Genomförbarhetsstudie – kan vi genomföra detta projekt? | #37 Komma igång med projektledning

En genomförbarhetsstudie är ett nyckelsteg för att avgöra om ett föreslaget projekt är genomförbart och värt att driva. Den inkluderar en bedömning av projektets tekniska, finansiella, organisatoriska och juridiska aspekter, medan syftet är att avgöra om projektet har en tillräcklig chans till framgångsrik och tidsenlig slutförande.

Genomförbarhetsstudie – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Hur man förbereder en genomförbarhetsstudie?
3. Vilka data är värda att inkludera i en genomförbarhetsstudie?
4. Sammanfattning

Introduktion

Genomförbarhetsstudier har använts i Europa sedan romartiden när ingenjörer genomförde dem för att avgöra genomförbarheten av att bygga infrastruktur som vägar och akvedukter.

En källa som diskuterar genomförbarhetsstudier i antiken är boken “Genomförbarhetsstudier: antika rötter, moderna tillämpningar” av David G. Luenberger. Författaren nämner mer än bara romarna – han ger också exempel på hur de antika egyptierna och kineserna använde liknande metoder för att bedöma genomförbarheten av storskaliga projekt, såsom byggandet av pyramiderna och Kinesiska muren.

Några av principerna och teknikerna för studieberedning från antiken tillämpas fortfarande idag. Det som är mest viktigt har förblivit oförändrat: när man förbereder en studie bör projektledaren tydligt definiera vad projektet ska uppnå, vilka möjligheter och hot han ser, och ange de metoder han använde för att få den data som ingår i studien.

Men till skillnad från sina antika föregångare kan dagens projektledare inte stanna vid en enda genomförbarhetsstudie. Typiskt sett förbereds det grundläggande dokumentet under projektinitieringsfasen, men data och vägledning där hålls ständigt uppdaterade när milstolpar nås, eller när viktiga marknadsförändringar inträffar.

Hur man förbereder en genomförbarhetsstudie?

För att förbereda en genomförbarhetsstudie finns det flera viktiga steg att följa:

1. Definiera mål och omfattning av projektet.
2. Genomför marknadsanalys.

   Syftet med analysen är att bestämma målmarknaden – publiken, dess storlek och tillgänglighet, samt storleken på konkurrensen. Det är också viktigt att bedöma den potentiella efterfrågan på projektresultaten. Dess förberedelse kan innebära att genomföra preliminära undersökningar bland målgruppen.

3. Utvärdera teknisk genomförbarhet. Bedömning av teknisk genomförbarhet bör inkludera att besvara två nyckelfrågor:

A) Har organisationen de teknologier och resurser som krävs för att slutföra projektet?

B) Ingår i projektets omfattning skapandet eller anpassningen av tillgängliga teknologier för genomförande? Och i så fall, vilka risker är förknippade med att skapa eller modifiera dessa lösningar?

4. Bedöm finansiell risk.

   Finansiell risk spelar en annan roll beroende på typ av projekt. Om dess resultat ska vara en inkomstkälla, är den viktigaste frågan som intressenter ställer: “Är det finansiellt genomförbart?” Om projektet å sin sida involverar exempelvis modernisering eller genomförande av forskning, är den finansiella risken relaterad till de planerade effekterna av att genomföra de planerade lösningarna.

   I sådana fall, formulera frågan på lämpligt sätt: “Vilken tidsram krävs för att projektinvesteringen ska löna sig, med hänsyn till de antagna effektivitetshöjningarna efter uppgraderingen?”, eller “Hur översätts risken för misslyckande av forskningsprojektet till den potentiella skapelsen av ett patent med genomförandepotential om det lyckas?”.

5. Överväg genomförbarhet ur organisationens synvinkel. Här är de viktiga frågorna:

A) Vilka förändringar är nödvändiga för att organisationens verksamhet ska kunna genomföra projektet?

B) Hur kommer de att påverka organisationens nuvarande verksamhetsläge?

C) Vilka resurser kommer att behöva användas på andra sätt?

6. Ta hänsyn till juridiska aspekter.

   Detta kommer att vara särskilt viktigt i projekt vars genomförande äger rum i offentliga utrymmen, eller de vars genomförande involverar områden som kräver särskilda tillstånd – till exempel medicin, teknologier som kan hota miljön, och aktiviteter som kräver användning av personuppgifter.

7. Förbered rapporten.

   Genomförbarhetsstudien är det dokument som oftast presenteras för organisationens ledning. Därför är det så viktigt att förbereda en sammanfattning, som kommer att innehålla den mest viktiga informationen och datan, samt projektledarens rekommendationer för vidare åtgärder.

Vilka data är värda att inkludera i en genomförbarhetsstudie?

För att göra genomförbarhetsstudien mer trovärdig bör projektledaren genomföra eller beställa forskning för att få:

• kostnadsberäkningar för material, arbetskraft, utrustning och programvara
• finansiella prognoser för intäkter och utgifter med hänsyn till inflation och prisfluktuationer
• tekniska specifikationer och kapabiliteter för den nödvändiga teknologin
• information om relevant lagstiftning eller juridiska krav
• marknadsdata, i synnerhet:
• målgruppen för projektets resultat – deras preferenser, kommunikationsmedel och välstånd, bland annat,
• efterfrågan och marknadsmättnad
• trender och utvecklingar

Du kan få detaljerade analyser baserade på stora datamängder genom rapporter publicerade av byråer som specialiserar sig på marknadsforskning, såsom:

• Gartner
• IPSOS
• Nielsen
• IQVIA
• Kantar

Det är värt att komma ihåg att datan i genomförbarhetsstudien måste hållas uppdaterad för långsiktiga projekt. Detta är ett nyckelsteg i processen för pålitlig projektutveckling, vilket på lång sikt kan spara mycket tid och resurser genom att identifiera potentiella problem tidigt.

Sammanfattning

En genomförbarhetsstudie är ett nyckeldokument för att avgöra om ett föreslaget projekt är genomförbart och värt att driva. Den inkluderar en bedömning av projektets tekniska, finansiella och operativa aspekter, och syftar till att avgöra om det kan slutföras. Tidig upptäckte av potentiella problem kommer att möjliggöra snabb respons, förändring av projektmål eller prioriteringar, och spara tid och resurser.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.