Områden för projektverksamhet | #8 Komma igång med projektledning

Ett projekt bör alltid avslutas med leveransen av en värdefull produkt eller realiseringen av ett affärsmål. Men kan vi definiera områdena för projektverksamhet? Vem påverkas av projektet och genom vilka faser fortskrider det eller cyklar om vi betraktar hela projektets varaktighet?

Projektverksamhet – innehållsförteckning:

1. Områden för projektverksamhet – introduktion
2. Projektfaser
3. Människor i projektet
4. Formell projektledning
5. Områden för projektverksamhet – sammanfattning

Områden för projektverksamhet – introduktion

2021 års PMBOK framhäver så många som åtta områden vars interaktion är avgörande för helheten av vilket projekt som helst. Dessa är:

• intressenter
• team
• metod
• planering
• genomförande
• leverans
• mätning och analys, och
• risker vid projektgenomförande.

De ovanstående fälten blandas och är ömsesidigt relaterade. Under projektets livscykel förändras också betydelsen som tilldelas varje område. Ingen av dem utesluts eller stängs definitivt innan projektets slut. Detta uttalande verkar uppenbart när man tänker på vikten av deltagande från projektteamet för varje fas av projektet. Det är dock värt att ha i åtanke när man tänker på faserna av ett projekt. Trots allt är planeringen inte avslutad innan man går vidare till genomförandefasen. Den äger rum cykliskt när mer arbete specificeras och detaljerna för dess genomförande överenskommes med intressenterna.

Nu, låt oss se på projektområdena från ett bredare perspektiv. Vilka frågor och problem ska lösas i var och en av dem?

Projektfaser

Tidsdimensionen av ett projekt är främst kopplad till dess planering, genomförande och leverans. Men hur dessa faser är relaterade, hur många gånger och i vilka cykler de följer varandra är nära relaterat till metoden för projektgenomförande, som bestämmer dess livscykel.

I PMBOK definieras en projektfas som en uppsättning logiskt relaterade aktiviteter som leder till en eller flera leveranser. En projektlivscykel är helt enkelt en serie faser som leder från vision till projektavslut.

Till exempel, i kaskadmetoden (Vattenfall), följer projektfaserna varandra sekventiellt och endast en gång. Om projektet å sin sida genomförs i en av de agila metoderna, följer de varandra flera gånger, varje gång med resultatet från den föregående iterationen som utgångspunkt.

Anta till exempel att målet med projektet är att utveckla en anpassad mobilapplikation för att övervaka äldres fysiska aktivitet. I det första tillvägagångssättet för planering sätter vi den allmänna ramen för projektet och väljer en agil metodik. Först måste vi definiera projektets omfattning. Med andra ord, ta reda på:

• Vilken tid och budget har vi tillgängliga,
• Vilken typ av team behöver vi, och
• Vad är intressenternas förväntningar, det vill säga, å ena sidan kunden, och å andra sidan – de äldre som kommer att använda applikationen?

Men i det första tillvägagångssättet för planering skriver vi endast ut i detalj de uppgifter som är avsedda att slutföras i den omedelbara sekvensen. Det vill säga, vanligtvis de som rör själva planeringen, men som avslutas med ett specifikt resultat – till exempel skapandet av ett team. Endast i den andra och efterföljande omgångarna, redan med deltagande av projektteamet, kommer vi att fördjupa oss i uppgifterna relaterade till arbetsfördelning och genomförande av uppgifter som tillhör projektet.

Människor i projektet

De personer som är avgörande för projektet är intressenterna och projektteamet. Intressenter kan beteckna organisationer, grupper och individer, bland andra:

• kund eller kunder
• affärspartners
• projektets förmånstagare – till exempel de äldre från projektet vi beskrev ovan.

Således beskriver ordet “intressenter” alla som är eller kan påverkas av projektgenomförandet.

Projektteamet å sin sida består av specialister som utför gemensamt tilldelade uppgifter som leder till realiseringen av projektmålet. I exemplet med mobilapplikationen skulle det finnas minst fyra roller att fylla i teamet:

• programmerare – ansvarig för den tekniska sidan av den mobila lösningen,
• forskare – vars jobb skulle vara att kontakta äldre och bedöma hur deras aktivitet kan övervakas optimalt med hjälp av en mobil enhet,
• UX/UI-designer – den person som ansvarar för innehållet och funktionen av applikationen ur användarens perspektiv, samt dess visuella design.

Den person som är ansvarig för teamet och projektet är projektledaren, även kallad projektledare. Det är upp till honom att hantera både de interpersonella och formella dimensionerna av projektledning.

Formell projektledning

Den formella sidan av projektledning, som projektledarna ansvarar för, inkluderar:

• val och genomförande av ledningsmetod,
• planering och upprätthållande av nödvändig dokumentation, statistik och mätningar, såsom övervakning av projektets framsteg,
• riskhantering.

Dessa är nyckelområden ur ett affärsperspektiv. Faktum är att valet av en ledningsmetod anpassad till de aktuella uppgifterna är en viktig faktor som kan avgöra hela projektets framgång eller misslyckande. Kontinuerligt uppdaterad planering, projektövervakning och riskanalys är avgörande inte bara på grund av fördelarna med kunskapsbaserad projektledning, som möjliggör medvetet lärande av egna misstag. De är också avgörande på grund av – ofta formellt föreskrivna – krav från intressenter på löpande tillgång till dokument som visar projektets aktuella status.

Områden för projektverksamhet – sammanfattning

Varje projekt består av åtta handlingsområden, som inkluderar frågor som rör: den tidsmässiga ramen för projektgenomförande, människor som påverkas av det på olika sätt, och den formella styrningsramen. Alla dessa är relevanta genom hela projektet och påverkar varandra, stödjer eller hindrar målet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.