Prioritering av projekt | #7 Komma igång med projektledning

I dagens artikel kommer vi att prata om prioritering av projekt. Är det viktigare att ge sig in på ett riskabelt projekt som snabbt kan ge en stor vinst? Eller är det viktigare att slutföra utvecklingen av lösningar som potentiellt kan ge lägre men långsiktiga vinster och som är i de sista stadierna av implementering? Många organisationer har många projekt som pågår samtidigt. Hur går man tillväga för att prioritera dem med begränsade resurser?

Prioritering av projekt – innehållsförteckning:

1. Prioritering av projekt – introduktion
2. Eisenhower-matrisen
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritering av projekt – sammanfattning

Prioritering av projekt – introduktion

I den följande texten kommer vi att titta på de mest populära metoderna som underlättar beslutsfattande för prioritering av projekt – både de som genomförs självständigt och de som tillhör ett program eller en portfölj av projekt. Vi kommer att diskutera Eisenhower-matrisen, som tillämpas inte bara för att prioritera projekt, utan också de uppgifter som utförs i dem. Vi kommer också att ta en närmare titt på den ofta använda MoSCoW-metoden som skapades av Dai Clegg, samt DICE-modellen som uppfanns i mitten av 90-talet på Boston Consulting Group.

Eisenhower-matrisen

Eisenhower-matrisen möjliggör prioritering av projekt genom att placera dem i ett utrymme definierat av två axlar – vad som är brådskande och vad som är viktigt. Det finns ett vanligt diagram för att visa dem:

moSCoW

Oracle blev pionjär inom tillämpningen av MoSCoW-tekniken. Det nämns också som en effektiv prioriteringsschema i den senaste Project Management Body of Knowledge (PMBOK) tillsammans med fler-kriterieanalys. Det delar in projekten i fyra kategorier:

• Must-haves – det vill säga projekt som måste genomföras eftersom de är avgörande för företagets verksamhet; dessa inkluderar projekt som att etablera säkerhet och definiera åtkomsträttigheter i företagets moln, förbereda finansiella rapporter och redovisningar för en investerare, eller implementera lösningar hos en nyckelkund,
• Should-want – det vill säga de som bör genomföras, eftersom att försaka dem kan försämra företagets prestation; detta kan till exempel vara att flytta huvudkontoret till en mer bekväm plats, eller att gå in på en ny försäljningsplattform som vinner popularitet,
• Could-have – det vill säga projekt som kan genomföras “om tiden tillåter” eftersom de troligen kommer att påverka företaget positivt; ett exempel på ett projekt i denna kategori kan vara deltagande i ett branschevenemang, eller att förbereda en tävling för entreprenörer,
• Will not have – det vill säga de som kan genomföras i framtiden, men som för närvarande inte finns på prioriteringslistan.

DICE

DICE-metoden översätter de prioriteringar som tilldelas projekten till numeriska värden och används i mer än 1 000 stora organisationer världen över. DICE-akronymen består av följande komponenter:

1. D (Duration) – projektets varaktighet, som tilldelas följande värden:
• 1 – när projektet varar mindre än 2 månader
• 2 – när projektet varar 2-4 månader
• 3 – när projektet varar 4-8 månader
• 4 – när projektet varar mer än 8 månader
2. I (Team Performance Integrity) – teamets förmåga, med särskilt fokus på projektledaren, att framgångsrikt genomföra projektet, vilket tilldelas poäng av värde:
• 1 – mycket bra
• 2 – bra
• 3 – genomsnittlig
• 4 – låg
3. C (Commitment) – stödnivåer, som består av två komponenter
• C1 – synligt stöd för projektet från sponsorn eller styrelsen
• C2 – stöd från personer som påverkas av genomförandet av projektet, där följande värden motsvarar var och en av dem:
• 1 – tydligt kommunicerat stöd
• 2 – ganska tydligt stöd
• 3 – neutral hållning
• 4 – tydligt motstånd
4. E (Effort) – den insats som krävs för att genomföra projektet, utöver de dagliga plikterna för att driva företaget, där värdena ser ut så här:
• 1 – mindre än 10% av ytterligare cirkulation
• 2 – 10-20% ytterligare cirkulation
• 3 – 20-40% ytterligare cirkulation
• 4 – mer än 40% av ytterligare cirkulation

Värdet av DICE beräknas med följande formel: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Beroende på poängen kan du avgöra sannolikheten för om det planerade projektet kommer att bli framgångsrikt, och därmed om det är värt att placera högt på prioriteringslistan:

• 7 – 14 – vinstzon – projektet har en mycket god chans att genomföras
• 14 – 17 – farozon – projektet har viss chans till framgång
• över 17 – förtvivlans zon – resultatet av projektet är svårt att förutsäga eller projektet är osannolikt att lyckas.

Prioritering av projekt – sammanfattning

De metoder för projektprioritering som beskrivs är naturligtvis inte alltid tillgängliga för projektval och rangordning. Många organisationer tillämpar inte formaliserade prioriteringsmetoder som DICE, och i vissa fall är en individs åsikt, som styrs enbart av hans egna åsikter, avgörande. Men särskilt när flera kritiska och hög-riskprojekt övervägs för att starta eller fortsätta samtidigt, är det värt att använda prioriteringsverktyg.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.