Hur man använder milstolpar korrekt i ett projekt? | #19 Komma igång med projektledning

Projektlivscykeln innehåller många avgörande ögonblick. Projektteamet, tillsammans med projektledaren och intressenterna, besvarar frågan om en viss fas av projektet har slutförts. Har alla acceptanskriterier uppfyllts? Finns det något som fortfarande behöver förbättras eller är det möjligt att gå vidare? Dessa ögonblick markeras av milstolpar – början och slut.

Milstolpar i ett projekt – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Historik om milstolpar
3. Milstolparnas roll
4. Sätta milstolpar
5. Milstolpar i ett projekt – sammanfattning

Introduktion

Varje milstolpe hittills markerar en viktig punkt på projektets genomförandekarta. Det inkluderar starten av ett projekt, ett teammöte, undertecknandet av ett kontrakt eller slutförandet av en viktig testfas som följer med genomförandet av en produkt eller tjänst. Men varför är det viktigt att definiera dem så tidigt som i projektplaneringsfasen?

Historik om milstolpar

Idén om en milstolpe – namnet och symbolen för ett nyckelmoment i ett projekt – hämtades från de antika romarnas praxis. De markerade omfattningen av sin civilisation med milstolpar och kartlade samtidigt det territorium de reste över.

Romarna reste stenpelare längs vägar med regelbundna avstånd, jämnt varje mil. De tjänade inte bara till att markera rutten utan också för att visa avståndet från Rom eller huvudstaden i provinsen där de var utplacerade. På liknande sätt visar projektets symboliska milstolpar hur mycket arbete som redan ligger bakom oss och ger en bild av vägen som leder fram till uppgiften.

Milstolparnas roll

En milstolpe markerar ett kritiskt ögonblick på vägen som leder från initiering till projektmål. Därför, precis som romerska vägskyltar, kan milstolpar i ett projekt inte inträffa för ofta. Detta beror på att de tjänar flera viktiga funktioner i ett projekt:

• ge en möjlighet till avstämning – uppnåendet av en kontrollpunkt kombineras ofta med ett teammöte, där teammedlemmarna pratar om sina observationer om framstegen i sitt arbete och överväger hur man kan förbättra samarbetet i teamet,
• bli ett kraftfullt motivationsverktyg – eftersom milstolpar markerar kort- och medellångsiktiga mål, motiverar de mer effektivt än ett avlägset mål som styr slutförandet av hela projektet. De gör det också möjligt att inse hur mycket som redan har åstadkommits,
• presentera projektets framsteg – mycket ofta åtföljs slutförandet av en milstolpe av att intressenter får information eller en rapport om projektets status.

Sätta milstolpar

Så hur sätter man milstolpar med rätt volym och frekvens? Det finns inga universella regler här, men när man bestämmer dem, är programvaran där vi skapar projektplanen och schemat verkligen till hjälp.

1. Mål – Milstolpar är lättast att extrahera om vi börjar med att skapa en lång lista över de viktigaste uppgifterna och sedan grupperar dem i större helheter som genomförs vid en liknande tid. På så sätt isolerar vi mål och ögonblicket för deras uppnåelse kommer att tillåta oss att sätta en milstolpe.
2. Nyckeluppgifter – Framför allt, var uppmärksam på milstolpar som markerar kritiska uppgifter utan vilka projektet inte kan fortsätta. Därför är det avgörande att inte bara definiera vad som ska uppnås för att en milstolpe ska finnas, utan också att definiera en beredskapsplan som ger en utväg om någon milstolpe missas.
3. Teamengagemang – Det krävs vanligtvis hela teamet för att uppnå en väldefinierad milstolpe.
4. Tidsavstånd – uppnåendet av efterföljande milstolpar bör ske ganska jämnt för projektet, både för deras motivationsverkan och teamets rytm.

Sammanfattning

Slutdatumet för varje milstolpe är ett viktigt verktyg för att hantera projektet, öka teamets motivation och övervaka arbetsframsteg. Välj dem noggrant och definiera dem väl. Detta kommer att säkerställa att varje uppnådd milstolpe framstår som en firande av teamets framgång, samt avslutningen av en viktig fas av projektet som öppnar upp för nästa område av uppgiftsfullföljande.

Är du intresserad av projektledning? Följ vår serie så att du inte missar någon artikel.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.