Tidsplanering i projekt | #43 Komma igång med projektledning

Effektiv tidsplanering i ett projekt är avgörande för dess framgång. Enligt en PMI-undersökning från 2021 blir dock endast 55 % av projekten klara i tid. Oftast står projektledare inför problem på grund av orealistiska scheman, brist på flexibilitet eller olämpliga verktyg. Tidsplanering handlar trots allt om att planera, övervaka samt kontrollera projektets tid, medan projektledaren är ansvarig för att sätta mål och fastställa prioriteringar för att säkerställa att uppgifter slutförs enligt schemat.

Tidsplanering i projekt – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Vad är tidsplanering i ett projekt?
3. Tidsplaneringsproblem i projektet
4. Metoder för tidsplanering i projektet
5. Pareto-metoden
6. ABC-metoden
7. Eisenhower-metoden
8. Sammanfattning

Introduktion

Projekt måste avslutas inom en viss tidsram, enligt ett fastställt schema, för att inte ådra sig förluster och utgöra ett hot mot organisationen. Att flytta deadlines genererar extra kostnader, påverkar andra uppgifter i företaget och leder till en ansamling av uppgifter och en snabb ökning av projektets komplexitet. Så hur kan man få till en bra tidsplanering i ett projekt redan i planeringsfasen?

Vad är tidsplanering i ett projekt?

Tidsplanering i ett projekt handlar om:

• planering,
• övervakning, och
• kontinuerlig övervakning av tidsramarna för individuella uppgifter och delmål.

Projektledaren bör sätta mål och fastställa prioriteringar för att säkerställa att projektet håller sig enligt schemat. För detta ändamål bör projektledaren noggrant planera varje steg av projektet, med hänsyn till den tid som behövs för varje aktivitet och de mest sannolika hindren för deras slutförande.

Tidsplaneringsproblem i projektet

De vanligaste tidsplaneringsproblemen i ett projekt är:

1. Orealistiska scheman – särskilt när man arbetar med ett nytt team eller inom ett hög-riskområde, att skapa ett exakt schema och sätta realistiska milstenar kräver erfarenhet och är mycket svårt; därför är det vanligt att skapa scheman under projektplaneringen som är omöjliga att genomföra inom den angivna tiden.
2. Brist på flexibilitet – Brist på flexibilitet är en tidsram som är satt för snävt, brist på tid för implementering av nya teammedlemmar, eller brist på en beredskapsplan för stillestånd på grund av brist på råvaror eller förväntat marknadsintresse.
3. Otillräckliga verktyg – Projektledare tillämpar ofta otillräckliga tidsplaneringsverktyg, vilket leder till felaktigheter i uppskattningen av uppgiftens varaktighet och beroenden.

Metoder för tidsplanering i projektet

För att undvika dessa problem eller minska den associerade risken för projektmisslyckande, bör projektledaren noggrant granska projektets tidsplaneringsmetoder och verktyg: Pareto-metoden, ABC och Eisenhower-metoden.

Pareto-metoden

Den italienska vetenskapsmannen Vilfredo Pareto odlade ärtor i sin trädgård. I samband med detta märkte han att så mycket som 80 % av ärtfröna finns i 20 % av baljorna. Eftersom han främst var intresserad av ekonomi, insåg han snart att detta princip också gällde andra områden i livet. Till exempel, på hans tid ägde 80 % av marken i Italien av 20 % av befolkningen.

Det blev snart tydligt att tillämpningen av Pareto-metoden är verkligen bred, särskilt inom affärsområdet. Den hjälper bland annat till att identifiera:

• De viktigaste uppgifterna att utföra i projektet, samt
• Den typ av uppgifter som oftast orsakar förseningar,
• De vanligaste orsakerna till förseningar, oavsett typ av uppgift.

Pareto-metoden bygger på antagandet att 20 % av aktiviteterna ger 80 % av effekterna. I praktiken innebär detta att för att undvika förseningar bör projektledaren fokusera på:

• Att identifiera de 20 % viktigaste uppgifterna i projektet och säkerställa att de görs först,
• Att upptäcka de uppgifter som orsakar förseningar och förstå deras orsaker,
• Att definiera de 20 % vanligaste orsakerna till förseningar och arbeta för att eliminera dem.

Pareto-metoden visualiseras ofta med hjälp av ett Pareto-diagram. Det kombinerar ett stapeldiagram med ett linjediagram, där:

• På X-axeln markeras till exempel orsakerna till förseningar, ordnade i ordning från de vanligaste,
• På Y-axeln är antalet förekomster och procentandelen av det totala antalet förseningar,
• Linjediagrammet gör det lätt att identifiera vilka orsaker till förseningar som faller inom de viktigaste tjugo procenten.

ABC-metoden

ABC-metoden innebär att märka uppgifter enligt deras betydelse – A, B och C klasser. Klassificera uppgifter:

• A – är de viktigaste och kräver mest uppmärksamhet,
• B – är viktiga, men mindre brådskande,
• C – är irrelevanta och kan skjutas upp.

Detta gör att projektledaren kan fokusera på de viktigaste uppgifterna och inte slösa tid på att koncentrera sig på de mindre viktiga.

ABC-metoden är enkel att tillämpa och lätt att förstå. Den är särskilt användbar i projekt med många uppgifter som har liknande betydelse.

Eisenhower-metoden

Eisenhower-metoden, även känd som Eisenhower-matrisen, är kanske det mest använda verktyget för att prioritera uppgifter, mål och till och med hela projekt. Metoden innebär att dela uppgifter i brådskande och icke-brådskande, viktiga och oviktiga, och sedan fokusera på de som är både brådskande och viktiga.

Den presenteras vanligtvis med två korsande linjer som delar arket i fjärdedelar.

	BRÅDSKANDE	UPPDATERAD
VIKTIG	Att göras omedelbart	Att schemaläggas snart
OGILTIG	Att delegeras eller utföras när tid finns	Att avvisas

Projektledaren bör ta reda på om uppgifterna är brådskande och viktiga, endast brådskande, endast viktiga, eller varken brådskande eller viktiga överhuvudtaget. På så sätt kan man fokusera på de viktigaste uppgifterna och inte slösa tid på sådana som ger lite till projektet.

För att effektivt använda Eisenhower-matrisen behöver man regelbundet uppdatera statusen för de uppgifter som placeras i den. Detta beror på att en uppgift ofta hoppar till kategorin av de mest brådskande över en natt.

Sammanfattning

Tidsplanering i ett projekt påverkar kvaliteten och framgången för projektet, så projektledaren bör känna till och använda verktyg som Pareto-metoden, ABC-metoden och Eisenhower-metoden, och hålla statusen för alla uppgifter i projektet uppdaterad. För att göra detta bör han ständigt kommunicera med alla involverade parter och justera schemat för att ta hänsyn till förändringar som kan inträffa.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.