Källor och områden för förändring i projektet | #47 Komma igång med projektledning

Indexet över termer i slutet av PMBOK-boken innehåller så många som 22 poster för projektförändringar. Dessa sträcker sig från kostnaden och kulturen för förändring i organisationer till förändringsförfrågningar. Vad gör då förändring så väsentlig i projekt och hur hanterar man det? Vad är förändringshantering?

Förändringshantering – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Vad är förändring och förändringshantering?
3. Områden för förändring i projektet
4. Förändringar under projektplanering
5. Förändringar under projektgenomförande
6. Källor till förändringar i projektet
7. Extern
8. Intern
9. Sammanfattning

Introduktion

Förändring under ett projekt är nästan oundviklig, ändå verkar många organisationer fortfarande förbise denna uppenbarhet. Trots sin livslängd, oavsett om det är tre månader, ett år eller tre, innehåller varje projekt riskfaktorer som kan resultera i att projektledaren måste omförhandla dess genomförande med intressenter. Om å sin sida projektteamet lär sig läxor kontinuerligt från de uppgifter som ligger framför dem, kan förbättringar och förändringar i arbetsorganisationen som följer av en bättre förståelse av intressenternas krav också inträffa.

Vad är förändring och förändringshantering?

PMBOK definierar förändring som:

“En modifiering av vilket som helst formellt kontrollerat leverabel, komponent i projektledningsplanen, projekt dokument.”

Detta kan inkludera modifieringar angående:

• projektmål,
• prioriteringar,
• schema,
• projektmilstenar, eller
• arbetsfördelning i projektteamet.

Förändringshantering, å sin sida, definieras som:

“En omfattande, cyklisk och strukturerad metod för att överföra individer, grupper och organisationer från ett nuvarande tillstånd till ett framtida tillstånd med avsedda affärsfördelar.”

Men vilka områden av projektet bör en projektledare uppmärksamma mest för att förbereda sig för förändringshantering?

Områden för förändring i projektet

Förändringar i ett projekt kan inträffa i alla faser av dess livscykel, men du bör uppmärksamma mest de som inträffar under planeringsfasen och projektets genomförande.

Förändringar under projektplanering

Enligt PMBOK bör projektteamet tillsammans med projektledaren under planeringsstadiet förbereda en översikt över processen för att anpassa aktuella aktiviteter till framväxande förändringar och utvecklingar. Med andra ord, de måste utarbeta hur man implementerar det. Detta kan inkludera:

• arbetsflödesändringar,
• omformulering av prioriteringarna för uppgifter som ingår i backloggen, och till och med en projektion för sådana radikala lösningar som
• omformulering av det huvudsakliga projektmålet

Förändringar under projektgenomförande

Förändringar som inträffar under projektgenomförandefasen bör följa den antagna metodologin, respektive:

• Vattenfall – justeringar kräver en formell godkännandeprocess och ändringar i projektets dokumentation,
• Agil – de är en naturlig del av processen och introduceras kontinuerligt genom att uppdatera backloggen och justera teamets aktiviteter,
• Scrum – som en av de agila metodologierna, förutsätter Scrum också att transformationer är oundvikliga. Men innan åtgärder vidtas måste teamet uppfylla målen för den Sprint de startade,
• Prince2 – här bör projektplanen noggrant definieras från början och förändringar minimeras genom design. Men om du måste göra övergångar, se till att dokumentera ordentligt och ha intressenter konsulterade.

Projektledaren måste erkänna att alla justeringar kommer att påverka andra element i projektet, ibland oförutsägbart. Till exempel kan införandet av en teknisk lösning som gör en uppgift enklare avsevärt komplicera genomförandet av en annan, vilket ökar kostnaderna, ändrar arbetsomfånget och slutligen påverkar kvaliteten på genomförandet.

Källor till förändringar i projektet

När dynamiken i affärsmiljön och innovationskraften i det projicerade ökar, kan modifieringar påverka nästan varje sfär av uppgiftsutförande. Deras källor faller in i två huvudkategorier:

• Extern – som kommer från utanför projektteamet, och
• Intern – som härrör från processer som sker under genomförandet av specifika uppgifter.

Extern

De vanligaste externa källorna till designförändringar är:

1. Förändringar i kundens krav. Kundens krav är en nyckelkomponent i vilket projekt som helst. De kan förändras på grund av utvecklingar i affärsmiljön, framväxten av nya behov eller konkurrens. När kundens krav förändras måste projektledaren noggrant analysera hur det kan påverka projektet och om det är möjligt att göra justeringar utan att kompromissa med kvalitet, tid eller kostnad. Till exempel, om kunden beslutar att omforma kraven på användargränssnittet, kan det omforma kodstrukturen, vilket i sin tur kan omorganisera schemat och öka kostnaderna.
2. Budgetnedskärningar. Budgetminskningar kan bero på organisationens svåra ekonomiska situation, en förändring i prioriteringar eller framväxten av nya projekt. I fallet med budgetnedskärningar måste projektledaren försöka uppnå mål med lägre kostnader. Detta kan innebära:
• minskning av arbetsomfånget,
• förkortning av schemat,
• nedskärningar,
• användning av outsourcing, eller
• andra användningar av organisationens befintliga resurser.
3. Förändringar i affärsmiljön. Modifieringar som införs i lagstiftningen, framväxten av nya trender eller omvandlingen av konkurrenter kan alla påverka projektmålet eller kundens krav. Vid sådana svårförutsägbara förändringar måste projektledaren fastställa motåtgärder för att minimera påverkan av förändringen på projektet och förbättra uppnåendet av målen.

Intern

Interna förändringar beror på uppgiftsrelaterade faktorer. De mest betydande inkluderar:

1. Lärande av teammedlemmar. Interna förändringar i ett projekt kan härstamma från processen där teammedlemmar förvärvar ny kunskap. Ju mer erfarna teamet är, desto mer sannolikt är det att de utvecklar färdigheter som gör att de kan prestera bättre.

Ett exempel är när en programmerare märker att hans kod inte är särskilt läsbar och beslutar att utforska att skriva en renare kod. Så småningom kan han föreslå modifieringar som positivt påverkar projektets kvalitet.

2. En bättre förståelse av kundens krav och produktens specifikationer. Under projektet kan teamets förståelse för användarens förväntningar utvidgas. Detta kan resultera i en önskan att ändra arbetsomfånget eller anpassa teknologin för att möta de identifierade behoven hos kunden. Till exempel, efter att ha genomfört användarundersökningar kan projektteamet besluta att införa nya funktioner som har efterfrågats av de tillfrågade.
3. Ändra arbetsorganisationen efter att ha lärt sig av det aktuella arbetsflödet. Som ett resultat av att förvärva ny kunskap kan idéer uppstå för att förbättra processer, införa innovativa lösningar eller modifiera schemat. Genom att analysera det aktuella arbetsflödet kan projektteamet identifiera fel såväl som möjliga förbättringar, och därefter göra ändringar för att påskynda arbetet. Till exempel kan de hitta ett annat projektledningsverktyg som är mer lämpligt för att effektivisera processer och öka produktiviteten.

Sammanfattning

Förändringshantering är avgörande för projektets framgång. Projektförändringar är oundvikliga och de härrör från både externa och interna källor. Beroende på projektets livscykelstadium bör du utarbeta en lämplig plan för att anpassa aktuella aktiviteter till framväxande förändringar. Förändringshantering kräver en effektiv process för kommunikation och samordning över projektteamet och med intressenter. Därför har projektledaren en svår nöt att knäcka: att förbli flexibel och öppen för förändring, men samtidigt förbli i kontroll för att undvika negativa effekter på projektet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.