Hur skriver man en övertygande affärsplan? | #35 Komma igång med projektledning

Affärsjusteringen, eller affärsfall, är ett av de viktigaste dokumenten som förbereds av en projektledare. Det kommer trots allt att övertyga intressenter och i slutändan avgöra om projektet får stöd, finansiering och blir genomfört. Hur skriver man då ett så övertygande affärsfall?

Hur skriver man ett övertygande affärsfall? – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Varför driva detta projekt? Tydligt definiera affärsbehovet
3. Vad ska vi göra? Beskriv projektets omfattning
4. Hur ska vi arbeta? Skissera tidsplanen
5. Hur mycket kommer det att kosta? Förbered en kostnads-nyttoanalys
6. Är målet värt ansträngningen? Lista de önskade resultaten
7. Sammanfattning

Introduktion

Definitionen av ett affärsfall i den senaste PMBOK är mycket bred. Den lyder som följer:

“Ett affärsfall är ett värdeerbjudande för ett föreslaget projekt som kan inkludera finansiella och icke-finansiella fördelar.”

Från en så kort förklaring är det svårt att dra slutsatser om hur man förbereder ett dokument som är övertygande för intressenter. Så vilket slags affärsfall ska skrivas för det planerade projektet?

Affärsfallet kräver största möjliga klarhet. Därför är en bra idé att börja med att försöka förklara det som om du talade med ett barn – verkligt eller inbillat – om vad vårt företag kommer att handla om. Varför vill vi göra projektet och vad vill vi göra? Hur ska vi åstadkomma det och vem är vår målgrupp?

Varför är detta projekt värt att driva? Tydligt definiera affärsbehovet

Det första steget mot ett bra affärsfall är att tydligt definiera behovet som projektets syfte adresserar och den affärsnytta som det ger till organisationen. Med andra ord, det är ett svar på frågan om varför man ska genomföra projektet.

För att svara på dem behöver vi förbereda:

• preliminära affärskrav,
• detaljerad information om mål och syften,
• en översikt över det framtida tillståndet för organisationen som gynnades av att uppnå målet.

Projektledaren kommer att ange detaljer om affärsbehovet i projektcharteret efter den initiala godkännandet från intressenterna och beslutet att gå vidare med projektet till planeringsfasen.

Vad ska vi göra? Beskriv projektets omfattning

Nästa steg är att presentera projektets omfattning. Motiveringen för det måste förståeligt koppla de planerade uppgifterna till affärsbehovet. På så sätt förklarar det varför projektet är värt att driva. Du behöver övertyga intressenter om att affärsbehovet är värt investeringen och är brådskande, så det adresseras vid denna tidpunkt.

Det är också värt att nämna de tekniska lösningar och innovationer vi avser att använda. Om vi tar oss an avancerade lösningar och specialiserad utrustning eller programvara, kommer vår motivering att bli tydligare när vi förklarar de grundläggande koncepten och undviker jargong.

Hur ska vi arbeta? Skissera tidsplanen

Nu är det dags att skissera projektets arbetstidsplan. Du måste nämna milstolpar här, beskriva i en eller två meningar de förväntade resultaten. Detta kommer att göra det möjligt för intressenter att förstå inte bara omfattningen, utan också hur projektet kommer att genomföras. Det kommer också att ge en omedelbar uppfattning om storleken på teamet och den tid som behövs för att uppnå de första resultaten av vårt projekt.

Hur mycket kommer det att kosta? Förbered en kostnads-nyttoanalys

Att tillhandahålla en kostnadsanalys gör det möjligt för intressenter att fatta beslut om projektfinansiering. Den bör presentera så exakt som möjligt:

• det totala beloppet – baserat på en sund analys av kostnaderna och de resurser som krävs för projektet,
• delbelopp efter milstolpar eller år om man genomför ett långsiktigt projekt.

Även om affärsfallet endast kräver allmänna belopp, kommer du att behöva detaljerad finansiell data och analys i senare skeden av projektets livscykel. Därför är det värt att förbereda uppskattningar i ett tidigt skede, så att intressenter vet att projektledaren är bekant med kostnaderna för att genomföra projektet.

Är målet värt den insats som läggs ner? Lista de önskade resultaten

Det sista steget är att skriva ner de önskade resultaten av projektet. Detta är en kortfattad vision av det framtida tillståndet, som tydligt beskriver fördelarna för varje intressentgrupp. Du bör hålla det:

• kortfattat,
• utan jargong,
• med visuella element som innehåller data och önskade resultat,
• realistiskt.

Tänk på konsekvenserna av den sista punkten, eftersom projektteamets aktiviteter kommer att granskas under genomförandet och kommer att jämföras med de fastställda önskade resultaten av projektet. Om de är ambitiösa men tillräckligt försiktiga, kommer du säkert att uppnå dem och projektet kommer att förbli i linje med behoven och producera de avsedda resultaten.

Sammanfattning

Ett övertygande affärsfall bör inkludera: ett tydligt definierat affärsbehov, projektomfattning, tidslinje, kostnads-nyttoanalys och önskat resultat.

Att presentera ett affärsfall kommunicerar effektivt projektets värde till intressenter. Som PMBOK säger, “önskade resultat bör tydligt beskrivas, iterativt utvärderas och uppdateras under hela projektet.” Därför bör projektledare regelbundet utvärdera projektet ur ett affärsfallsperspektiv under hela projektet. På så sätt kan de enklast säkerställa att det förblir i linje med behoven och rör sig mot det mål som överenskommits med intressenterna.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.