Hur man definierar omfattningen av ett projekt och undviker omfattningskrypning? | #36 Komma igång med projektledning

Innan projektets livscykel ens börjar, tänker projektledaren på projektets omfattning. Han analyserar kundens krav och förväntningar, ställer dem i relation till tillgängliga resurser och konfronterar dem med tidsbegränsningar. Som ett resultat kan han definiera projektets omfattning väl. Men även en exemplariskt utförd uppgift garanterar inte att projektets omfattning kommer att växa överdrivet under genomförandet. Så hur definierar man projektets omfattning väl och undviker omfattningskrav?

Hur definierar man omfattningen av ett projekt och undviker omfattningskrav? – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Definiera projektets omfattning
3. Förstå krav
4. Arbetsnedbrytningsstruktur (WBS)
5. Prioriteringar för riskfyllda uppgifter
6. Den sista ansvariga stunden (LRM)
7. Hur undviker man omfattningskrav?
8. Sammanfattning

Introduktion

Enligt PMBOK är projektets omfattning “det arbete som måste utföras för att leverera en produkt, tjänst eller resultat med de specificerade funktionerna och egenskaperna.” För att projektets resultat ska möta intressenternas förväntningar och projektet i sig ska vara framgångsrikt, måste du definiera omfattningen så exakt som möjligt.

Definiera projektets omfattning

Projektledaren bör kontrollera i början att det planerade projektet har tydligt definierat följande områden:

• affärs- och tekniska krav från intressenter,
• arbetsfördelningsstruktur,
• prioriteringar för uppgifter med högst risk, dvs. de som är mest innovativa eller som genomförs för första gången,
• överenskommet med intressenter om en “sista ansvarig stund” (LRM, Last Responsible Moment) strategi.

Låt oss ta en titt på vilka frågor en projektledare bör besvara när han definierar var och en av dem.

Förstå kraven

Projektledaren bör svara på följande frågor genom att för en stund spela rollen som en intressent:

1. Vilka är de finansiella och icke-finansiella fördelarna med detta projekt? – Finansiella fördelar kan hänvisa till försäljning av den produkt eller tjänst som skapats i projektet. Men fördelen kan också vara förbättringen av företagets image, effektiviteten i onboarding, eller implementeringen av ny programvara för att underlätta projektledning, såsom Firmbee.
2. Vem kommer att påverkas av genomförandet av projektet? – Genomförandet av projektet innebär förändringar både inom och utanför organisationen. Därför är det värt att ställa mer specifika frågor:

a. Kommer genomförandet av projektuppgifterna att kräva omorganisation inom företaget, förändring av anställdas ansvar, anställning av nya personer eller samarbete med frilansare?

b. Kommer resultaten av projektet att vara synliga i det offentliga rummet och påverka det lokala samhället?

c. Vem kommer att dra nytta av dess genomförande?

3. Vilka behov ska projektresultaten möta?
4. Vilka tekniska specifikationer ska projektresultaten ha?

Arbetsnedbrytningsstruktur (WBS)

Att skapa en struktur för arbetsfördelningen i ett projekt innebär att besvara hierarkiskt ordnade frågor:

1. Vad är det huvudsakliga syftet med att genomföra projektet?
2. Vilka är de specifika målen?
3. I vilken uppgift delas de specifika målen?
4. När ska målen och syftena uppfyllas?
5. Vilka specialister kommer att anförtros var och en av dem?

Endast det huvudsakliga målet bör förbli helt oförändrat. Å andra sidan är svaren på frågor 2 till 5 detaljerade och klargörs under projektets gång.

Prioriteringar för riskfyllda uppgifter

De viktigaste frågorna om riskfyllda uppgifter är relaterade till deras exakta identifiering och att bestämma hur riskområden kan påverka projektets omfattning.

1. Vilka uppgifter har högst risk för misslyckande?
2. Vilka faktorer beror framgången för var och en av dessa uppgifter på? Det kan vara tillgången på material, specialister, eller, i fallet med FoU-projekt, de svårförutsägbara resultaten av forskning och experiment, såsom kurvan för att förbättra noggrannheten hos en artificiell intelligensmodell under maskininlärning.
3. Vilken påverkan kommer misslyckandet av denna uppgift att ha på resten av projektet?
4. Hur kommer den förlängda utförandet av denna uppgift att påverka möjligheten att uppnå projektmålet?
5. Hur mycket kan vi öka projektets omfattning för att genomföra denna uppgift?

Den sista ansvariga stunden (LRM)

Prioritering av uppgifter är nära relaterad till principen om den sista ansvariga stunden (LRM), även känd som principen om den minst gynnsamma stunden.

Det är en riskminimeringsstrategi att skjuta upp uppgifter tills det är mer riskabelt att fortsätta skjuta upp dem än att slutföra dem omedelbart. Det undviker att slösa ansträngning när en uppgift visar sig vara onödig eller förändringar görs i projektmål eller krav.

Denna princip, som härstammar från Lean-metodologin, tillämpas också på beslut som är avgörande för projektet och svåra att ändra, såsom:

• Inköp av specialiserad utrustning som kommer att behövas för vidare etapper av projektgenomförandet,
• Utformning av strukturen för de mål som ska uppfyllas av de uppgifter som ska utföras.

De frågor som en chef som arbetar enligt LRM-principen bör ställa sig själv kan formuleras som följer:

• Är det nödvändigt att börja arbeta med uppgiften redan nu?
• Vad händer om jag skjuter upp uppgiften?
• Vad kommer konsekvenserna av att fatta ett beslut för sent att bli?
• Vad kan konsekvenserna av att fatta ett beslut för tidigt vara? Till exempel, att senare upptäcka att det är onödigt eller att kraven har förändrats, att lösningen inte används eller att affärsvärdet har blivit föråldrat.

Hur undviker man omfattningskrav?

Även de bäst planerade projekten tenderar att växa (omfattningskrav) under genomförandet, t.ex. en produkt som ursprungligen skulle ha två funktioner plötsligt ska ha sex. För att undvika detta bör projektledaren etablera en säker omfattningskrav med intressenterna. Grunden för att minimera projektets omfattningskrav är – förutom att definiera omfattningen av uppgifter och affärsförväntningar – kontinuerlig kommunikation med teamet och intressenterna. Men de viktigaste försvaren mot omfattningskrav är:

• En väl förberedd tidsplan,
• Effektiv användning av programvara för uppgiftsschemaläggning och kommunikation med teamet,
• Informera alla intresserade parter om viktiga förändringar i projektet.

Det är också värt att komma ihåg att undvika omfattningskrav är en pågående process. Därför behöver projektets omfattning regelbunden övervakning och kontroll, och projektledaren bör vara beredd att reagera snabbt och fatta beslut när situationer uppstår som kan leda till omfattningskrav.

Sammanfattning

Projektets omfattning är en nyckelkomponent i ett välplanerat projekt, eftersom det tydligt definierar vad som ska genomföras och vad som inte ingår i projektet.

Projektledarens uppgift är därför att definiera projektets omfattning innan arbetet börjar genom att:

• Analysera kundens krav och förväntningar,
• Ställa dem i relation till tillgängliga resurser, och
• Konfrontera tidsbegränsningar.

Men även en väl definierad projektomfattning kan förändras under genomförandet. För att undvika projektomfattningens spridning, känd som omfattningskrav, håll dig till en arbetsnedbrytningsstruktur, prioritera noggrant riskfyllda uppgifter och använd en “sista ansvariga stund” strategi.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.