Gantt-diagram i projektledningsplanering | #41 Komma igång med projektledning

Gantt-diagrammet är ett av de mest populära verktygen inom projektledningsplanering. Även om det utformades på 1800-talet av den polske ingenjören Karol Adamiecki, är det nästan uteslutande förknippat med Henry Gantt, en amerikansk ingenjör och konsult inom projektledning. Han hjälpte till att popularisera detta enkla men mycket effektiva verktyg.

Gantt-diagrammet i projektledningsplanering – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Vad används ett Gantt-diagram till?
3. Vad att tänka på när man skapar ett Gantt-diagram?
4. Verktyg
5. Konsistens
6. Enkelhet
7. Sammanfattning

Introduktion

Ett Gantt-diagram är ett stapeldiagram som innehåller information om projektplaneringen. Individuella uppgifter finns på den vertikala axeln, medan deras schemalagda slutdatum finns på den horisontella axeln. De horisontella staplarna visar varaktigheten av aktiviteter genom att koppla samman deras start- och slutdatum. Detta verktyg gör det möjligt för projektledaren och teammedlemmarna att snabbt se schemat för uppgifter, beroenden mellan dem och ger en tydlig bild av projektets framsteg.

Vad används ett Gantt-diagram till?

Gantt-diagrammet gör det enkelt att visualisera följande projektinformation:

• lista över uppgifter som utgör projektet,
• start- och slutdatum för varje uppgift,
• beroenden mellan uppgifter,
• schema,
• framsteg för varje uppgift,
• personer som är ansvariga för att utföra varje uppgift.

En annan vanlig tillämpning av Gantt-diagrammet är att identifiera projektets kritiska väg. Det är den längsta möjliga serien av uppgifter i ett projekt, där varje uppgift är beroende av den föregående och inte kan skjutas upp utan att påverka den slutgiltiga projektdeadlinen. Diagrammet gör det möjligt att enkelt visuellt analysera alla relationer mellan uppgifter och avgöra vilka som är nödvändiga för att slutföra projektet i tid.

Vad att tänka på när man skapar ett Gantt-diagram?

När du skapar ett Gantt-diagram för ett nytt projekt, behöver du uppmärksamma tre aspekter:

• Välja rätt verktyg – som vi kommer att använda under hela projektet,
• Konsistent märkning av uppgifter – som ger ett repetitivt namnschema och lätt särskiljbara färger,
• Minska nivån av komplexitet i diagrammet.

1. Verktyg

För att enkelt skapa och sedan fritt använda ett Gantt-diagram är det avgörande att välja rätt verktyg. Att hitta den bästa passande tillbehöret för våra behov kräver att vi tar hänsyn till följande:

• projektstorlek,
• antal teammedlemmar,
• projektets komplexitet, och
• uppdateringsfrekvens.

Ju mer komplext projektet är, desto kraftfullare verktyg behöver vi. För små projekt räcker det med enkla onlineverktyg som Canva, online Gantt eller termagant. För mer komplexa projekt är det värt att använda projektledningsprogramvara (som Firmbee) eller ett kalkylblad, där vi kan ha all data om det pågående projektet samlad i ett dokument.

Om projektet är mycket sofistikerat och innehåller många uppgifter med intrikata beroenden, bör du överväga att ta en annan ansats till visualisering. I detta fall är det bättre att anta verktyg som ett PERT (Program Evaluation and Review Technique) diagram.

2. Konsistens

Från allra första början är det en bra idé att konsekvent tillämpa färg för att markera uppgifter som utgör större helheter. “Färgkodning” kommer att hjälpa till att identifiera specifika uppgifter, projektfaser eller lyfta fram nyckeluppgifter. Detta kan också dra uppmärksamhet till de svåraste momenten i projektet, såsom korta deadlines för relaterade uppgifter. Detta hjälper till att snabbt identifiera områden som behöver uppmärksamhet och hålla projektet på rätt spår.

3. Enkelhet

När du inkluderar för många detaljer kan Gantt-diagram snabbt bli överväldigande och komplicerade för publiken. Därför är det värt att överväga vilka uppgifter som behöver inkluderas för att inte tappa den övergripande visionen av projektet. De andra kan skrivas in i dokumentet, men tas bort från diagrammet, vilket gör det resulterande diagrammet enkelt och fokuserat på det som är mest viktigt.

Helst bör du lyfta fram nyckeluppgifter, kritiska punkter samt deadlines, och se till att alla involverade förstår diagrammet och dess syfte. Om det behövs, korrigera diagrammet och förklara förkortningar och beteckningar som används för teammedlemmarna tills alla tvivel är lösta.

Sammanfattning

Gantt-diagrammet är ett av de mest populära verktygen inom projektledning. Det hjälper dig att visuellt presentera information om uppgiftsschemaläggning och projektframsteg. Användning av ett Gantt-diagram kan öka effektiviteten i schemaläggningen och förbättra samarbetet mellan distansarbetande team samt den effektiva delegeringen av uppgifter. Det ger också en visuell representation av projektet, vilket gör det lättare för projektledaren och teammedlemmarna att orientera sig medan de strävar efter projektmålet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.