Vad är en projektplan och vad är den till för? | #18 Komma igång med projektledning

När projektet har fått godkännande från intressenterna är det dags att förbereda schemat. Innan projektteamet ens träffas för första gången, förbereder projektledaren strukturen för projektet.

Projektplan – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Hur skapar man en projektplan?
3. Hur skiljer sig projektplanen från projektplanen?
4. Exempel på en projektplan
5. Sammanfattning

Introduktion

En projektplan är ett allmänt dokument som gör att du kan ha en översikt över individuella uppgifter avsedda för pågående utförande. Dessa finns i en detaljerad backlogg eller presenteras på en kanban-tavla. Schemat inkluderar milstolpar, uppgifter och viktiga händelser samt en känsla för var projektet står på vägen mot att uppnå målet.

Oftast är en plan en visualisering av hur projektets mål beror på varandra och i vilken ordning man ska gå vidare. Projektplanen visar också tidsramen med fastställda datum.

Hur skapar man en projektplan?

När man skapar ett schema är det bäst att ta ett bottom-up tillvägagångssätt. Dela upp det övergripande projektet i större problemblock eller områden. Dessa kan vara områden så allmänna som teambyggande, UX-design, programmeringsarbete eller marknadsföring. Projektplanen är lättast att förbereda med hjälp av dedikerad programvara. Det gör det möjligt:

• enkel tillägg och gruppering av händelser, samt att göra ändringar – till exempel kan det vara så att vi delar upp uppgifter som UX-design i separata grupper för visuell design och textförberedelse. Med programvaran kan vi göra detta med några klick, istället för att omorganisera en textfil eller kalkylblad,
• visualisering av varaktigheten för varje uppgift – så att vi enkelt kan schemalägga uppgifter med hänsyn till tillgången på personer och resurser som behövs för att slutföra dem,
• ange beroenden mellan uppgifter – att ställa in varningar om beroenden är en mycket användbar funktion som finns i vissa program, tack vare den är vi säkra på att ingen kommer att ta på sig att avsluta arbetet i en byggnad där installationen ännu inte har lagts.

Detta kommer att göra schemat läsbart för alla berörda. uppdatera och komplettera det.

Schemat representeras oftast av följande vyer:

• en skalbar kalender – med markerade uppgifter att slutföra; med hjälp av kalendern är det lättare än i andra vyer att gå in i planeringen, som att tilldela arbete till specifika personer och schemalägga möten,

• ett Gantt-schema eller liknande visualisering av uppgifter på en tidslinje – en allmän vy som visar hela projektets varaktighet är dess schema, medan en utvidgad version används för att skapa och detaljera projektplanen,
• kartor över epics, även kända som aggregatuppgifter – det vill säga en visualisering som visar, bland annat, vilken procentandel av uppgifterna som är relaterade till ett specifikt område av projektgenomförandet, till exempel kan “testning” epic inkludera uppgifter relaterade till intern testning av en mjukvaruprototyp, samt slutlig testning på kundens plats.

Hur skiljer sig projektplanen från projektplanen?

En plan skiljer sig från en projektplan främst i sitt syfte och detaljnivå. En plan är ett skelett av ett projekt som främst skildrar dess nyckelområden och milstolpar. Dess syfte är att skissa en tydlig och förenklad bild av hela projektet. En projektplan skapas dock för att dissekera genomförandet av varje uppgift, ner till de minsta detaljerna värda att skriva ner.

Planen svarar på frågan om vad vi genomför. Där hittar vi allmänna riktlinjer för varaktigheten av de olika faserna av projektet och märkning av nyckelmoments. Projektplanen, å sin sida, tjänar till att beskriva hur man utför varje uppgift.

Från en bra plan är det lätt att läsa vägen som leder till realiseringen av projektmålet, eftersom den endast visar milstolpar som presenterar de mest allmänna och viktiga momenten av genomförandet. Men tack vare projektledningsprogramvara har gränsen mellan plan och projektplan blivit ganska flytande. Detta beror på att mångfalden av sätt att visualisera data gör det möjligt att sömlöst växla mellan detaljerade vyer av individuella uppgifter och den mest allmänna bilden av schemat för hela projektet.

Exempel på en projektplan

Låt oss föreställa oss att vi vill genomföra ett projekt för att presentera ett äventyrsspel som äger rum i virtuell verklighet på en internationell mässa.

För att skapa ett schema behöver vi markera nyckeldatum – projektets start, sista datum för utställaransökningar till mässan, samt datum för mässan och projektets slut. Nästa steg är att definiera mål och ange dem i det valda programmet som sammanfattande uppgifter, epics eller eventuellt taggar. I vårt exempel kommer dessa att inkludera:

• Förberedelse av spelet – epiken kommer att inkludera uppgifter som förberedelse av en stabil testversion av spelet som kan göras tillgänglig för allmänheten, testning, installation på den hårdvara som kommer att göras tillgänglig på mässan
• Monterförberedelse – förberedelse av utrustning, marknadsföringsmaterial, tävlingar för besökare, inköp och säkerställande av utrustning
• Planering av resan – bokning av hotell, köp av biljetter till evenemang, tillhandahållande av transport
• Analys av framgången med presentationen vid återkomsten – om spelet lyckades attrahera det antagna antalet kunder, om det lyckades etablera affärskontakter och partnerskap, samt passa inom den budget som avsatts för marknadsföring

Varje av epics kan ha en handledare – utsedd att ta ansvar för hela genomförandet. I många projekt är dock denna person projektledaren, medan teammedlemmar endast tar ansvar för individuella uppgifter.

Nästa steg handlar om att markera milstolpar. Slutförandet av varje milstolpe kommer sannolikt att bestå av uppgifter som tillhör flera epics. Om den första milstolpen är godkännandet av presentationen för mässan av evenemangsarrangörerna, kommer den att inkludera uppgifter som tillhör grupperna “nätverkande”, “spelförberedelse” och “presentationsförberedelse”, bland andra.

Schemat för varje projekt utvecklas individuellt. Även om du kan använda en färdig mall, kommer det fortfarande troligen att kräva betydande modifieringar. Den största förbättringen kommer att vara att använda ditt schema som skapades tidigare för ett liknande projekt.

Sammanfattning

En väl förberedd plan i början av projektet underlättar arbetet avsevärt. Den tjänar inte bara projektledaren, som tack vare den får insikt i handlingsstrategin, utan också projektteamet, som enkelt kan se i vilket skede det utförda arbetet är och vad det syftar till. Planen är också ett värdefullt verktyg som stöder transparens i genomförandet eftersom den gör det möjligt för intressenter att se projektets struktur och självständigt jämföra statusen för genomförandet med de uppsatta projektmålen.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.