Vad är projektvisionen för? | #14 Komma igång med projektledning

Visionen för ett projekt definierar projektets mest allmänna antaganden. Det är svaret inte bara på frågan om vad vi vill göra utan, viktigare, varför vi vill genomföra det.

Projektvision – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Tydlig vision
3. Hur formulerar man projektvisionen?
4. Organisationsvision vs. projektvision
5. Sammanfattning

Introduktion

En vision är inte bara en fantasi-påverkande beskrivning av det framtida tillstånd som kommer att uppnås som ett resultat av ett projekt: “Vi kommer att gå in på den amerikanska marknaden med vår nya produkt,” eller “Vi kommer att ge stor underhållning för hundra personer vid ett företagsevenemang.” En projektvision är också ett kraftfullt motivationsverktyg. Detta beror på att den ger mening åt hela strävan och är en representation av vad vi vill uppnå.

Genom exemplet med ett företagsevenemang – en person som frågar om villkoren, tidpunkten och priset för att hyra en lokal på den femte eller tionde platsen kan göra det med övertygelse just för att det åtföljs av en konkret vision. En bild av vad alla dessa ansträngningar tjänar.

Visionen måste vara kortfattad, realistisk och attraktiv. Tydlig nog för att lätt kunna bekanta sig med den och komma ihåg den väl, För huruvida visionen är övertygande beror inte bara på projektteamets engagemang för den utan också på att övertyga intressenter om att projektet är värt att påbörja överhuvudtaget.

Tydlig vision

Visionen skapas under projektets initieringsfas så att alla intressenter vet vad hela projektet handlar om. Därför, även innan några planerings- och projektgenomförandeaktiviteter påbörjas, är en mycket viktig uppgift att klargöra visionen. Den består av följande steg:

• Diskutera formen på visionen – ta hänsyn till intressenternas behov, samt se motstridiga eller ömsesidigt uteslutande förväntningar, så alla intressenter bör delta,
• Tydligt definiera visionen – fatta ett enhälligt, kanske kompromissbeslut om formen på visionen,
• Skapa ett visionsdokument som är tillgängligt för alla intressenter – så att man kan återgå till tidigare fynd och använda visionserklæringen när man motiverar teamet och berättar för intressenterna om projektet.

Dessa är stegen som gör ett projekt till en konkret och meningsfull strävan med en definierad ram. Med en vision är det redan möjligt på konceptuell nivå att avgöra om en aktivitet passar in i de övergripande projektantagandena och omfattningen.

Hur formulerar man en projektvision

Projektvisionsuttalanden, eller projektvisionsuttalanden, kan lyda som följer: “Vi kommer att lansera en app för unga människor som kommer att erbjuda rabatter på kultur i utbyte mot recensioner av platser och evenemang.” eller “Vi kommer att utforma en onboardingprocess så att nyanställda kan börja arbeta snabbt och är mindre benägna att sluta efter sin provanställning.”

Således är dessa substantiva, allmänna beskrivningar av projektet som definierar dess syfte och motiverar teamet att engagera sig i uppgifterna. De innehåller dock varken sättet att uppnå det syftet eller detaljerna om de tekniska lösningarna. Med andra ord, projektvisionen hänvisar till projektteamets dagliga aktiviteter, men den bestämmer inte vad uppgifter eller vilket specifikt produkt eller tjänst som kommer att resultera. Detta är varför visionen bör förbli:

• ambitiös – för att sätta ett mål som inte är tillgängligt på hand
• uppnåelig – projektvisionen är en allmän formulering, men den bör inte innehålla skrämmande, fantastiska formuleringar
• allmän – för att inkludera alla aktiviteter som faller inom projektgenomförandeområdet.

Enligt definitionen bör projektvisionen bestå av en mening. Dess formulering kan komma i en längre form, som projektets dokumentation kan inkludera. Dokumentationen innehåller en motivering för varje område av projektgenomförande, men utgångspunkten för dess skapande är alltid en nyckelsats.

Hur formulerar du motiveringarna för ditt projekt? Först bör du svara på följande frågor:

• Vad vill vi genomföra? – Vad kommer att vara det övergripande formulerade resultatet av projektet? Vad kommer genomförandet av projektet att förändra i den verklighet som det passar in i?
• För vem genomför vi vårt projekt? – Vem är dess förmånstagare? Vem kommer att vara våra kunder?
• Varför vill vi genomföra detta projekt? – vad är våra syften och värderingar?

Organisationsvision vs. projektvision

En välformulerad projektvision är tydlig och allmän nog för att förbli oförändrad under projektets livslängd. Ändringar som görs i projektet påverkar vanligtvis inte formen och relevansen av visionen.

Men, projektvisionen är kopplad till den bredare visionen för organisationen. Organisationens vision definierar dess nuvarande och framtida mål, dess uppdrag och värderingar. Således kommer projektvisionen att hänvisa till samma värderingar, målgrupp och egenskaper som särskiljer organisationens verksamhet från sina konkurrenter. Till exempel, visionen för organisationen formulerad:

“Stödja kulturen genom att skapa appar för att uppmuntra ungdomars deltagande i evenemang”.

passar in i projektets vision:

“Vi kommer att lansera en app för unga människor som kommer att erbjuda gratis konsertbiljetter i utbyte mot recensioner av platser och evenemang.”

Sammanfattning

Visionen för ett projekt är relaterad till de förväntningar vi kopplar till dess genomförande. Det är en allmän beskrivning av syftet med projektet som inspirerar och motiverar projektteamet att utföra. Framför allt måste den vara kortfattad och övertygande. Det är tack vare visionen som vi inte kommer att tappa bort meningen bakom de – ofta mödosamma – uppgifterna som leder fram till projektet.

Är du intresserad av projektledning? Följ vår serie så att du inte missar någon artikel.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bina-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.