Projektlednings förändringsmodeller | #48 Komma igång med projektledning

Omfattande hanterad kan förändringen som sker under ett projekt leda till en transformation av teammedlemmars och intressenters aktiviteter och till och med omformning av den organisatoriska kulturen. Men att hantera djupgående förändringar kräver en strukturerad metod som syftar till att ta reda på hur man går från det nuvarande till det önskade tillståndet. Så vad är förändringsmodeller i ett projekt? Läs vidare för att ta reda på!

Projektlednings förändringsmodeller – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. ADKAR®-modellen
3. Kotlers 8 steg för förändringshantering
4. Satirs förändringsmodell
5. Bridges transformationsmodell
6. Förändringsmodeller – sammanfattning

Introduktion

Förändringshantering kräver inte bara medvetenhet om källorna och områdena i projektet som är föremål för förändring. Lika avgörande är valet av metod. Den rätta bör möjliggöra för projektledaren att uppfatta förändringen och besluta om de mest fördelaktiga åtgärderna. Trots allt, med en noggrant utvald metod för förändringshantering kan en oförutsedd händelse visa sig ha gynnsamma konsekvenser.

Även om det finns många förändringsmodeller som beskriver de aktiviteter som är nödvändiga för framgångsrik förändringshantering i projekt, kommer vi idag att diskutera endast de mest populära. De få som framstår som framgångsrika i många organisationer och den senaste upplagan av PMBOK rekommenderar.

ADKAR®-modellen

ADKAR®-modellen består av fem steg som börjar med att erkänna behovet av förändring i ett projekt, för att anpassa sig till nya förhållanden. Författaren till modellen är Jeff Hiatt, som i sin bok “ADKAR: a Model for Change in Business, Government, and Our Community” presenterar följande sekvens av förändringshantering:

1. Medvetenhet. I detta steg identifieras orsakerna till förändringen.
2. Önskan. Efter att ha erkänt orsakerna till förändringen måste det finnas en önskan om förändring och en acceptans av den.
3. Kunskap. De som är involverade i förändringen måste besluta hur man effektivt genomför transformationen. Det inkluderar att lära sig om nya processer och system, samt roller och ansvar. Kunskap kan överföras genom utbildning och träning.
4. Färdigheter. I detta skede förstärker praktiska erfarenheter kunskapen, och om nödvändigt, anställning av experter som specialiserar sig på det intresseområde där förändringen görs.
5. Förstärkning. Det sista steget är att detta kan inkludera belöningar, erkännande, feedback och mätning av effekterna av den tillämpade responsen på förändringen.

Kotlers 8-stegs förändringsmodell

John Kotler, professor emeritus vid Harvard Business School, har skrivit böcker om förändringshantering. Han utarbetade en metod med 8 steg för att transformera en organisation med en topp-ner-ansats, där behovet av förändring och planen för att hantera transformationen kommer från de högsta nivåerna i organisationen. Sedan kanaliseras det ner genom ledningshierarkin till förändringsmottagarna.

Kotlers metod är särskilt användbar när en organisations ledning är orolig för den dåliga prestationen av ett projekt och beslutar att ändra sitt mål eller andra nyckelparametrar. Den består av åtta steg:

1. Skapa ett plötsligt behov. Identifiera potentiella hot och möjligheter som leder till behovet av förändring.
2. Bilda starka koalitioner. Identifiera förändringsledare. Deras hierarki eller rang spelar mindre roll än deras potential att påverka andra i olika roller, kompetenser och varierande grad av betydelse i organisationen.
3. Komma med en vision för förändring. Presentera en tydlig, inspirerande och övertygande idé för framtiden som motiverar och engagerar människor i förändringsprocessen.
4. Kommunicera visionen. Hitta sätt att strömlinjeforma och leverera ditt koncept, med målet att hålla människor ombord.
5. Ta bort hinder. Identifiera de som kan förhindra dig från att uppfylla din vision för förändring och lös dem.
6. Skapa snabba vinster. Implementera snabba, lätt uppnåeliga mål som övertygar människor att förändras och ger dem en känsla av framgång.
7. Håll momentumet uppe. Var aktiv och dynamisk för att säkerställa teamets engagemang i den fortsatta förändringsprocessen.
8. Övervaka regelbundet tillståndet för genomförda förändringar och utveckling.

Satirs förändringsmodell

Virginia Satir utarbetade en förändringsmodell baserad på kommunikationsteori. Som psykoterapeut kände hon behovet av att hjälpa sina patienter att hantera förändring och kom på en modell som också fick tillämpning inom affärsvärlden, inklusive projektledning.

Satirs modell beskriver fyra stadier som förändringsprocessen går igenom:

1. Introduktion av nyhet. Nyhet kan uppstå som ett resultat av interna eller externa förändringar.
2. Kaos. Störning av den befintliga ordningen orsakar att projektet går igenom en kort fas av kaos, under vilken teamet och organisationen anpassar sig till den nya situationen.
3. Transformation. I denna fas fördjupas förståelsen av den nya situationen. Åtgärder initieras för att anpassa sig till den.
4. Integration. I denna fas når den post-förändrade situationen sin första stabilitet och projektgenomförandet fortskrider med en ny rytm under de förändrade förhållandena.

Bridges transformationsmodell

William Bridges hävdade att hans modell inte handlar om förändring, eftersom han uppfattar det som en extern händelse som påverkar det befintliga tillståndet. Bridges modell handlar om transformation eller att se på människor som uppfattar och agerar när de konfronteras med metamorfos. Därför fokuserar den främst på människors anpassning till förändringar. Bridges trodde att nyckeln till att genomföra en gynnsam transformation av status quo är just att erkänna hur projektteamet, projektledaren och andra involverade i uppgifterna finjusterar sina åtgärder till de nya förhållandena.

Bridges modell består av tre stadier:

1. Slutet. I denna fas känner de som är involverade i projektet oro och bekymmer över att förlora den kända ordningen av saker.
2. Övergångsperiod. I detta skede börjar processen för anpassning till den nya situationen.
3. Ny början. I denna fas accepterar projektledaren, projektteamet och intressenterna en ny ordning för uppgiftsutförande som är stabil och funktionell.

Förändringsmodeller – sammanfattning

Förändringshantering kräver att en projektledare inte bara visar teknisk kompetens utan också hanterar människor och ser hur förändring påverkar deras arbete.

Var och en av de fyra modellerna för förändringshantering:

• ADKAR®,
• Kotlers 8-stegs förändringsmodell,
• Satirs förändringsmodell, och
• Bridges transformationsmodell,

fokuserar på en något annan aspekt av att genomgå förändring. Men de betonar alla att det i transformations- och modifieringsprocessen är viktigt att inte bara lösa uppgiftsstrukturen och projektplanen. Lika viktigt är att vägleda teamet och organisationen genom processen så att den nya början kan visa sig vara en stark utgångspunkt för vidare projektgenomförande.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.