Hur man skapar en projekt riskregister? | #44 Komma igång med projektledning

Att hantera risker i ett projekt är avgörande för dess framgång. Enligt forskning blir endast 30 % av projekten färdiga i tid, och mer än 70 % av dem kämpar med förseningar eller ytterligare kostnader. För att undvika sådana misslyckanden bör projektledaren erkänna nyckelrisker och genomföra lämpliga motåtgärder, och för att göra detta skapar han eller hon en riskregister. Det är ett verktyg som hjälper till att hantera och förutse projektets risker. Men hur förbereder man ett framgångsrikt riskregister för projektplanering och genomförande? Läs vidare för att ta reda på!

Hur skapar man ett projekt riskregister? – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Hur ska riskfaktorsregistret se ut?
3. Hur förbereder man ett riskregister?
4. Sammanfattning

Introduktion

Risk är en integrerad del av varje projekt. För att hantera den effektivt behöver du ett verktyg som hjälper dig att identifiera, övervaka och svara effektivt på uppkommande hinder, med andra ord, ett riskregister. Den framgångsrika genomförandet av många företags- och organisationsprojekt är äventyrad vid något skede av genomförandet. Av denna anledning måste projektledaren bekanta sig med riskhanteringsmetoder och verktyg, och framför allt – skickligt förbereda ett riskregister.

Ett riskregister, även känt som en risklogg eller riskfaktorsregister, är ett dokument som registrerar alla identifierade hinder, hot eller faror. Det inkluderar också deras analys samt motåtgärder som ska vidtas vid deras uppkomst under projektet. Registret blir en samling och lagring av information om alla risker och möjligheter relaterade till projektet.

Hur ska riskfaktorsregistret se ut?

Riskregistret bör framstå som ett läsbart dokument och innehålla följande information:

• Beskrivning av risken – vad är risken och vilket område av projektet påverkar den?
• Möjliga konsekvenser – vilka hot utgör farorna för projektet? Kommer det att medföra ytterligare följder? Kan vi förhindra dem?
• Sannolikhet för förekomst – är det en tillfällig risk, kopplad till exempelvis förseningar i slutförandet av uppgifter; eller är det en sällsynt som kan äventyra hela projektinsatsen?
• Prioritet – hur allvarlig är denna risk i förhållande till andra med liknande sannolikhet för förekomst?
• Ansvariga personer – vem kommer att bära ansvaret för att svara på risken på ett lämpligt, snabbt och effektivt sätt?
• Riskresponsplan – vilka åtgärder ska vidtas när svårigheter uppstår?

Riskregistret bör därför samla information om alla identifierade risker, deras analys samt motåtgärder. Det behöver också regelbundet uppdateras till alla projektintressenter så att alla kan hålla sig informerade om och svara på uppkommande risker och nödsituationer.

Hur förbereder man ett riskregister?

Förberedelsen av riskregistret består av flera steg:

1. Riskidentifiering. Det första steget är att identifiera alla risker kopplade till projektet. Du kan göra det genom att genomföra en brainstorming-session med teamet eller granska litteratur relaterad till projektet. När du har skapat en lång lista över risker, analysera för att bryta ner alla potentiella hot i tekniska, resursrelaterade och projektverksamhetsmiljöer.
2. Riskbedömning. När riskerna har identifierats, analysera dem för att bedöma deras potentiella påverkan på projektet. Svara på frågorna:
• Vilka risker är mest sannolika att inträffa? Det är också en bra idé att lista dem i ordning efter sannolikhet för förekomst. Detta hjälper dig att avgöra vilka som behöver mest uppmärksamhet.
• Vad kan deras konsekvenser vara? Här skulle det bästa sättet vara att börja listan med de mest allvarliga konsekvenserna.
3. Riskresponsplanering. Baserat på analysen och prioriteringen bör projektledaren utveckla en responsplan för varje identifierad risk. Helst definiera de åtgärder som ska vidtas om risken inträffar. Det är också en bra idé att förbereda en beredskapsplan, en plan med scenarier som inkluderar vägledning om hur man ska agera när sådana händelser inträffar som du kan genomföra så snart det inträffar.
4. Uppdatera registret. Riskregistret bör uppdateras regelbundet för att korrekt spåra och hantera identifierade risker, samt lägga till nya vid behov när projektet fortskrider.

En av de vanligaste misstagen som görs när man förbereder ett riskregister är otillräcklig analys av orsakerna till riskerna och otillräcklig planering av riskrespons. För att undvika detta misstag bör projektledaren ägna tid och uppmärksamhet åt analys och planering. På så sätt får han eller hon förtroende för att de mest sannolika riskerna har identifierats korrekt.

Sammanfattning

Ett riskregister är ett verktyg för att hantera och förutse risker kopplade till projektgenomförande. Det innehåller detaljerad information om de identifierade riskerna, deras analys och motåtgärder. Dessutom bör projektteamet samarbeta i utarbetandet av registret i planeringsfasen av projektet, och sedan hålla det uppdaterat och tillgängligt för alla projektintressenter.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.