Utmaningar som projektledare står inför när de arbetar med ett team | #32 Komma igång med projektledning

När samarbetet med ett team inte går som det ska, behöver projektledaren diagnostisera problemet så snart som möjligt. Vad orsakar negativa känslor i teamet? Vilken effekt har projektledarens attityd på situationen? Och vilka känslor känner han eller hon? Orsakas problemet av konflikter mellan karaktärer, divergerande värderingar eller oförmågan hos teammedlemmarna att arbeta tillsammans?

Utmaningar som projektledare står inför när de arbetar med ett team – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Negativa känslor i teamet
3. Projektledarens känslor
4. Interpersonella problem
5. Sammanfattning

Introduktion

En projektledares samarbete med ett team är en utmaning inte bara på grund av de uppgifter och mål som sätts av företaget och intressenter. Idag ska vi titta på de svåra känslor som följer med teamdynamik, de problem de orsakar, samt se sätt att hantera de spänningar som uppstår.

Mycket ofta rör sig den djupaste källan till problem kring kommunikationsproblem i teamet, medan lösningen – förmågan att se dem och ha en fruktbar konversation. Vilka känslor bör en projektledare vara särskilt uppmärksam på?

Negativa känslor i teamet

Du bör aldrig överskatta den goda atmosfären inom ett team. Men hur kan man upptäcka de första tecknen på förändring för att reagera på de ogynnsamma känslorna och nedstämningen som kan leda till brist på engagemang och ovilja att fortsätta delta i projektet?

Spridning

Teamets distraktion kanske inte är uppenbar för projektledaren vid första anblick. Tvärtom, i ett team som inte fokuserar tillräckligt på sina uppgifter, kan det finnas en atmosfär full av ömsesidig vänlighet och humor. Tyvärr kommer de indikatorer som observeras under projektövervakning obarmhärtigt att visa att överdriven interaktion, att ta upp personliga ämnen och diskutera en anställds uppgifter av hela teamet inte översätts till bra projektresultat.

Ibland uppträder distraktionen tillfälligt. Om det sker under semestertider eller runt helgerna, är det osannolikt att man hittar någon verklig anledning till oro. Annars, om situationen kvarstår, bör man söka orsaker bland:

• antalet och svårighetsgraden av uppgifter som utförs av teamet – kanske finns det för få och för lätta uppgifter, så teammedlemmarna fokuserar inte på att slutföra dem, utan tillbringar mestadels av sin tid i inte särskilt produktiva möten, samtal och meme-utbyten; problemet kan lösas genom att öka antalet uppgifter, minska längden på schemalagda möten eller införa mötesfria dagar,
• närvaron av en joker – kanske har en ny anställd eller två med personligheten av en joker anslutit sig till teamet? Då bör ett samtal och att dra uppmärksamhet till problemet, eller delvis involvera dem i uppgifter relaterade till ett annat projekt, räcka,
• närvaron av en högpresterande eller omutbildad person – när de inte erkänns av projektledaren, får de samma mängd uppgifter som resten av teamet. Utan tillräckliga utmaningar börjar sådana personer helt enkelt att bli uttråkade, vilket i sin tur distraherar och demotiverar resten av projektteamet.

Stress

Om teammedlemmarna ständigt arbetar under press, uppstår snabbt problem med att kontrollera sina egna känslor. Enligt Wrike Work Management Report 2015 är de vanligaste orsakerna till stress vid arbete med ett team:

52% – brist på nödvändig information,

51% – problem med att prioritera uppgifter

49% – orealistiska krav,

47% – ständigt föränderliga deadlines för uppgifter,

44% – otydlig ledning och otydligt ansvar för uppgifter.

Därför indikerar rapporten att de viktigaste orsakerna till stress inte ligger i typen av utförda uppgifter, utan i cirkulationen av projektinformation. Och medan man hoppas att kommunikationen i teamen har förbättrats tack vare spridningen av projektledningsprogramvara som Firmbee, är det fortfarande inte värt att nedvärdera denna faktor.

Brist på engagemang

Teamets engagemang i gemensamt utförda uppgifter är också direkt relaterat till god kommunikation inom teamet. När varje person vet:

• omfånget av sina aktiviteter,
• till vem man ska vända sig vid problem, och
• syftet med sina handlingar,

är det osannolikt att de riskerar att tappa motivation och engagemang för projektarbetet.

Och dessa, i sin tur, främjas inte av bristen på ömsesidigt stöd, liksom de problem som är kopplade till distans- och hybridarbete.

Projektledarens känslor

Om du som projektledare har svårt att hitta orsaken till problemen när du arbetar med ett team, kanske du bör ändra ditt sökområde och börja så nära som möjligt: genom att noggrant granska dina vanor, beteenden och motivationer.

Ökad ansvarighet och oförmåga att kontrollera många parametrar för projektgenomförande är de vanligaste orsakerna till känslomässiga problem i en projektledares arbete.

Att arbeta med ett team kan indikera arbetsutmattning. Så många som 75% av anställda upplever det, och projektledare är i högre risk på grund av de höga krav och tryck som deras jobb medför. Utmattning kan översättas till:

• konstant trötthet,
• irritabilitet,
• aggression,
• otålighet,
• fördjupad alienation och känslor av utanförskap.

För att förvärra saken, översätter projektledarens negativa attityd direkt till en teamatmosfär, vilket ökar stressnivåerna tillsammans med försämrade konflikter mellan projektteammedlemmarna.

Interpersonella problem

Vilka känslor i interpersonella relationer hotar mest den smidiga funktionen av ett projektteam? Ilska kan leda till personliga konflikter och brist på teamarbete. Ångest orsakar brist på engagemang och undvikande av ansvar. Frustration kan förstöra motivation och vilja att arbeta.

Deras källor i projektteamets arbete är oftast:

1. Personliga konflikter mellan teammedlemmar – kan härstamma från skillnader i arbetsstilar, personliga oenigheter samt brist på respekt för gränser.
2. Brist på engagemang från en person i teamets arbete – kan bero på otillräcklig motivation, missförstånd av mål eller uteslutning från deltagande i beslutsfattande.
3. Konflikten mellan projektledaren och teamet – kan härstamma från överdrivna förväntningar, otydliga krav eller närvaron av en person i teamet som strävar efter en ledarroll.

För att lösa dessa problem bör projektledaren främja en kultur av öppenhet och respekt, och komma ihåg att involvera alla teammedlemmar. Både de som inte talar upp när de inte blir tillfrågade och de som alltid försöker tala för sig själva och teamet.

Sammanfattning

Känslohantering spelar en mycket stor roll i teamwork. Distraktion, stress och brist på engagemang, liksom ilska, ångest och frustration, kan leda till interpersonella problem och brist på engagemang. För att lösa dessa problem bör en projektledare observera inte bara teamet utan också sig själv, med särskild uppmärksamhet på symptomen på utmattning. Nyckeln till att vårda känslor är god kommunikation, främjande av öppenhet och respekt, samt att se till att alla teammedlemmar är engagerade och motiverade att arbeta med projektet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.