Projektmål. Vad är det och hur definierar man det bra? | #15 Komma igång med projektledning

Målet med projektet, eller vad vi vill uppnå genom att genomföra projektet, måste vara klart för alla involverade. För teamet, projektledaren, kunder, förmånstagare samt organisationens ledning. Det är grunden för att samordna aktiviteter, sätta upp individuella mål och fördela uppgifter. Det är genom avståndet till dess uppnåelse som projektets status mäts. Så hur definierar man projektmålet på ett bra sätt?

Projektmål – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Vad är projektmålet?
3. De vanligaste misstagen vid formulering av projektmålet
4. Hur definierar man projektmålet?
5. Sammanfattning

Introduktion

Projektmålet inkluderar många mindre mål och delmål. Det överordnar dem alla i att besvara frågan “Vad gör vi?”. Så vad bör ingå i en lämplig formulering av ett projektmål för att bäst stödja en smidig start på genomförandet?

Vad är projektmålet?

I den sjunde upplagan av PMBOK definieras projektmålet som:

“Något som åtgärder riktas mot en strategisk position, ett mål att uppnå, ett resultat att arbeta fram, en produkt som produceras eller en tjänst som tillhandahålls.”

Därför behöver inte projektmålet vara materiellt. Även om resultatet av många projekt inkluderar produktion av en vara, innehåll eller programvara, kan det också inkludera en tjänst eller en förändring hos kunden eller i organisationen själv. Ett projektmål är till exempel:

• Genomförande av processen hos kund A senast i december i år
• Uppnå noll växthusgasutsläpp senast 2025
• Lansering av produkt B på den europeiska marknaden senast i januari 2023
• Organisation av ett C-evenemang för 1 000 personer nästa maj
• Optimera utgifter och minska kostnaderna med 30 % i företag E:s D-avdelning
• Minska antalet klagomål med 10 % under nästa kvartal.

Det eftersträvade målet är därför nära relaterat till projektvisionen, som anger anledningen till att sträva efter målet genom att besvara frågorna “varför?” och “vad för?”.

De vanligaste misstagen vid formulering av projektmålet

En av de vanligaste misstagen som uppstår vid formulering av ett projektmål är att anta att alla involverade “vet vad de ska göra”. Och som ett resultat finns det inget behov av att formulera ett projektmål eller skapa relaterade dokument. Tyvärr, även om detta är sant under den första veckan av projektgenomförandet, blir målet snabbt otydligt och projektets omfattning expanderar och förändras. Därför ger spontan projektgenomförande sällan de förväntade resultaten.

Av denna anledning bestäms uppnåendet av ett affärsprojektmål vanligtvis inte bara av projekt dokument utan också av KPI:er, nyckeltal. Dessa relaterar vanligtvis till genomförandet av projektbudgeten, kvaliteten på utförandet och den tid som spenderas för att slutföra projektet. Det är med dessa som de fel som oftast uppstår vid formulering av projektmålet är relaterade. Detta beror på att de rör sig om att det avsedda resultatet inte är mätbart i något av de centrala aspekterna. Det specificeras inte i det, till exempel:

• Hur lång tid förväntas projektet ta?
• Vilka egenskaper måste produkten ha för att projektet ska anses vara slutfört?
• Vad är den oöverstigliga gränsen för budgeten som avsatts för dess genomförande?

För att förhindra att sådana problem uppstår är det värt att använda beprövade tekniker för att korrekt definiera syftet med projektet.

Läs också: Typer av projekt

Hur definierar man projektmålet?

En av de tekniker som oftast tillämpas för att formulera ett projektmål är SMART, vilket står för:

• S-Specifikt (Specific) – målet bör vara så specifikt som möjligt, men det måste täcka alla verksamhetsområden som ingår i projektet
• M-Mätbart – budget, genomförandetid, antal involverade personer och möjligheten att sätta objektiva mått för att avgöra om projektet har slutförts är nycklar till ett väl definierat projektmål
• A-Uppnåeligt (Achievable) – på grund av oförutsägbara omständigheter kan det alltid hända att målet inte kan uppnås, men vid tidpunkten för att sätta det bör det uppfattas som uppnåeligt av alla intressenter och projektteamet
• R-Relevant (Relevant) – ett projektmål är relevant om det är uppnåeligt med de resurser som finns tillgängliga för organisationen, snarare än att kräva, till exempel, hundra specialister som är svåra att hitta och anställa
• T-Tidsbundet – projektet bör ha en tydligt definierad varaktighet och uppnåelse av det avsedda resultatet.

För att se om ditt projektmål uppfyller SMART-kraven, försök att besvara följande frågor:

• Vad kommer att hända när målet uppnås?
• Inspirerar och motiverar detta mål dig?
• Enligt din kunskap och erfarenhet, är detta mål uppnåeligt?
• Kan framsteg mot detta mål spåras och hur?
• När kommer det förväntade resultatet att dyka upp?

Sammanfattning

Ett projektmål är ett formulerat och specifikt svar på frågan “Vad gör vi?”. Även om resultaten kommer att variera kraftigt beroende på vilken typ av projekt som genomförs, bör varje mål uppfylla de SMART-kriterier som beskrivits ovan. Med en genomföranderam är det möjligt att planera och också avgöra om projektet genomförs som planerat.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.