Vikten av projektavslut | #22 Komma igång med projektledning

Den formella avslutningen av projektet kan verka av liten betydelse. Med alla uppgifter slutförda och projektets mål uppnått, vad sägs om ett kort möte i en vänlig atmosfär och ömsesidiga gratulationer? För detta också är det värt att planera ett lämpligt långt möte med teamet och intressenterna. Tänk dock på att projektavslutning är den avgörande stunden, inte bara på grund av integrationen av de involverade i projektet.

Projektavslutning – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Vad sägs om att helt hoppa över avslutningen?
3. Hur man avslutar ett projekt på ett bra sätt
4. Lista över uppgifter vid projektavslutning
5. Sammanfattning

Introduktion

Projektledning kan presenteras som fem grupper av processer inklusive:

• Initiering – definiera dess omfattning och betydelse,
• Planering – fastställa projektets omfattning och specifika mål som ska uppnås,
• Genomförande – genomförandet av det planerade arbetet,
• Övervakning och kontroll – kontrollera löpande om arbetet går enligt plan,
• Avslutning – den formella slutförandet av projektet.

Idag kommer vi att fokusera på den sista gruppen av processer, nämligen projektavslutning. Detta är en liten grupp av uppgifter. Men den har stor påverkan på uppfattningen av hela projektet, liknande projekt som genomförts inom samma portfölj eller portfölj, samt framtida projekt som genomförs för samma kund. Vi kommer att föreslå vad man ska uppmärksamma för att framgångsrikt avsluta projektet, fullfölja kontraktet och dra de mest intressanta lärdomarna för framtiden.

Vad sägs om att inte göra projektavslutning alls?

Att ge upp uppgiften med projektavslutning verkar frestande. Efter att ha uppnått målet verkar en smidigare övergång till initieringen av nästa projekt bättre. Att tillämpa den kunskap och de färdigheter som erhållits från de senaste uppgifterna verkar nu enkelt och intuitivt. Men att hoppa över den formella projektavslutningen medför också vissa risker. Här är varför.

Försämring av bilden

Försämring av teamets och projektledarens bild är den första och akut kända konsekvensen av att försummas projektavslutningsprocesserna. Ett ofullbordat arbete eller ett ofullbordat projekt som listas i företagets system ser inte bra ut. Mer viktigt är att det sänker trovärdigheten hos entreprenörerna, även om kunden är nöjd med projektets resultat. Detta kan orsaka oenigheter angående framtida projekt eller mindre fördelaktiga samarbetsvillkor.

Duplicering av arbete

Bristen på korrekt dokumentation av det slutförda projektmålet innebär att andra medlemmar i organisationen inte kommer att få veta om det. Med andra ord, de kommer inte att känna till de lösningar som utvecklats i vårt projekt. Och de kan börja genomföra ett mycket liknande projekt någon gång framöver, istället för att bygga vidare på vad de redan har.

Missade möjligheter

Projektledarens uppgifter som utförs i projektavslutningsfasen inkluderar att skapa dokumentation som beskriver de förväntade fördelarna med projektet. Dessa kan inkludera kommersiella tillämpningar såväl som interna eller kundimplementeringar.

Utan att slutföra denna formalitet kan även ett mycket framgångsrikt projektresultat bli “föräldralöst” (det föräldralösa produkten). Detta kan hända om det inte kommuniceras korrekt till de specialister som är involverade i kundkontakt, försäljning och marknadsföring. Som ett resultat kommer det helt enkelt inte att dyka upp på marknaden trots alla chanser till framgång.

Formella risker

Slutförandet av ett projekt som genomförts för en kund innebär slutförandet av kontraktet, under vilket alla nödvändiga dokument måste förberedas och undertecknas i tid. Därför medför ofullbordade processer en verklig risk för formella brister som är kostsamma för företaget.

Det är av dessa skäl som det är klokt att använda den sista fasen av projektet för att avsluta alla saker. Så att du kan skryta om de aktiviteter som har knäppts upp till den sista knappen.

Hur man avslutar ett projekt på ett bra sätt

En bra projektavslutning bör inkludera tre områden:

• Teknisk avslutning av projektet – för att säkerställa att projektets mål har uppnåtts och alla uppgifter har slutförts,
• Lärande – för att göra en sammanställning av vad som gjordes bra och reflektera över vad som gick fel, både i utförda uppgifter och projektledning,
• Samarbete och motivation – för att erkänna varje teammedlems bidrag till det utförda arbetet och fira projektets framgång.

Lista över uppgifter vid projektavslutning

För att börja fira framgång så smidigt som möjligt är det bäst att skapa en lista över slutuppgifter och planera dess genomförande enligt den valda metodologin. Även om varje projekt har sina specifika egenskaper, bör följande uppgifter finnas på listan:

1. Säkerställ att projektresultatet uppfyller de strategiskt viktigaste, och helst alla, kriterier som anges i projektets dokument.
2. Kontrollera om projektresultatet uttömmer genomförandets omfattning.
3. Förbered projektets dokumentation och gör den tillgänglig för alla intressenter.
4. Verifiera om alla användare av projektresultatet kan tillämpa det och har tillgång till dokumentationen.
5. Granska kontrakt med kunder och teammedlemmar för att se att alla krav är uppfyllda.
6. Säkerställ att du har dokumentation av godkännande av alla resultat av kunden eller andra behöriga intressenter.
7. Håll ett möte eller möten för att slutföra kontrakten.
8. Förbered ett dokument med feedback för framtiden om projektledning.
9. Tillsammans med teamet, förbered ett dokument om samarbetsreglerna i teamet och de problem som ska lösas innan nästa projekt påbörjas.
10. Arkivera alla projektmaterial.
11. Håll ett möte för att avsluta projektet.

Varje uppgift på ovanstående lista behöver förfinas enligt kraven från vårt projekt och intressenter. Men för att framgångsrikt gå igenom stegen för att avsluta projektet är det bra att hålla sig till den allmänna listan och justera den med varje projekt.

Sammanfattning

Ett slutfört projekt kräver en formell avslutning, men också lärdomar och tid att fira framgång med teamet. Att säkerställa att målet såväl som målen har uppfyllts och att kunden är nöjd med resultaten är de viktigaste stegen en projektledare måste ta. Men det är inte värt att försummas att förbereda tillgänglig dokumentation och göra den tillgänglig för rätt personer. Det är den senare som kan avgöra vårt projekts framtida öde – även om allt verkar klart nu.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.