Projektledningsverktyg

Projektledningsverktyg blir allt mer nödvändiga.  Oavsett typ kräver ett projekt alltid mycket arbete. Självklart, om du vill att det ska göras bra och ge specifika fördelar. Hur hanterar man det stora antalet uppgifter och processer? Hur ska man hantera detta? Svaret är rätt projektledningsverktyg. Här är 3 anledningar till varför användning av sådana verktyg förbättrar effektiviteten i varje projekt och produktiviteten hos de involverade.

3 anledningar till varför man ska använda projektledningsverktyg

1. Enkel planering

Komplexiteten i projekt varierar. Vissa av dem är enkla, andra komplicerade. Oavsett vad, är det första steget i varje projekt (eller bör vara) korrekt planering. Det sparar tid och ger en bred översikt. Så, du började planera och ser hela planen, nu är det dags att bryta ner den i uppgifter och prioritera dem. Om du fram till det ögonblicket inte har använt ett projektledningsverktyg, bör det komma in i bilden nu.

Rätt projektledningsverktyg är verkligen hjälpsamma när du behöver etablera en hierarki av uppgifter som du behöver utföra för att nå målet. Det vill säga, för att slutföra ett projekt. Men uppgifter är inte lika. Vissa av dem är viktigare än andra. Ett bra projektledningsverktyg ger möjlighet att skapa en hierarki och sekvens av uppgifter, samt visa vilka av dem som beror på varandra. Detta sparar mycket tid för en ledare som tilldelar uppgifter, såväl som för hela teamet. Varje projektmedlem vet vad de ska göra nu, vad de ska göra härnäst, och vad tidsfristen är för varje steg.

2. Uppgiftshantering

Varje projekt är, ja, en process. Oavsett om du arbetar ensam eller med ett team, finns det ett mål – att avsluta loppet så snabbt och så bra som möjligt. Och att avsluta loppet är omöjligt om du glömmer att ta steg. Varje uppgift är ett litet steg som leder till slutet av ett lopp. Ett projektledningsverktyg är avgörande för att nå målet.

Tack vare detta kan du tilldela alla viktiga uppgifter till rätt personer och följa deras framsteg. Det gör projektledning mycket enklare, eftersom du har tillgång till viktig data och kan kontrollera vem som är ansvarig för vilken uppgift. Allt detta gör teamwork mer effektivt eftersom varje teammedlem vet exakt vad de ska göra. Och även om de inte vet, vet de vem de ska fråga. Det är viktigare än vad vissa tror. Enligt en undersökning från Harvard Business Review är brist på arbetstid för samarbete en av de största hindren för framgångsrikt samarbete i en organisation. Hur undviker man det? Tja, att använda ett projektledningsverktyg som låter dig regelbundet checka in med ditt team är nyckeln.

3. Projektspårning i projektledningsverktyg

Okej, du har en plan och du har tilldelat specifika uppgifter. Projektet går i rätt riktning. Fantastiskt! Är det dags att bryta fram champagnen? Inte så snabbt, min vän.

Projektspårning är en tredje viktig anledning till varför du bör använda ett projektledningsverktyg. Det hjälper till att samla information inte bara om själva processen utan också om teammedlemmarna. Människor har olika färdigheter och styrkor, vissa av dem är dolda. Rätt projektspårning kan avslöja dem!

Spårning ger också insikt i varje steg och gör det möjligt att uppskatta tiden för varje uppgift. Det är avgörande för nuvarande och framtida projekt, eftersom det ger möjligheter att förutsäga hur mycket tid de kommande projekten kan ta. För att göra en lång historia kort, tack vare detta kan du generera framtida resultat snabbare och bättre.

Enkel planering, uppgiftshantering och projektspårning är de tre huvudorsakerna till varför du bör använda ett projektledningsverktyg. Självklart kräver valet av det perfekta projektledningsverktyget för dig övervägande av fler frågor. Det beror på typen av projekt, dina behov, de tjänster du vill använda och, sist men inte minst, prissättningen.

Firmbee låter dig inte bara hantera dina projekt och uppgifter, utan också kontrollera ekonomin, fakturera, hantera kundrelationer och hitta en perfekt anställd match.

Kanske har du just hittat det perfekta projektledningsverktyget?