Vad är en intressentregister? | #40 Komma igång med projektledning

Projektdesign och genomförande är en komplex process som kräver att projektledaren hanterar många aspekter av projektet. En av dessa aspekter handlar om identifiering och hantering av intressenter, det vill säga personer som arbetar för projektets framgång samt andra som kan påverkas av det. En sådan lista är intressentregistret och idag kommer vi att definiera det och visa några användbara tips för att utarbeta ett bra sådant.

Vad är ett intressentregister? – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Varför skapa ett intressentregister?
3. Vem ska inkluderas i intressentregistret?
4. Hur förbereder man ett intressentregister?
5. Sammanfattning

Introduktion

Numera genomförs allt fler projekt i en internationell miljö. Detta gör att inte bara antalet intressenter ökar, utan även deras grupp blir mer mångsidig. Därför, för att ett projekt ska bli framgångsrikt, måste projektledaren identifiera behoven hos individuella och gruppintressenter och lära sig att hantera dem enligt deras krav.

Varför skapa ett intressentregister?

Intressentregistret har flera viktiga syften. För det första gör det att du kan identifiera alla projektintressenter som kan påverka projektets gång och resultat. För det andra gör det att du kan bestämma graden av engagemang och påverkan från varje intressent på projektet. För det tredje kan dess data hjälpa dig att utveckla en strategi för intressenthantering som effektivt adresserar deras behov och intressen.

Vem ska inkluderas i intressentregistret?

Intressentregistret bör innehålla information om varje person, grupp eller organisation som kan påverka projektet på något sätt. Dessa inkluderar:

• Projektteammedlemmar,
• Ledningen för organisationen,
• Den lokala gemenskapen, om projektet genomförs i eller påverkar offentlig plats,
• Investerare,
• Kunder,
• Leverantörer,
• Affärspartner,
• Representanter för den lokala regeringen, om det är nödvändigt att involvera dem eller få tillstånd för aktiviteter,
• Representanter för NGO:er som kan använda resultaten som utvecklats i projektet till förmån för gemenskapen,
• Orelaterade anställda kan påverkas av projektet, till exempel på grund av omorganisation av arbetsplatsen.

Hur förbereder man ett intressentregister?

Projektledaren bör först och främst identifiera projektintressenter och samla in data med fokus främst på dem:

• behov,
• förväntningar,
• affär,
• engagemangsnivå i projektet, och
• påverkan på projektet.

Projektledaren bör sedan utvärdera och klassificera intressenterna med hänsyn till deras roll i projektet. Till exempel kommer projektteamet att vara viktigare än anställda som inte är direkt involverade i uppgifterna. Det är också värt att notera de potentiella riskerna och möjligheterna som följer med deras involvering i projektet.

Efter att ha samlat in och utvärderat data går projektledaren vidare till ett kritiskt steg: att utarbeta ett dokument för intressentregistret. Det bör innehålla aktuell information om varje individuell eller gruppintressent. Det behöver ständigt uppdateras löpande i takt med att projektet fortskrider och situationen förändras.

Det sista steget är att utveckla en strategi för intressenthantering. Projektledaren bör bestämma följande:

• Hur och hur ofta kommer det att kommunicera med intressenter?
• Vilka åtgärder kommer han att vidta för att möta deras behov?
• Hur kommer det att minimera risker och dra nytta av möjligheter?

Sammanfattning

Intressentregistret är ett oumbärligt verktyg för projektledning. Det gör att projektledaren kan känna igen projektintressenter, bedöma deras påverkan och betydelse, och samtidigt möta deras behov och förväntningar. Förberedelsen av intressentregistret bör förbli en nyckelprioritet under projektets första steg efter projektchartern för att undvika problem i senare skeden av projektet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.