Hybridarbete – hur man framgångsrikt leder ett team? | #31 Komma igång med projektledning

Oavsett hur vi ser på hybridarbete, står vi ofta inför en utmaning – hur man hanterar ett team när vissa personer är på kontoret och andra arbetar på distans, och deras förhållanden ständigt förändras.

Hybridarbete – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Kommunikation i ett hybridteam
3. Effektiv informationsutbyte
4. Teknisk support för teamets arbete
5. Upprätthålla relationer
6. Sammanfattning

Introduktion

Att leda ett projektteam som arbetar i hybridläge är svårare jämfört med att arbeta uteslutande på distans eller på plats. Hur ska man övervaka när vissa teammedlemmar arbetar på kontoret och andra på distans?

Projektledaren står inför flera nyckelutmaningar. Dessa inkluderar:

• definiera kommunikationsreglerna i teamet
• säkerställa ett smidigt informationsutbyte
• teknologisk support för personer utanför kontoret
• upprätthålla relationer.

Kommunikation i ett hybridteam

För att arbeta effektivt i en hybridmodell behöver du definiera kommunikationsreglerna. När det inte räcker med att fråga personen som arbetar vid det angränsande skrivbordet om hans eller hennes åsikt om ditt arbete, är det värt att göra arrangemang för att använda olika verktyg för specifika ändamål. Till exempel kan du skicka en kort fråga via chatt, använda e-post för mer omfattande frågor och ha en videokonferens för att diskutera komplexa ämnen som kräver involvering av flera personer.

Med ett nytt team är det också en bra idé att se till att alla vet:

• Vad är ansvarsområdena för varje person,
• Hur man kontaktar andra teammedlemmar, och
• Vad är förväntningarna på kommunikationsfrekvensen?

För detta kan du använda statusar i ett företags chattforum eller skapa en kontaktbräda i ett projektledningsverktyg. Det är också värt att kort diskutera kommunikationens ämne under ett av projektmötena.

Effektiv informationsutbyte

När kommunikationsreglerna har definierats är det dags att tänka på innehållet. Det är en bra idé att se till att information delas och att alla i teamet har tillgång till resurser för att utföra sitt arbete.

Med dedikerad programvara, såsom Firmbee, kan du enkelt lösa följande frågor:

• uppdrag av uppgifter,
• informationsutbyte om projektets aktuella status,
• fastställande av datum för projektmöten, eller
• delning av projektövervakningsresultat.

Projektledaren bör säkerställa att information är tillgänglig för alla, oavsett var de arbetar. Detta gäller särskilt för dem som arbetar med delade filer, som, när de arbetar på plats, kan ha lagrats på servrar som förhindrar distansanvändning. Du kan behöva tänka på molnlösningar, eller på annat sätt schemalägga de uppgifter du utför.

Teknisk support för teamets arbete

En nyckelaspekt av framgångsrik drift i hybridmodellen är att ställa in de tekniska förutsättningarna för oavbruten drift. Grunderna är:

• hög hastighet på internet
• dator eller laptop och
• programvara som behövs för att utföra sitt jobb.

Projektledaren bör säkerställa att alla anställda som arbetar på distans har rätt verktyg, utrustning och tillgång till företagets nätverk.

Upprätthålla relationer

Att upprätthålla relationer inom teamet försummas ofta, men är lika viktigt som teknisk support och kommunikation som direkt relaterar till projektets genomförande. Men i hybridmodellen har anställda som är närvarande på kontoret inte tid att bygga interpersonella kontakter.

När det mesta av arbetet är på distans, schemalägger varje projektmedlem möten individuellt när de besöker företagets huvudkontor. Ibland visar det sig att de under hela dagen träffar alla kollegor och externa experter som är involverade i uppgifterna. Som ett resultat finns det inte tillräckligt med tid för att träffa teamet, som i teorin arbetar tillsammans på företagets huvudkontor.

Därför är riskerna kopplade till hybridarbete:

• uppdelning av team,
• minskad känsla av teamägande av projektet och
• brist på känslomässigt engagemang för företaget.

Det är inte bara de som arbetar på distans som kan känna sig isolerade från resten av teamet. Därför är det så viktigt att ta hand om en god atmosfär när man arbetar tillsammans. En bot mot “hybridsjukdomarna” kan involvera regelbundna gruppmöten i projektet kompletterat med individuella samtal med anställda.

Sammanfattning

Att leda ett projektteam som arbetar i hybridläge kräver att projektledaren definierar kommunikationsregler och säkerställer ett smidigt informationsutbyte. Det är också avgörande att upprätthålla teamband, vilket ger tid och utrymme för möten både i den digitala miljön och på kontoret.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.