De viktigaste uppgifterna och ansvarsområdena för projektledaren | #25 Komma igång med projektledning

Projektledare (PMs) är som VD:ar i mindre skala, som tänker strategiskt kring det pågående projektet och placerar det i perspektivet av hela organisationens aktiviteter. Deras uppgifter är tvärvetenskapliga. Även om de inte behöver vara experter på att driva verksamheten eller inom det område som projektet berör, bör de ha en allmän kunskap om dem. Medan det handlar om specialisten som är medlem i projektteamet som kommer att föreslå den bästa lösningen, måste projektledaren förstå varför den lösningen är den bästa. Så vad är de huvudsakliga uppgifterna och ansvarsområdena för projektledaren?

Uppgifter och ansvar för projektledaren – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Planering och organisation
3. Budgetberedning
4. Projektövervakning
5. Stödja teamet
6. Kommunikation med intressenter
7. Sammanfattning
8. Kolla in vår programvara för projektledning

Introduktion

Projektledaren hanterar inte människor utan projektet. Därför bör han eller hon alltid ha i åtanke att teamet består av specialister som gör sitt arbete så bra de kan. PM:s jobb är att underlätta genomförandet av dessa aktiviteter och ge dem riktning. PM bör därför:

• Undvika mikromanagement – instruera teammedlemmar om hur de ska utföra sina uppgifter,
• Lämna frihet att välja hur man löser problem,
• Hantera ansvar – matcha omfattningen av uppgifter med kapabiliteterna hos individuella teammedlemmar.

Men vilka uppgifter ingår i projektledarens ansvar?

Planering och organisation

Tidsplanering i ett projekt består av uppgifter som inkluderar planering och organisering av genomförandet av uppgifter. Planering är en del av projektets livscykel, som, även om den är i olika proportioner, är en integrerad del av varje projektstadium. Men hur ser planeringen ut som en daglig del av projektledarens uppgifter, det vill säga från den praktiska sidan?

Den avgörande aspekten av planering är den effektiva användningen av programvara för projektledning. Först och främst inkluderar detta att sammanställa en lista över uppgifter som ska utföras och prioritera dem. Relaterat till den senare uppgiften är PM:s andra nyckelplikt – organisera arbetet.

Det handlar inte bara om att välja de mest brådskande uppgifterna som ska göras, utan också om att säkerställa att de görs i tid och att alla teammedlemmar har en så jämn arbetsbelastning som möjligt. Detta kommer att undvika flaskhalsar. Denna felaktiga organisering av teamets arbete resulterar i att en person är ansvarig för ett orimligt antal uppgifter. Ansamlingen av ansvar gör att arbetet för andra teammedlemmar stannar upp, och projektets framsteg saktar ner eller till och med stannar.

Se till att justera komplexiteten i det program du använder eller variera tillämpningarna av dess funktioner enligt projektets specifika behov. Trots allt betyder inte antalet möjligheter alltid bättre ledning. Vi rekommenderar att hålla oss till principerna för Lean och anta endast de funktioner som förbättrar teamets kapabiliteter eller tillhandahåller de data som behövs för att bedöma projektets framsteg. Medan vackert presenterade data kan locka intressenter, är det inte värt att spendera för mycket tid på att samla in dem om det bara är för att tjäna det syftet.

Budgetberedning

Projektledaren sätter budgeten under planeringsfasen av projektet. Det hänvisas till i PMBOK som:

“Den godkända uppskattningen för projektet eller någon komponent av arbetsnedbrytningsstrukturen eller någon schemalagd aktivitet.” (Den godkända uppskattningen för projektet eller någon komponent av arbetsnedbrytningsstrukturen (WBS) eller någon schemalagd aktivitet.)

Att förbereda en budget och kontrollera utgifter i ett projekt är ingen lätt uppgift. Trots noggrant planerade utgifter kommer förändringar att vara nödvändiga för nästan varje genomfört projekt. Därför förutsätter en välplanerad projektbudget ett minimum på 10-15% för oförutsedda utgifter. 20% av alla kostnader anses vara en säker gräns, men det finns projekt där budgetändringar är ännu högre.

För att förhindra överdrivna avvikelser från planerade utgifter är det därför nödvändigt att inte bara planera skickligt med hänsyn till de mest sannolika utgifterna. PM måste också ägna betydande uppmärksamhet åt att övervaka utgifterna i ett pågående projekt för att kunna reagera i tid, till exempel på förändrade priser.

Projektövervakning

En annan viktig uppsättning ansvar för projektledaren är projektövervakning. Det gör att vi klokt kan hantera risker, förutse och proaktivt reagera på förändringar.

Men övervakning handlar inte bara om att spåra framväxande risker. Projektledarens ansvar för att övervaka projektet inkluderar också:

• Hålla statistik över framstegen i uppgifterna,
• Takten för budgetutförande,
• Arbetsflödeskontroll och optimering.

Målet med alla övervakningsansvar för projektledaren är att optimera aktiviteter så att projektet genomförs som avsett, samt att lära sig hur repetitiva processer i många projekt fungerar och förändras.

Stödja teamet

Projektledarnas ansvar inkluderar att forma ett team, organisera och koordinera dess arbete, men också avsluta samarbetet med dem som inte utför sina uppgifter tillfredsställande.

När man formar ett team måste PM se till att dess medlemmar tillsammans har alla färdigheter som krävs för att uppnå projektmålet. Men också, se till att det finns en tydlig uppdelning av ansvar och transparens inom teamet.

Kom ihåg att projektledare inte behöver, och inte ens kan, vara experter inom det område som varje projektmedlem representerar. De är ansvariga för att stödja experterna i deras arbete och se till att projektets genomförandemetod är förstådd och effektiv, och att teamets arbetsflöde är optimerat.

Kommunikation med intressenter

En annan uppgift som projektledaren utför är kommunikation med intressenter. En nyckeluppgift är att välja den information som ska vidarebefordras till rätt personer vid rätt tidpunkt – det vill säga att optimera kommunikationskanalerna, samt att säkerställa att alla intressenter förstår de meddelanden som förmedlas till dem angående projektet. Detta kan visa sig vara särskilt viktigt i fallet med tekniskt komplexa eller högspecialiserade uppgifter som är relevanta för det övergripande projektet.

Det är PM som håller periodiska möten med intressenter och förbereder rapporter. Ibland är dessa i form av korta e-postmeddelanden, och ibland är de flersidiga dokument som innehåller detaljerade data och analyser.

Kom ihåg att den representativa rollen för PM inte alltid är trevlig. Särskilt i det ögonblick då de måste kommunicera negativ information om projektet till intressenterna. Det är då välutvecklade mjuka färdigheter kommer att visa sig vara mycket användbara.

Sammanfattning

Projektledaren är den person som ansvarar för planering, koordinering och övervakning av genomförandet av projekt. Hans eller hennes huvudsakliga uppgifter inkluderar:

• Skapa en projektgenomförandeplan och organisera genomförandet av uppgifter,
• Bestämma projektbudgeten,
• Övervakning – av utgifter, risker och potentiella problem,
• Organisation av projektteamets arbete
• Kommunikation med intressenter och rapportering

Projektledaren måste därför ha en bred uppsättning kompetenser – både specialiserade och interpersonella. Han eller hon bör också bekanta sig med projektledningsmetoder som Waterfall, Agile och Scrum.

Kolla in vår programvara för projektledning:

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.