Multitasking vs enkel uppgiftshantering. Vilken metod är bättre för din produktivitet?

Vilken metod säkerställer bättre effektivitet och produktivitet? Förmågan att prioritera, organisera sitt eget arbete eller planera strategiskt är ofta önskad av arbetsgivare. När antalet ansvar ökar och övervakaren förväntar sig snabba resultat, är det värt att överväga om du kommer att uppnå bättre resultat genom att utföra flera uppgifter samtidigt eller genom att fokusera på en sak i taget. Låt oss ta reda på det!

Multitasking vs enkel uppgift – innehållsförteckning:

1. Vad är multitasking?
2. Enkel uppgift: ett alternativ till multitasking
3. Hur gör man enkel uppgift?
4. Multitasking vs enkel uppgift
5. Sammanfattning

Vad är multitasking?

Multitasking kan förstås på två sätt. För det första är det kopplat till delbarhet av uppmärksamhet, vilket gör att en person kan utföra flera uppgifter samtidigt, som att svara på ett e-postmeddelande från en kund medan man deltar i ett teammöte och pratar med kollegor. Multitasking kan också likställas med förmågan att snabbt växla mellan individuella uppgifter.

Är multitasking effektivt? Enligt studien, vars resultat presenterades i publikationen “Supertaskers: Profiler i extraordinär multitaskingförmåga,” lyckades endast 2,5% av deltagarna utföra flera uppgifter samtidigt. Resten visade betydande nedgångar i prestation.

Cynthia Kubu, en neuropsykolog, bekräftar att den mänskliga hjärnan är kapabel att fokusera på att utföra endast en uppgift i taget: “När vi tror att vi multitaskar, gör vi oftast inte verkligen två saker samtidigt. Istället gör vi individuella handlingar i snabb följd, eller växlar mellan uppgifter.”

En annan studie, denna gång av forskare från Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) i Paris, visar hur multitasking påverkar den prefrontala cortex. När man utför en enda uppgift arbetar båda sidor av den prefrontala cortex tillsammans. När flera uppgifter utförs samtidigt börjar hjärnans sidor att arbeta oberoende, vilket leder till minnesproblem, vilket resulterar i lägre prestation och ett ökat antal fel.

Om det är ineffektivt att utföra flera uppgifter samtidigt, hur är det möjligt att en person kan, till exempel, äta middag, scrolla sociala medier och lyssna på radio samtidigt? Svaret ligger i engagemangsnivån hos den prefrontala cortex – aktiviteter som vi utför automatiskt (som att gå) belastar den mindre än, till exempel, att köra bil.

Enkel uppgift: ett alternativ till multitasking

Vad ska man göra istället för multitasking? Tja, enkel uppgift kan vara ett alternativ till multitasking. Det innebär att fokusera på endast en uppgift i taget. Denna metod har en positiv inverkan inte bara på produktiviteten, utan också på den mänskliga kroppen. Så vad är fördelarna med enkel uppgift?

• Högre effektivitet – att lägga energi på att slutföra en uppgift säkerställer att den görs noggrant, så risken för att göra misstag minskas.
• Bättre koncentration – förmågan att fokusera på en specifik uppgift gör att du kan uppnå bättre resultat. Detta gäller inte bara professionella plikter, utan också relationer. Till exempel, koncentration, eller “att vara här och nu” när man träffar vänner låter dig njuta mer av stunden.
• Färre distraktioner – att fokusera på en uppgift gör den till en prioritet, och externa distraktioner elimineras automatiskt.
• Större kontroll – “växling” mellan uppgifter gör att en person blir distraherad från arbetet, vilket gör det svårare för dem att senare mäta effekterna av sina ansträngningar, eller den tid de spenderade på en uppgift.
• Minskade stressnivåer – enkel uppgift ökar sannolikheten för att faktiskt slutföra en given uppgift. Det ökar också tillfredsställelsen och minskar stressnivåerna eftersom medarbetaren inte längre behöver tänka på när och hur man ska avsluta den.

Hur gör man enkel uppgift?

Prioritera

Innan du börjar arbeta, bestäm vilka uppgifter som ligger högst på din prioriteringslista. Använd Eisenhower-matrisen som hjälper dig att avgöra vilka frågor som är brådskande och behöver omedelbar uppmärksamhet, och vilka som kan hanteras senare. När du har satt prioriteten för uppgifterna, skapa din egen att-göra-lista. Detta är en av funktionerna som Firmbee erbjuder. Detta system gör att du inte bara kan skriva ner dina ansvar, utan också prioritera dem, ge dem statusar och deadlines.

Lär dig att hantera din tid

Det finns olika tekniker som hjälper dig att bättre hantera din tid genom att bryta ner stora uppgifter i mindre som kan slutföras med fullt fokus under en kort tidsperiod. Ett exempel är Pomodoro-tekniken, som bygger på att arbeta i cykliska tidsblock. Den vanligaste indelningen är att göra en uppgift i 25 minuter, och sedan ta en 5-minuters paus. Efter fyra block rekommenderas det att ta en längre paus.

Att blockera distraktioner hjälper också att fokusera bättre. För detta ändamål är det en bra idé att stänga av alla aviseringar och lämna webbplatser som distraherar dig från ditt arbete. Naturligtvis kan vissa kollegor förvänta sig ett omedelbart svar på sitt meddelande. Du bör då informera andra i förväg att du behöver fokusera på den aktuella uppgiften och be dem att inte störa dig medan du gör det. Sådana situationer lär dig också hur man sätter sunda gränser. Ledare kan också överväga att införa eller åtminstone vidareutbilda medarbetare om ämnet asynkron kommunikation.

Använd projektledningssystemet

Projektledningsprogramvara har många funktioner som kan användas för att organisera ditt arbete. Först och främst, med hjälp av Kanban-tavlor, kan ett team arbeta tillsammans för att definiera uppgifter, sätta deras prioriteringar och statusar, tilldela anställda ansvariga för att slutföra dem, eller sätta deadlines. En person med tilldelade uppgifter kan skriva ner dem på sin egen att-göra-lista, sedan individuellt och successivt slutföra dem, och markera dem som slutförda.

Öva aktivt lyssnande

Aktivt lyssnande hjälper dig att fokusera på den andra personen och komma ihåg så mycket som möjligt från mötet. Tack vare denna praktik visar du inte bara respekt för den andra personen, utan du kan också bättre förstå de diskuterade frågorna, samt undvika misstag och missförstånd. Så det är en bra idé att lägga undan distraherande enheter (telefon, laptop, etc.) när du deltar i ett möte, och helst lämna dem i ett annat rum. Under online-diskussioner är det också en bra idé att stänga av alla onödiga flikar i din webbläsare.

Multitasking vs enkel uppgift

Det är inte svårt att märka att multitasking och enkel uppgift är helt olika metoder för att utföra uppgifter. I tabellen nedan presenterar vi de grundläggande skillnaderna.

Multitasking	Enkel uppgift
Arbeta med flera uppgifter samtidigt, eller förmågan att snabbt “växla” mellan dem	Arbeta med endast en uppgift i taget
En bred arbetsomfattning	En smal arbetsomfattning, fokus på en uppgift endast
Möjligheten att göra fler misstag på grund av lägre koncentration	Lägre risk för att göra misstag
En stor mängd misstag innebär sämre resultat och lägre effektivitet och produktivitet	En liten mängd misstag innebär bättre resultat och högre effektivitet och produktivitet
Det är svårare att spåra framsteg	Det är lättare att spåra framstegen för den aktuella uppgiften
Det är svårare att prioritera uppgifter	Förmågan att prioritera uppgifter är avgörande, de viktigaste plikterna görs först
Snabbare framsteg över flera projekt	Slöare framsteg över flera projekt på grund av fokus på enskilda uppgifter
Slöare utförande av specifika uppgifter på grund av frekvent “växling” mellan dem	Snabbare slutförande av en viss uppgift – all uppmärksamhet och energi ägnas åt den

Sammanfattning

Idag är multitasking en önskvärd färdighet hos arbetsgivare, mestadels eftersom det är kopplat till större produktivitet och effektivitet. Som studier visar, är förhållandet ganska motsatt. Genom att ständigt växla mellan uppgifter, vara oförmögen att prioritera och organisera sitt arbete, och vara ofta distraherad, kan en anställds effektivitet minskas avsevärt, och det finns en större risk för att göra misstag, vilket återigen kräver tid och energi för att rätta till.

Naturligtvis kan multitasking i vissa situationer och för vissa människor vara en idealisk lösning. Men det är värt att komma ihåg att endast en liten procentandel av befolkningen har rätt förmåga för det.

Det är också avgörande att förändra attityden till enkel uppgift och avvisa åsikten att det är en underlägsen metod. I många publikationer, artiklar och bloggar kan du läsa om dess positiva effekter på arbete, såväl som på hälsa. Så det kan vara ett idealiskt alternativ för människor som inte vill känna så mycket press och stress, och istället vill känna sig nöjda med slutförandet av specifika uppgifter.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bina-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.