Vad är ett projekt? | #1 Komma igång med projektledning

Vad är ett projekt? Projekt, projekt, projekt – de har permanent blivit en del av affärsledarnas vokabulär. De är kortsiktiga, komplexa aktiviteter med en förplanerad ram, fokuserade på ett specifikt resultat. Det är svårt att föreställa sig en tidsenlig uppnåelse av affärsmål och uppgiftsbaserad budgetplanering utan dem. Marknaden rör sig dock bort från modellen där vi skapar och levererar en produkt en gång. Den satsar på en långsiktig relation med användare, kontinuerlig kontakt, agil förbättring, justering och finjustering utan slut. Så har projektplanering och genomförande inte längre någon mening? Är projekt ett modeord som definierar ett föråldrat sätt att bedriva affärer? Läs vidare för att ta reda på mer.

Vad är ett projekt? – innehållsförteckning:

1. Vad är ett projekt?
2. Projektets temporära natur
3. Gymnastiska företag
4. Projektets början och slut
5. Unika resultat
6. Sammanfattning

Vad är ett projekt?

Världens största organisation för personer som är involverade i projektledning är Project Management Institute (PMI). Grundat 1969 har det nästan 3 miljoner personer som arbetar som projektledare eller studerar olika aspekter av ledarskap. Organisationens ålder betyder dock inte att den kunskap den främjar inte uppdateras och anpassas till dagens marknads krav. Affärsprojekt går bra, och PMI uppskattar att antalet projektledare förväntas öka med upp till 33% fram till 2027, vilket skapar 22 miljoner nya jobb världen över.

PMI släpper periodiskt nya och förbättrade versioner av boken med titeln Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Den senaste, sjunde versionen släpptes i augusti 2021, och till skillnad från sina föregångare skrevs den faktiskt om. Projektledning har trots allt nyligen förändrats nästan lika snabbt som den digitala arbetsmiljön.

Definitionen av ett projekt, ett centralt begrepp för PMI, har dock knappt förändrats. Ett projekt definieras som följer: “En temporär strävan att producera en unik produkt, tjänst eller resultat. Den temporära naturen av projekt indikerar början och slutet av ett projekt eller en fas av projektarbete. Projekt kan genomföras ensamma eller vara en del av ett program eller portfölj.”

Ordet “projekt” definierar då en mycket specifik och avsiktlig åtgärd, tack vare vilken en produkt eller organisation genomgår en förväntad metamorfos, vars resultat kan mätas. I följande text kommer vi att utveckla och förklara elementen i definitionen från PMBOK. Vi kommer att besvara frågorna:

• Vad betyder det att projektet är en temporär strävan?
• Vad innebär början och slutet av ett projekt?
• Hur ska man förstå unikheten av resultatet av ett projekt?

Vi kommer dock att ägna separata texter åt att diskutera de faser som ett projekt består av och vilka typer av projekt som finns.

Projektets temporära natur

Projekt har en bestämd tidsram och en engångsnatur. Därför är temporäritet en av de viktigaste egenskaperna hos ett projekt, vilket hjälper till att särskilja det från en produkt. Engångsnaturen och det unika resultatet gör att projekt kan särskiljas från processer som genomförs i ett företag. Ett projekt kan således vara:

• bygga ett enbostadshusområde
• öppna en filial av ett företag i en annan stad
• organisera ett företagsevenemang
• omdesigna en webbplats
• förbereda en ansökan om finansiering av företaget från europeiska fonder

Gymnastiska företag

I det traditionella tillvägagångssättet ansågs en detaljerad projektgenomförandeplan vara en integrerad del av projektet. Så projektteamet gick till arbete utrustat med ett detaljerat schema för uppgifter som täcker hela projektets varaktighet – från början till slut. Men i takt med att projektledningsmetoder har mognat har detta tillvägagångssätt gradvis förändrats.

I PMIs rapport med titeln “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility” har företag som tar ett nytt tillvägagångssätt och fritt använder projektledningsmetoder och principer i linje med marknadens krav kallats gymnastiska. De använder “den rätta metoden på rätt sätt vid rätt tidpunkt för att leverera det som behövs.”

Även om sådan ledning på papper ser lite mindre imponerande ut än traditionella metoder, fungerar den mycket bra i praktiken. Särskilt i hanteringen av hög-riskprojekt och hybrid- och distanslag.

Projektets början och slut

När vi rör oss bort från det kaskadbaserade tillvägagångssättet (Waterfall-metoden) och den växande populariteten av agila metoder (Agile) och deras varianter (såsom Scrum och Scrumban), har det blivit populärt att betrakta som normen att gradvis ta itu med uppgifter, deras detaljerade budget och medel för genomförande.

Oavsett vad är ett projekt annorlunda än andra strävanden eftersom det har en exakt definierad början och slut. När vi startar ett projekt har vi ett tydligt definierat mål och en vision av vad vi vill åstadkomma. Vi har också en definierad budget, ett schema för uppgifter och kriterier för slutförande.

Unika resultat

Varje projekt, förutom sin temporära natur, specifika syfte, början och slut – har ett unikt resultat. För de exempel som nämns ovan kommer resultaten att vara engångs – att bygga ett enbostadshusområde på en specifik adress, eller att hålla ett företagsevenemang på Sunrise Hotel den 29 februari 2023.

Engångsnaturen av projektet innebär att återanvändning av den kunskap och de färdigheter som förvärvats vid genomförandet av ett projekt kräver att de anpassas till nya förhållanden. Till exempel, om vi en gång lyckas få finansiering för företagets utveckling från EU, betyder det inte att vår nästa ansökan också kommer att vara framgångsrik. Varje nästa ansökan kommer att vara unik eftersom många faktorer förändras:

• prestandaparametrar
• marknadsrealiteter
• genomförda uppgifter
• tidsram
• kriterier som definierar början och slutet av projektet

Även om genomförandet av ett projekt är förknippat med en stor insats, är det värt att komma ihåg att ett projekt till och med kan vara att fräscha upp möbler i ett företags trädgård. Detta beror på att huruvida en strävan är ett projekt varken bestäms av antalet involverade personer eller av den planerade eller faktiska genomförandetiden.

Sammanfattning

Projektledning är en av de mest eftertraktade färdigheterna på arbetsmarknaden. Därför är det så viktigt att förstå vad projekt är och att ha ett flexibelt förhållningssätt till deras genomförande för affärer.

Vi har just besvarat frågan: Vad är ett projekt? Kolla in våra andra serier om Python och Javascript!

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.