Hur skapar man en projektbudget? | #42 Komma igång med projektledning

Enligt en rapport från Project Management Institute, avslutades 62% av projekten inom den ursprungliga budgeten år 2021. Den bästa presterande i denna ranking var Kina med 66%, medan Europa kom sist med 57%. Dåligt skapade projektbudgetar är ansvariga för en stor del av misslyckandena i detta avseende. Så hur uppskattar du kostnader i ett projekt för att öka sannolikheten för dess framgång?

Projektbudget – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Vad är och vad består projektbudgeten av?
3. Hur uppskattar man kostnaden för projektet?
4. Verktyg och metoder för uppskattning av projektbudget
5. Sammanfattning

Introduktion

Felaktig projektgenomförande resulterar i en förlust av 19 miljoner dollar för varje miljard i investeringar (PMI 2019), och endast 34% av organisationerna avslutar vanligtvis eller alltid projekt inom budget (Wellington 2021). För att ta reda på hur man kan tillhöra denna grupp, låt oss ta en närmare titt på vad en projektbudget är och de sätt och verktyg som används för att förbereda en.

Vad är och vad består en projektbudget av?

Projektbudgeten är det grovt godkända belopp som organisationen avser att spendera på projektet. Den grundar sig på uppskattade projektkostnader och ingår i hela organisationens budget.

Projektledaren bör inkludera alla kostnader relaterade till projektet i projektbudgeten, såsom:

• Direkta kostnader – utgifter som behövs för att utföra uppgifter som direkt leder till genomförandet av projektmålet, dvs. material, arbetskraft och verktygskostnader, utrustning och förnödenheter,
• Indirekta kostnader – kostnader som inte kan hänföras direkt till projektet, men som uppstår i samband med dess genomförande, såsom administrativa kostnader eller, till exempel, projektledningskostnader.
• Kapitalutgifter – kostnader kopplade till förvärv av så kallade långsiktiga tillgångar, såsom byggnader, utrustning eller maskiner.
• Driftskostnader – återkommande kostnader kopplade till drift och underhåll av projektet, såsom verktyg, försäkring tillsammans med underhåll,
• Reservfonder – medel avsatta för att täcka oförutsedda händelser eller förändringar i projektets omfattning.

Hur uppskattar man projektbudgeten?

Den beräknade kostnaden för schemalagt arbete kallas Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) eller Planned Value (PV). Båda indikatorerna betecknar summan av de medel som behövs för att slutföra det schemalagda arbetet inom en given tidsperiod.

För att uppskatta projektbudgeten bör projektledaren genomföra flera aktiviteter för att få de mest exakta offerterna. Först och främst bör projektledaren känna till alla krav för projektet, såsom arbetsomfång, tidsfrister och resurser som kommer att behövas för att slutföra projektet.

Nästa steg handlar om att undersöka marknadspriser för de resurser och tjänster som ska ingå i projektet, dvs. priset på material, leverantörstjänster tillsammans med löner för projektteamet.

Efter att ha fått krav och prissättningsdata kan projektledaren påbörja processen med den första detaljerade budgetuppskattningen. När den är klar bör han dock omedelbart granska budgeten med projektteamet. Detta säkerställer att alla kostnader har inkluderats och att budgeten är så realistisk som möjligt.

Vad mer är, projektbudgeten behöver regelbunden granskning och uppdatering för att hålla den på rätt spår och inom budget.

Verktyg och metoder för att uppskatta projektbudgeten

När man uppskattar en projektbudget är ett oumbärligt verktyg den välkända och populära Microsoft Excel. Dess främsta fördel är dess tillgänglighet och användarvänlighet, samt möjligheten att utföra många beräkningar och analyser. Nackdelen är dock att Excel inte har en funktion för att automatiskt uppdatera budgeten i realtid.

Det kommer dock att fungera bra för att uppskatta budgeten innan genomförandet. För en pågående granskning av utgifter rekommenderar vi projektstödsverktyg som Firmbee. Systemet gör det möjligt för teammedlemmar att övervaka i realtid de kvitton och utgifter som är kopplade till ett givet projekt.

För att skapa en noggrann budget kan du använda följande metoder:

1. Bottom-up uppskattning. Denna metod innebär att man uppskattar kostnaden för varje projektaktivitet och lägger ihop deras kostnader för att bestämma den totala kostnaden för projektet. Det är tidskrävande och kräver detaljerad kunskap om projektaktiviteter. Men det ger en hög nivå av noggrannhet och hjälper till att identifiera alla nödvändiga kostnader.
2. Parametrisk uppskattning. Denna metod innebär att man använder statistiska data för att uppskatta kostnaden för projektaktiviteter. Det är mycket snabbare än bottom-up uppskattning, så det kan vara användbart för att uppskatta budgeten för stora projekt, så länge organisationen har en källa till pålitliga data. Trots detta kan det kanske inte ge en tillräcklig nivå av noggrannhet.
3. Expertutvärdering. Den tredje metoden innebär att man utnyttjar kunskapen och erfarenheten hos projektintressenter, inklusive projektledaren och teammedlemmar, för att uppskatta kostnaden för projektaktiviteter. Det kan ge en hög nivå av noggrannhet, praktiskt för komplexa projekt. Men det är beroende av expertisen hos individuella intressenter, så det kan vara partiskt och generera konflikter. Dessutom är det svårt att ta hänsyn till förändrade affärsvillkor, såsom inflation eller förändringar i lagen.

Sammanfattning

Att skapa en noggrann projektbudget är tidskrävande och kräver erfarenhet. Därför är det en bra idé att prova olika verktyg och dra nytta av tillgängliga metoder för budgetförberedelse, såsom bottom-up uppskattning, parametrisk uppskattning eller expertutvärdering.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.