Varför är aktivt lyssnande viktigt på arbetsplatsen?

God kommunikation i ett team är grunden för effektiv användning av resurser och för att bygga en vänlig atmosfär på arbetsplatsen. Enligt statistiken pekar så många som 86% av de anställda på bristande kommunikation och samarbete som den främsta orsaken till misslyckande. Vilka steg bör vidtas för att undvika detta? Hur kan aktivt lyssnande på arbetsplatsen öka teamets produktivitet? Läs vidare för att ta reda på mer.

Varför är aktivt lyssnande viktigt på arbetsplatsen? – innehållsförteckning:

1. Vad är aktivt lyssnande?
2. Tecken på aktivt lyssnande
3. Aktivt lyssnande på arbetsplatsen
4. Aktivt lyssnande i en distansmiljö
5. Sammanfattning

Vad är aktivt lyssnande?

Aktivt lyssnande äger rum när vi medvetet fokuserar på vad den andra personen säger. I motsats till passivt lyssnande, uppmärksammar vi den andra personens ord, istället för att koncentrera oss på vår omgivning eller våra egna tankar.

Definitionen av detta begrepp kan hittas i publikationen från 1987 med titeln “Aktivt lyssnande.” Författarna Carl R. Rogers och Richard E. Farson ger följande förklaring av konceptet:

“Aktivt lyssnande är ett viktigt sätt att åstadkomma förändringar hos människor. Trots den populära uppfattningen att lyssnande är en passiv metod, visar kliniska och forskningsbevis tydligt att känsligt lyssnande är en mycket effektiv agent för individuell personlig förändring och grupputveckling. Lyssnande åstadkommer förändringar i människors attityder mot sig själva och andra; det åstadkommer också förändringar i deras grundläggande värderingar och personliga filosofi. Människor som har blivit lyssnade på på detta nya och speciella sätt blir mer känslomässigt mogna, mer öppna för sina erfarenheter, mindre defensiva, mer demokratiska och mindre auktoritära.”

Enligt denna definition förbättrar aktivt lyssnande kommunikationen. Den andra personen känner sig hörd, vilket bygger en bättre relation och skapar en känsla av förtroende och uppskattning. Dessutom gör aktivt lyssnande att vi kan få ut det mesta av samtalet. Genom att fokusera på den andra personens ord kan vi komma ihåg mer information och undvika distraktion.

Tecken på aktivt lyssnande

Hur kommer den andra personen att veta att du aktivt lyssnar på vad de säger? De kommer att läsa dina verbala och icke-verbala signaler. Verbala tecken på aktivt lyssnande inkluderar:

• Ställa rätt frågor – genom att ställa öppna frågor uppmuntrar vi den andra personen att fortsätta samtalet och visar att vi verkligen lyssnar på vad de säger. Det är dock viktigt att inte ta upp frågor som inte är relevanta för det aktuella ämnet eller som redan har besvarats – annars kommer vi bara att förneka att vi är aktiva lyssnare.
• Parafrasera och sammanfatta – den andra personen kommer att märka ditt engagemang om du parafraserar deras ord, dvs. omformulerar vad som sagts av den andra parten, eller om du väljer att sammanfatta ämnet i några nyckelpunkter.

Andra verbala tecken på aktivt lyssnande inkluderar att infoga korta fraser, som “ja”, “du har rätt”. Det är dock inte rekommenderat att använda dem för ofta, eftersom våra reaktioner bör vara naturliga, inte tvingade.

Vid aktivt lyssnande, avbryt inte talaren, ändra ämnet eller döm och ifrågasätt deras uttalanden – detta kommer att avskräcka dem från vidare diskussion och få dem att känna sig undervärderade.

Naturligtvis kan åsikterna från båda parter skilja sig, så det är viktigt att ha ett öppet sinne och försöka förstå den andra personens perspektiv. Det rekommenderas också att stänga av din telefon innan samtalet och komma ihåg namnet på den person du ska prata med.

Icke-verbala signaler är ibland lättare att visa, och de inkluderar:

• Ögonkontakt – att undvika ögonkontakt med den andra personen kan förvirra dem och få dem att undra om du faktiskt lyssnar. Försök istället att se på dem på ett vänligt sätt och försök att skapa en koppling med dem.
• Nickande och leende – att bara ha ögonkontakt kan vara lite besvärligt och distraherande för den andra parten. Så det är också värt att le och nicka – dessa är naturliga, oförforced reaktioner som indikerar att vi är nöjda med samtalet. På så sätt visar vi att vi vill att den andra personen ska fortsätta prata.
• Hållning – hur du beter dig under ett samtal säger mycket om ditt engagemang. Att stå stilla eller fippla för mycket kan tyda på att du är uttråkad. Å andra sidan visar det att du lutar dig något framåt mot personen att du är fokuserad på vad de säger.

Aktivt lyssnande på arbetsplatsen

Effektiv kommunikation kan öka teamets produktivitet med upp till 25%. Aktivt lyssnande på arbetsplatsen kan också ge andra fördelar, såsom:

• Bygga förtroende – anställda är mer benägna att dela sina idéer, observationer eller problem med en person som kommer att lyssna på dem och inte döma eller avbryta vad de säger. Förtroende översätts också till ömsesidig respekt och bättre relationer. Att arbeta i en sådan miljö får de anställda att känna sig mer motiverade och medvetna om sina mål.
• Förstå affärsbehov – att lyssna på anställda och förstå deras behov kommer att hjälpa ledningen att göra nödvändiga förändringar och identifiera områden för förbättring, vilket resulterar i större teamproduktivitet och affärstillväxt. Ibland kommer de att vara organisatoriska behov, och ibland kommer de att beröra en specifik anställd (t.ex. deras vidareutbildning inom ett valt område).
• Undvika missförstånd – aktivt lyssnande kräver att man är öppen för andra, även om de har olika åsikter eller synpunkter. Detta hjälper oss att undvika att missförstå den andra personens avsikter, eller att säga något vi inte verkligen menade. En fullständig bild av situationen gör att du kan fatta kloka beslut.

Aktivt lyssnande i en distansmiljö

Att vara en del av ett virtuellt team är inte längre förvånande. Distans- och hybridarbete dominerar i affärsmiljön, vilket inte bara HR-avdelningar och projektledare, utan även de anställda själva måste hantera. En stor bekvämlighet är dedikerade plattformar, såsom Firmbee, som gör att du kan spåra projektets framsteg, tilldela uppgifter till enskilda teammedlemmar, kontrollera kvitton och utgifter, och lagra nödvändig dokumentation på ett ställe.

Men att delegera uppgifter är inte tillräckligt för att få de anställda att känna sig som en del av företaget. Det är nödvändigt att säkerställa god kommunikation, vilket ofta saknas i en virtuell miljö. Därför bör du ta varje tillfälle i akt att använda fördelarna med aktivt lyssnande. Hur gör man det?

• Planera videomöten – be alla att ha sina webbkameror på under mötet så att deltagarna kan se kollegornas icke-verbala signaler.
• Minska distraktioner – be deltagarna att stänga av enheter som kan störa samtalet och att inte svara på meddelanden (e-post, SMS, etc.) under mötet.
• Be att inte bli avbruten medan du talar – att avbryta någon kan inte bara innebära en brist på respekt för den andra personen, utan också, särskilt i online-möten, leda till förvirring. För att undvika detta, be kollegor att avstå från att göra kommentarer tills deltagaren har avslutat sitt tal.
• Gör en snabb sammanfattning – sammanfatta allt du lärt dig från dina kollegor. På så sätt kommer du att bevisa att du aktivt lyssnade på dem, och att du är öppen för deras idéer, förslag och redo att hjälpa dem med eventuella problem.

Sammanfattning

Aktivt lyssnande på arbetsplatsen är mycket viktigt eftersom det främjar ömsesidig respekt och bygger förtroende. En sådan atmosfär uppmuntrar de anställda att vara mer engagerade i sina uppgifter och mer produktiva. Aktivt lyssnande har en direkt inverkan på att etablera bättre kommunikation, vilket gör det lättare att upptäcka risker, problem och fatta bättre beslut.

Läs också: Vad är asynkron kommunikation?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.