Vad är projektledning? | #2 Komma igång med projektledning

Nästan alla har hanterat någon form av projekt i sina liv. Kanske var det att organisera en födelsedagsfest, en klassresa, eller kanske att ta på sig rollen som teamledare på jobbet. Alla dessa aktiviteter kan kallas projektledning. Detta beror på att det är nödvändigt att samordna olika uppgifter och synkronisera aktiviteterna hos minst några samarbetande personer för att uppnå ett visst värde, till exempel en bra födelsedagsfest eller en resa som minns med ett leende. Vad är projektledning? Läs vår artikel och lär dig mer.

Projektledning – innehållsförteckning:

1. Vad är projektledning?
2. Standarden för projektledning
3. Värdet av projektledning
4. Sammanfattning

Vad är projektledning?

Professionell projektledning är en integrerad del av affärsverksamheten. Det kräver rätt kunskap, verktyg och tekniker. Men framför allt kräver det förmågan att kombinera dem effektivt. Projektledning säkerställer att projektet kan slutföras i tid och inom budget. Tack vare projektledning kommunicerar projektteamet som arbetar med projektledaren effektivt och uppnår effektivt de uppsatta målen.

Med projektledning avslutas ett projekt med att tillhandahålla ett värde som är av stor betydelse för företaget eller kunden – något mer än bara att gå igenom alla steg i processen som avslutas med att överlämna en färdig produkt som överensstämmer med det initiala avtalet. Även om värdet som är kopplat till ett projekt kan ha en rent affärsmässig karaktär, har dess syfte ofta en social eller miljömässig dimension.

I dag skulle vi vilja inte bara svara på frågan om vad projektledning är. Vi kommer också att ta en titt på hur den nya värdebaserade snarare än processbaserade standarden för projektledning ser ut, och svara på frågan om varför projektledning är viktig.

Standarden för projektledning

Projektledningsstandarden från Project Management Institute (PMI) skapades eftersom, trots år av praktik och bättre verktyg, fortfarande:

• 48% av projekten inte blir klara i tid
• 43% av projekten överskrider budgeten
• 31% misslyckas med att uppnå sitt syfte

Allt detta ledde projektledningsforskare och praktiker att ta en närmare titt på vad som saknas i den dagliga projektledningspraxisen. Rapporter visar att hantering av förändringar när man utför komplexa uppgifter som projekt, portföljer och program är ett problem. Detta beror på att verkligheterna där projekten behöver hanteras förändras så snabbt att företag som arbetar enligt schematiska processer ofta inte kan hålla jämna steg med deras dynamik. Bidragande faktorer är:

• digitaliseringen av affärer – det vill säga behovet av att förbättra förmågan att organisera arbetet i ett hybrid- eller distansteam, som ofta arbetar asynkront och använder verktyg i molnet med varierande nivåer av tillgång,
• ökat marknadsdynamik – det vill säga behovet av att göra förändringar i pågående projekt så att deras resultat svarar mot den aktuella efterfrågan.

Svaret från projektledningspraktiker är att betona:

• flexibel projektledning – det vill säga en global förflyttning bort från detaljerad uppgiftsplanering till kontinuerligt arbete med att förbättra sättet att arbeta tillsammans som ett team och svara dynamiskt på intressenternas behov,
• organisationens kultur i att behålla talang, och framför allt
• resultat, snarare än projektresultatet (leveransen) som motsvarar planen, och följaktligen läggs allt mer vikt vid värde och att besvara frågan “varför?”

Det visar sig att det huvudsakliga målet med projektledning är att skapa värde. Det innebär att ständigt betona vikten och meningen med det arbete som utförs och den produkt som skapas, och att besvara frågorna “varför” och “vad för?” som rör inte bara företagets vision, utan också de dagliga aktiviteterna hos de som är involverade i projektet. Allt detta gör inte bara intressenter, utan också projektledare och teammedlemmar djupt involverade i projektet.

Värdet av projektledning

Projektledning kan ge utmärkta resultat, även om teamet är ganska litet. Det behöver dock inte vara en formell ledning som täcker alla aspekter av projektet och genererar rapporter om varje detalj av teamets prestation. Trots allt är modern projektledning inte ett värde i sig, som det ofta var under förra seklet. Det är främst avsett att hjälpa till att genomföra projekt. Därför använder det endast de verktyg som ger verkliga fördelar. Och det definierar projektledaren som en omtänksam förvaltare, inte en auktoritär chef eller ledare.

Med andra ord, projektledning ska skapa den ryggrad som behövs för att vägleda ett projekt genom nya, svårare eller riskfyllda stunder gällande:

• planering, organisering och att fatta kunskapsbaserade beslut – vilket vanligtvis stöds av dedikerad programvara som Firmbee, Asana eller Jira
• skapa optimala förhållanden för teamets samarbete
• budgetberedning och kontroll
• pågående övervakning och analys av projektstatus
• reagera på förändringar och hantera risker

Denna ryggrad specificeras enligt teamets och det aktuella projektets behov med hjälp av verktyg som visar sig vara användbara vid ett givet tillfälle. Projekt är värda att hantera av flera skäl. För det första, eftersom det förbättrar teamets effektivitet. För det andra, eftersom ledning skapar en organisatorisk ram för samarbete som, om den genomförs väl, blir bekväm och osynlig för dem som använder den. För det tredje, eftersom ledning skapar ordning så att den plan som genomförs är tydlig för alla involverade. Detta gör det lätt att se till att alla är “på samma sida.”

Sammanfattning

Traditionell projektledning baserades på standardisering av processer. Detta innebar att skapa en ram som kunde användas upprepade gånger, vilket förbättrade företagets effektivitet. Men denna metod fungerar inte på 21-talet. Därför har Project Management Institute infört en ny ledningsstandard – den värdebaserade standarden.

Den möjliggör större flexibilitet och lägger vikt vid teamets roll som arbetar med projektet. Med andra ord har den flyttat sig betydligt närmare principerna för agil ledning (Agile) som härstammar från mjukvaruutveckling, och som PMI har betraktat som en nyfikenhet fram till nu.

Vi har just svarat på frågan: Vad är projektledning? Kolla in våra andra serier om Python och Javascript!

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.