommer att kräva användning av innovativ teknik?
• Har organisationen ett team för att utveckla, implementera och driva den tekniska sidan av projektet? Om inte,
• Vilken lösningsleverantör ska väljas och hur ska ett kontrakt formuleras med entreprenörer?

Du bör också genomföra en scenariobaserad riskanalys för att upptäcka potentiella problem och deras konsekvenser. För att minimera tekniska risker, lägg särskild vikt vid kvalitetskontroll i projektet och förse med regelbundna tester och underhåll. En beredskapsplan kan också övervägas. Projektledaren bör också hålla sig informerad om teknologiska innovationer och rådfråga experter inom det område där projektet genomförs.

Resursrisker

Minimering av resursrisker kräver en analys av tillgången på specialister och kvalificerade arbetare, den realistiska tillgången på budget och tid för oavbruten utförande av uppgifter.

När man analyserar denna typ av risk bör projektledaren ställa följande frågor:

1. Har organisationen tillräckligt med specialister inom nyckelområden för projektet, såsom programmering, design eller finansiering, till exempel?
2. Finns det adekvata procedurer och verktyg för resursförvaltning, såsom resursplanering eller rapportering?
3. Inkluderar projektbudgeten tillräckliga medel för att rekrytera eller outsourca resurser vid behov?

Risker relaterade till affärsmiljön

Affärsrisker är främst relaterade till framväxten av den dynamiska utvecklingen av konkurrens. De kan också hänvisa till nya regleringar som påverkar budgeten eller tidsramen för projektet. Bra exempel är behovet av certifiering av lösningar eller officiella procedurer som föregår introduktionen av resultatet på marknaden eller nödvändigheten av att fortsätta projektet.

Exempel på frågor som kan hjälpa projektledaren att analysera affärsrisker är följande:

1. Är vi medvetna om potentiella regleringsförändringar inom den bransch där vårt projekt verkar?
2. Har vi analyserat potentiella hot från konkurrenter, såsom nya produkter eller tjänster?
3. Har vi en beredskapsplan i händelse av ogynnsamma förändringar i affärsmiljön, såsom en minskning av efterfrågan på vår produkt eller tjänst?

Verktyg för riskanalys

För inledande riskanalys fungerar en allmänt tillämpad SWOT bra. Men när man genomför en grundlig diagnos av tekniska, resurs- och affärsrisker är det bättre att välja dedikerade specialverktyg. Följande är kända för sin effektivitet:

• Ishikawa-diagram som också kallas fiskdiagram på grund av sin distinkta form, och
• Riskmatris.

Ishikawa-diagram

Ishikawa-diagrammet är ett verktyg för att identifiera och analysera orsakerna till problem och potentiella risker. Det utvecklades av Dr. Kaoru Ishikawa, en japansk ingenjör och kvalitetskonsult. Ishikawa var en välkänd föreläsare och expert inom kvalitetsledning och skaparen av många andra kvalitetsrelaterade verktyg och metoder, såsom Pareto-diagrammet och histogrammet. Ishikawa arbetade främst inom industrin, men hans verktyg och metoder har också funnit tillämpning inom andra områden, inklusive projektledning.

Ishikawa-diagrammet presenterar ett problem i form av en orsak-och-verkan-graf, från vilken du kan extrahera de viktigaste orsakerna till problemet. Bland annat kan det ge en bedömning som syftar till att upptäcka tekniska risker. Detta beror på att det kan identifiera potentiella brister eller problem relaterade till teknik och fastställa deras orsaker.

Riskmatris

Riskmatrisen dök först upp på 1950-talet inom flygindustrin, där den tillämpades för att bedöma flygsäkerhetsrisker. Verktyget är populärt inte bara inom projektledning utan också inom affärer, vetenskap eller säkerhetsanalys.

Riskmatrisen gör det möjligt att bestämma risknivån för varje fara genom att tilldela den en vikt baserat på dess sannolikhet för förekomst och effekter. Det är en enkel tabell där raderna representerar de olika riskerna och kolumnerna representerar sannolikheten för förekomst och påverkan.

Riskmatrisdiagrammet består av rutor som representerar individuella risker. Varje fara tilldelas en av fyra rutor som motsvarar risknivån:

• låg,
• medel,
• hög eller
• mycket hög.

Rutorna ger information om sannolikheten för förekomst och konsekvenserna av risken. Genom att använda riskmatrisen kan projektledaren identifiera vilka risker som är kopplade till projektet och överväga vilka åtgärder som ska vidtas för att minimera dem.

Sammanfattning

Riskanalys identifierar, bedömer och svarar på potentiella risker som kan påverka framgången för ett projekt. Men volatiliteten i dagens affärsmiljö gör det allt svårare att analysera och dra exakta slutsatser. Nya typer av risker uppstår relaterade till exempelvis cybersäkerhet, inflation eller tillgången på råvaror. Därför är det värt att komma ihåg att riskanalys är en pågående, upprepad och uppdaterad process som pågår under hela projektet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.