Typer av projektmöten | #33 Komma igång med projektledning

Kick-off och avslutning, konfrontation och förhandling, daglig och kontroll… De skiljer sig åt i deltagare, varaktighet samt agenda. Men alla projektmöten har en sak gemensamt: under dem presenterar personer kopplade till projektet problem eller resultat och diskuterar genomförandet av uppgifter tillsammans.

Typer av projektmöten – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Planering
3. Söka lösningar
4. Beslutsfattande
5. Kontroll av resultaten
6. Sammanfattning av aktiviteter
7. Sammanfattning

Introduktion

PMBOK särskiljer så många som 16 typer av möten som är avgörande för effektiv projektledning! Varje typ har ett specifikt syfte och en lista över deltagare vars närvaro är nödvändig för att mötet ska äga rum. Vi kommer inte att lista alla typer, utan istället fokusera på dessa grundläggande typer och besvara frågan: “Varför hålls möten?”

Möten förknippas mycket ofta med slöseri med tid, men de är avsiktligt en nyckelkomponent i ett projekt och ett viktigt kommunikationsverktyg. För att detta ska vara fallet behöver deltagarna veta syftet och, helst, agendan för mötet. Du behöver också en person som är ansvarig för att det flyter på smidigt. Idag ska vi titta på typerna av möten indelade efter det syfte de tjänar.

Planering

Uppgiftsplanering för projektet är syftet med kick-off-möten och återkommande möten där teamet diskuterar projektets mål och syften.

Ett kick-off-möte äger rum i början av ett projekt, dess fas eller en viss iteration. Alla teammedlemmar och nyckelintressenter deltar och dess centrala komponenter är:

• Att lära känna varandra och teammedlemmarna,
• Att ställa förväntningar
• Planering – att fastställa den första handlingsplanen.

Från ett väl genomfört kick-off-möte bör alla deltagare ta med sig motivation för att starta projektet och en klar förståelse:

• Projektmål,
• Förväntningar som ställs på dem,
• Tillgängliga resurser och hur de ska användas,
• Roll- och ansvarsfördelning i projektet,
• Tidsram och omfattning av projektet,
• De uppgifter de bör börja med.

Under de följande kick-off-mötena och planeringsmötena sker en gradvis justering av projektplanen till omständigheternas krav. Teamet planerar mer detaljerade uppgifter för att definiera mål och sätt att uppnå dem. Således är det också engagerat i att hitta lösningar.

Söka lösningar

Att hitta sätt att hantera svårigheter som uppstår under projektgenomförandet är målet med populära brainstorming- och djupgående problemlösningsmöten.

Syftet med brainstorming är att generera många idéer och potentiella lösningar på ett problem eller en utmaning. De involverar vanligtvis endast projektteamets medlemmar och ibland inbjudna intressenter. Även om de ofta kritiseras för att gynna personer som gillar att prata snabbt, mycket och högt, är de ett utmärkt verktyg för att generera många idéer som sedan kan diskuteras i en tystare atmosfär.

Problemlösningsmöten är en naturlig fortsättning på brainstorming-sessioner. Här diskuteras lösningar mer i detalj så att mer exakta, balanserade beslut kan fattas.

Beslutsfattande

Beslutsfattande möten äger rum för att diskutera tillgängliga alternativ och nå en överenskommelse om en specifik åtgärd. Om de rör genomförandet av mål deltar endast projektteamet. Om å andra sidan besluten rör frågor med stora konsekvenser, deltar även nyckelintressenter.

Nyckelbeslut fattas vid “topp”-mötet, styrkommittén. PMBOK definierar det som “ett möte där seniora intressenter ger riktning och stöd till projektteamet, och fattar beslut utanför projektteamets befogenheter.”

Kontroll av resultaten

Möten för att dela och analysera information om resultaten av projektarbetet hålls periodiskt. De kallas “Statusuppdateringsmöten” eller helt enkelt “Statusmöten”. De möjliggör en snabb identifiering av ogynnsamma förändringar i teamets funktion och att reagera på uppkommande risker.

Sammanfattning av aktiviteter

Cykler av sammanfattningar av aktiviteter sker under sammankomster som kallas retrospektiv. De hålls i slutet av varje viktig fas av projektet, till exempel när en milstolpe nås. Deras syfte är att reflektera med teamet över de utförda uppgifterna och hur teammedlemmarna arbetar tillsammans.

Förutom retrospektiven nämner PMBOK en intressant typ av möte som syftar till att lära sig av tidigare aktiviteter, kallad “lärdomar dragna.” Den används för att sammanfatta och dela lärdomar från antingen hela projektet eller dess utvalda fas. Resultatet bör vara en förbättring av projektteamets prestationer uppnådd genom ökad medvetenhet om misstag som gjorts, samt genom konsekvent tillämpning av goda metoder. Du kan arrangera “lärdomar dragna”-möten för att diskutera situationer i teamet som kunde ha lösts bättre. Men det ägnas oftast åt framgångar som teamet vill upprepa, och lösningar som har gett mycket bra resultat.

Sammanfattning

De huvudsakliga målen med projektmöten är:

• att underlätta kommunikationen,
• att lösa problem,
• att fatta beslut, och
• att följa upp projektarbetets framsteg.

Nyckeln till deras effektivitet är transparens. Varje projektmöte bör ha ett klart syfte, agenda och lista över deltagare, och om möjligt, en facilitator vars närvaro kan hjälpa till att säkerställa att det löper smidigt och effektivt.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bisamhälle på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.