Vad är asynkron kommunikation?

Asynkron kommunikation – vet du vad det är? De senaste åren har medfört många förändringar, men förutom utmaningarna finns det fördelar. Företag tvingades arbeta på distans och några av dem har behållit denna arbetsstil fram till idag. Ägarna av företagen har noterat att distansarbete har många fördelar, men några av dem kan kopplas direkt till asynkron kommunikation, inte bara till distansarbete.

Vad är asynkron kommunikation? – innehållsförteckning:

1. Asynkron kommunikation – betydelsen?
2. Fördelar med asynkron kommunikation
3. Asynkron kommunikation i ditt företag
4. Sammanfattning

Asynkron kommunikation – betydelsen?

Anställda som kan arbeta hemifrån kan spara mycket tid eftersom de inte behöver pendla under rusningstid. Det är mycket rimligt, särskilt i en situation där avståndet från hemmet till kontoret är stort. Men distansarbete gör inte den anställde mer effektiv.

Det som betyder något är arbetsstilen, där resultat och prestationer är viktiga istället för timmar som spenderas bakom skrivbordet. Asynkron kommunikation ger frihet för de anställdas kreativitet och ger dem en känsla av kontroll över situationen. Förutom många bekymmer utför personer som släpps från sina platser på kontoren sina uppgifter mer ivrigt, i tid och med bättre resultat.

Asynkron kommunikation kräver inte ett omedelbart svar. Ett idealiskt exempel på asynkron kommunikation är ett e-postmeddelande som kan vänta på ett svar. Ett omedelbart svar på e-postmeddelandet är ett exempel på synkron kommunikation.

Instant messaging är det bästa exemplet på synkron kommunikation eftersom de möjliggör anslutning i realtid. De flesta anställda har aviseringar på sina e-postkonton och svarar på e-postmeddelanden omedelbart efter att de har mottagit dem, och detta innebär att deras kommunikation också är synkron.

De flesta meddelanden kräver inte ett omedelbart svar – snabbare betyder inte alltid bättre. Att svara på e-post drar fokus och stör arbetsrytmen. Störningar som e-postmeddelanden, aviseringar och telefonsamtal är en stor fiende till produktiviteten. Ibland tar en uppgift, som borde göras inom en timme, mycket mer tid på grund av problem med effektiviteten.

Det bästa svaret på sådana problem är asynkron kommunikation. För att det ska fungera måste reglerna fastställas genom hela organisationen. Annars kan vissa anställda uppfatta bristen på svar som ett tecken på respektlöshet och ignorering, inte som ett försök att förbättra effektiviteten.

Fördelar med asynkron kommunikation

De flesta av de uppgifter som tilldelas anställda kan utföras i systemet för asynkron kommunikation. Det finns branscher, som kundservice, som kräver tillgänglighet vid vissa tider. Men kreativa uppgifter, förberedelse av uttalanden eller presentationer kan flyttas till en asynkron miljö.

Den anställde får uppgifter med en deadline, och det är upp till honom när han ska slutföra uppdraget. En sådan arbetsmetod möjliggör en ökning av effektiviteten och ger möjlighet att anpassa de beställda uppgifterna till andra vardagliga plikter. Anställda som arbetar flexibla timmar är vanligtvis mer nöjda med sitt arbete och utför sina uppgifter mer villigt. Att tillåta de anställda att ignorera meddelanden och frigöra dem från skyldigheten att svara omedelbart på varje e-post kan öka deras produktivitet. Aviseringar och telefonsamtal hjälper inte till att fokusera och varje avbrott kan orsaka problem med att återfokusera på uppgiften.

De flesta branscher kan inte helt överge synkron kommunikation, men förbättringar och förändringar är möjliga. Om du behöver ha ett möte med ditt team, försök att organisera det på ett annat sätt. Låt teamet slutföra alla andra uppgifter asynkront innan mötet. Hur? Ge ditt team alla lärmaterial och uppgifter innan och sätt sedan mötesdatumet. Denna metod gör att dina anställda kan lära sig och tillägna sig kunskap vid den bästa tiden för dem.

Mötet kommer att bli mer effektivt och ge bättre tillfredsställelse för alla. Att tvinga alla deltagare att se långa presentationer tillsammans med andra medlemmar i teamet är inte effektivt. I motsats till vad många tror, resulterar mer frihet i mer vilja att arbeta och större ambition.

Asynkron kommunikation i ditt företag

Om du planerar att införa en ny kommunikationsmodell i ditt företag börja med mindre steg. Ett av de mest kända problemen med asynkron kommunikation är att vissa individer förväntar sig ett omedelbart svar på sina frågor, kommentarer eller meddelanden.

Det är viktigt att införa mindre förändringar och sätta tydliga regler. De flesta digitala verktyg som används för att kommunicera har möjlighet att ställa in statusar. Informera dina samarbetspartners att de bör använda dessa funktioner när de arbetar med sina uppgifter och behöver fokusera. Andra anställda bör inte förvänta sig att de kommer att få omedelbara svar. Detta kommer att hjälpa oss att undvika onödig stress för båda sidor av kommunikationskanalen.

Om du använder e-postmeddelanden för att kommunicera, försök att dela dina kalendrar, där alla anställda ställer in tidsblock. Med denna funktion har alla samarbetspartners information om när de kan förvänta sig svar på sina e-postmeddelanden.

Sammanfattning

Asynkron kommunikation eller synkron kommunikation – vilken modell ska man välja? Det finns inget recept för att öka effektiviteten i teamet. Asynkron kommunikation verkar vara en intressant idé för att bekämpa distraktioner och problem med brist på fokus bland de anställda. Det är värt att komma ihåg att överge möten i realtid inte är en lycklig medelväg som kan användas utan eftertanke. Möten måste ägnas åt att skapa uppdrag och gemensamt problemlösande för att ge fördelar för företaget.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.