Allt om kartläggning av affärsprocesser. Kan det användas inom e-handel?

Affärsverksamhet baseras på många komplexa procedurer. Varje dag, i var och en av dem, kan det uppstå fel och brister som upptäcks för sent, vilket i slutändan leder till ekonomiska förluster. Vet du hur man tidigt upptäcker oegentligheter och undviker att slösa resurser? Dra nytta av affärsprocesskartläggning. Läs vidare för att ta reda på mer.

Affärsprocesskartläggning – innehållsförteckning:

1. Vad är affärsprocesskartläggning?
2. Typer av affärsprocesskartor
3. Programvara för affärsprocesskartläggning
4. Fördelarna med affärsprocesskartläggning
5. Nackdelarna med affärsprocesskartläggning
6. Affärsprocesskartläggning inom e-handel
7. Sammanfattning

Vad är affärsprocesskartläggning?

Varje process som äger rum i företaget (produktledning, försäljningsprocess etc.) kan brytas ner i specifika aktiviteter som leder till att uppnå det uppsatta målet. Affärsprocesskartläggning är den visuella framställningen av vad som pågår i företaget och vem som är ansvarig för varje uppgift.

Det är ett användbart verktyg som gör att du kan se på företaget ur ett bredare perspektiv. Tack vare affärsprocesskartläggning kan du upptäcka oegentligheter i processerna, eliminera eller minska deras påverkan, öka produktiviteten och sänka kostnaderna. Alla dessa steg är avgörande för att göra vinst.

Typer av affärsprocesskartor

För att illustrera förloppet av varje process kan du använda några verktyg som skapats för detta ändamål. Vi listar de som oftast används i praktiken nedan:

Grundläggande flödesschema

Vissa flödesscheman används för att skapa det, t.ex. rektanglar som representerar varje steg i processen, pilar som indikerar riktningen för åtgärden och diamanter som symboliserar beslut som krävs för att gå vidare. Att göra ett sådant diagram är ganska enkelt och låter dig visualisera flera processer, t.ex. försäljning och produktion.

Värdeflödeskarta

Det liknar det grundläggande flödesschemat som beskrivits ovan och används ofta som en del av lean management-strategier. Ett värdeflöde kan förstås som alla aktiviteter som företaget genomför i sina operativa processer. Att skapa en värdeflödeskarta innebär i sin tur att jämföra det nuvarande tillståndet med det framtida tillståndet.

När du analyserar det nuvarande tillståndet, var särskilt uppmärksam på den tid det tar att utföra vissa aktiviteter. Det framtida tillståndet (det ideala tillstånd vi bör sträva efter) representerar den tid då produkten bör vara klar och nå kunden för att möta deras behov. Uppkommande avvikelser mellan det nuvarande tillståndet och det framtida tillståndet är så kallade flaskhalsar, vilket leder till slöseri med resurser och minskad produktivitet.

Swimlane

Detta är en något mer detaljerad version av det grundläggande flödesschemat. Förutom att beskriva individuella aktiviteter inom processen, avgränsar det också de uppgifter som specifika avdelningar eller anställda är ansvariga för. Tack vare det är det lättare att se sambandet mellan de parter som deltar i processen.

SIPOC

SIPOC står för Leverantör, Ingångar, Processer, Utgångar, Kunder. Det drar uppmärksamhet till de utvalda intressenter som är involverade i företagets processer och de aktiviteter som följer av dessa processer.

Programvara för affärsprocesskartläggning

Det finns flera BPM-verktyg på marknaden som underlättar affärshantering avsevärt. Bland de mer populära kan vi nämna Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard och många andra. Beroende på dina behov kan du leta efter den bästa programvaran för dig.

Fördelarna med affärsprocesskartläggning

Att utveckla en affärsprocesskarta kräver tid och ansträngning. Men det är en investering vars resultat du kommer att se i ditt företags framsteg. Vad är fördelarna med att använda affärsprocesskartläggning?

Att se på ditt företag ur ett bredare perspektiv

Att illustrera individuella processer gör att du kan se på dem objektivt, vilket hjälper dig att fatta strategiska beslut och förbättra processerna.

Problemlösning

Att identifiera flaskhalsar som minskar processens effektivitet är det första steget för att ta bort eller minska deras negativa påverkan.

Effektiv riskhantering

Att analysera dina affärsprocesser hjälper dig att upptäcka oegentligheter innan stora ekonomiska förluster och juridiska överträdelser inträffar.

Definiera teamroller och ansvar

Med affärsprocesskartläggning är det lättare att tilldela ansvar till individer, vilket också är viktigt för att hålla processerna igång smidigt.

Utveckla och tillämpa bästa praxis

Den aktuella tekniken är en bra möjlighet att lära sig av sina egna misstag, att ständigt förbättra och att definiera ett beteendemönster som kommer att bidra till företagets framgång.

Nackdelarna med affärsprocesskartläggning

Ofullständig data

Information om arbetsframsteg kommer vanligtvis från dem som känner processen bäst – de anställda. Men deras åsikter är fortfarande subjektiva och kommer inte att adekvat avbilda den verkliga situationen eller kan baseras på deras attityder (missnöje, frustration etc.).

Det kräver mycket precision

Inga standarder för datainsamlingsmekanismer gör att de erhållna resultaten blir mindre tillförlitliga. Att upprätta en karta som noggrant representerar det faktiska tillståndet i företaget kräver tålamod och disciplin. Dessutom kan att fördjupa sig i vissa komponenter av processen verka överdrivet komplicerat, vilket leder till överinterpretation och förvirring.

Affärsprocesskartläggning inom e-handel

Affärsprocesskartläggning kan användas inom flera branscher. Nedan visar vi dess tillämpning inom e-handel med hjälp av det grundläggande flödesschemat och SIPOC.

Definiera syftet med att skapa kartan

Det kan relatera till en process som är ineffektiv på något sätt.

Framhäva viktiga steg

Bestäm början och slutet av en given process, t.ex. Söka efter produkter i e-butiken (början av försäljningsprocessen) och Skicka beställningen till kunden (slutet av försäljningsprocessen). Sedan, framhäv den återstående sekvensen av aktiviteter som är nödvändiga för att slutföra flödet. Representera dem med hjälp av en av de tidigare nämnda typerna av affärsprocesskartor.

Rådgör med andra

Presentera det förberedda diagrammet för ditt team och diskutera de punkter som behöver förbättras.

Införa förändringar

Identifiera de områden som behöver optimeras. Du kan använda lean management-strategier för att göra det. När du ser på de upprättade kartorna, låt oss tänka på vilka steg i processen flaskhalsar kan uppstå. Dessa kan inkludera:

• Förseningar i databehandling vid beställningar.
• Förseningar i att slutföra betalningar.
• Vid datainmatning och slutförande av beställningar (som utförs av anställda) finns det en risk för misstag och förseningar.
• Att inte anpassa plattformen till mobila enheter – de flesta människor använder sina telefoner för att handla. Om din webbplats inte fungerar korrekt, kommer potentiella kunder att ge upp dina tjänster.
• En komplicerad beställningsprocess – ju färre undersidor eller klick som krävs för att göra ett köp, desto bättre.
• Inte många betalnings- och leveransmetoder – det är värt att vara flexibel och erbjuda olika alternativ för att göra ett köp, t.ex. delbetalning eller uppskjuten betalning, leverans till en angiven adress, paketautomater, upphämtningspunkter och utomlands.
• Dålig kundkommunikation – glöm inte bort din kund efter att försäljningen är över. Människor som redan har en (positiv) erfarenhet av en butik är mer benägna att köpa igen, men det är värt att påminna dem om din närvaro. Du kan skicka dem automatiskt genererade e-postmeddelanden med uppdateringar, kampanjer, samt be dem att betygsätta kvaliteten på kundservicen och nöjdheten med transaktionen.

Sammanfattning

Att använda affärsprocesskartläggning kan vara ett viktigt element i att förbättra hanteringen av specifika projekt, inte bara inom e-handelsbranschen, utan också inom de flesta andra affärssektorer. Att illustrera det interna såväl som det externa förloppet av vissa aktiviteter kan visa sig vara extremt nödvändigt. Särskilt värt att se på är tidpunkten och kvaliteten på processerna, möjliga risker, medarbetarengagemang och externa parter.

Läs också: Morfologisk analys som en kreativ problemlösningsmetod.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.