Vad är Eisenhower-matrisen och hur använder man den?

Den allestädes närvarande stressen tillsammans med de ständiga försöken att få ut det mesta av varje ögonblick får oss att känna att vi förr eller senare tappar kontrollen. Hur många gånger har du känt att din att-göra-lista överväldigar dig, och från ett hjälpsamt verktyg har det blivit en mardröm? Hur kan man effektivt ta kontroll över kaoset och börja hantera uppgifter? Vad är Eisenhower-matrisen och hur använder man den? Läs vidare.

Eisenhower-matrisen – innehållsförteckning:

1. Varför anses Eisenhower vara en förebild?
2. Brådskande är inte viktigt, och viktigt är inte brådskande
3. Eisenhower-matrisen
4. Viktigt och brådskande
5. Viktigt, men inte brådskande
6. Brådskande, men inte viktigt
7. Inte viktigt och inte brådskande
8. Hur använder man Eisenhower-matrisen?

Varför anses Eisenhower vara en förebild?

Dwight D. Eisenhower var en militärgeneral och 34:e presidenten i USA. Men han är inte bara känd för att vara någon viktig. Han anses vara en av de mest produktiva personerna i historien, och efter hans död blev hans produktivitet och effektivitet föremål för många diskussioner. Under sina två mandatperioder genomförde och implementerade han många värdefulla procedurer som har gjort världen till vad den är idag. Intressant nog lyckades Eisenhower förbli produktiv genom hela sitt liv.

Det är därför många forskare, inklusive Covey, fascinerade av hans liv, försökte utforska vad hans hemlighet var. I sin bok “7 vanor hos högst effektiva människor” översatte han Eisenhowers idé till ett enkelt verktyg som gör prioritering enklare. Nyckeln är att särskilja mellan brådskande och viktiga saker.

Brådskande är inte viktigt, och viktigt är inte brådskande

Detta är en parafras av en tanke som vägledde Eisenhower och är vad som hjälpte honom att nå toppproduktivitet. Hur kan man särskilja viktiga och brådskande uppgifter? Dessa två ord fungerar ofta som synonymer i vårt lexikon, men i det här fallet är de helt olika.

Brådskande uppgifter är sådana som kräver att du svarar omedelbart. De är nödsituationer utanför ditt planerade schema som väntar på åtgärd. Brådskande uppgifter är orsaken till kaos i ditt dagliga liv, en dos stress och frustration. Viktiga uppgifter, å sin sida, är långsiktiga, planerade aktiviteter. De kräver regelbundet arbete, men leder i sin tur till betydande förändringar. Det är viktiga projekt och grundläggande aktiviteter. Det är de saker som får dig att känna att du är proaktiv och att dina handlingar har mening.

Att särskilja mellan brådskande och viktiga saker är en av de största svårigheterna. Detta beror främst på att det inte finns någon tydlig metod eller definition som kan avgöra vilka uppgifter som är viktiga och vilka som är brådskande. Här är det nödvändigt att öva och ta en stund för att tänka på den aktuella aktiviteten. Att förstå skillnaden är inte så uppenbart i början och kan orsaka många problem. Men bara i början. Efter en längre analys kommer du säkert att komma till slutsatsen vilken av aktiviteterna som är brådskande och vilken som är viktig för dig eller ditt företag.

Eisenhower-matrisen

Eisenhower-matrisen är ett verktyg som både företag och individer kan använda framgångsrikt för att planera dagliga uppgifter och prioritera dem. Detta gör det definitivt enklare att planera deras genomförande och bedöma vad som verkligen betyder något och vad som är värt att fokusera på. Det är ett enkelt verktyg som delar in aktiviteter i fyra kategorier:

• Viktigt och brådskande – uppgifter som ska slutföras omedelbart
• Viktigt, men inte brådskande – uppgifter som ska schemaläggas för senare
• Brådskande, men inte viktigt – uppgifter som kan delegeras till andra
• Inte viktigt och inte brådskande – uppgifter som ska hoppas över, ignoreras

Viktigt och brådskande

Dessa är uppgifter som kräver att du svarar omedelbart. De som du bör avsluta så snart som möjligt och kunna gå vidare. Dessa är uppgifter som dyker upp plötsligt, men måste göras, eftersom underlåtenhet att göra det kan orsaka störningar i det fortsatta arbetet. Med rätt planering kommer listan över uppgifter i denna kvadrant inte att vara lång och kommer verkligen att vara en lista över brådskande frågor.

Å andra sidan, för dem som missköter sin tid och inte planerar sitt arbete regelbundet, kommer listan att vara mycket längre. Ett exempel? Om du har schemalagt regelbundna läkarbesök, blodprov och tar hand om en hälsosam kost och en adekvat mängd motion varje dag, kommer eventuella sjukdomar som gör dig indisponerad verkligen att vara sällsynta, och de flesta människor kommer helt att skydda sig från dem genom att vidta förebyggande åtgärder.

Viktigt, men inte brådskande

Detta är platsen för viktiga uppgifter som inte har en specifik deadline. De är vanligtvis relaterade till familj, yrkes- eller självutvecklingsmål. Faktum är att de är mycket viktiga och du tänker på dem hela tiden, men de är inte stressande och väntar tålmodigt på genomförande.

Men detta betyder inte att de alltid ska sättas på bakbrännaren. I det större perspektivet är det deras genomförande som avgör mest. De påverkar kvaliteten på våra liv, så det är värt att ägna mycket tid åt dessa uppgifter. Att slutföra dem kräver mycket självuppoffring. Det är ännu svårare när du överväldigas av dagliga angelägenheter, och också för att du inte får någon omedelbar “belöning” för dem. Långsiktiga aktiviteter kräver en stor grad av självmedvetenhet.

Brådskande, men inte viktigt

Dessa är uppgifter som väntar på att slutföras. Men de är inte så viktiga att du måste utföra dem själv. Detta innebär att du framgångsrikt kan tilldela dem till andra teammedlemmar, och slutresultatet kommer att bli i stort sett detsamma. Endast genom att frigöra extra tid kommer du att ha kapacitet att slutföra prioriteringarna utan att skjuta upp de andra uppgifterna.

Inte viktigt och inte brådskande

Dessa är aktiviteter som äter tid och främjar prokrastinering. Dessa är uppgifter som bör ignoreras. Om det finns för många av dem i ditt liv, när du väl eliminerar dem, kommer du definitivt att se en skillnad och upptäcka att du har mer tid. Sådana aktiviteter inkluderar socialisering, kaffepauser eller att scrolla på Internet och sociala medier.

Är dessa tidstjuvar? Absolut. Men det betyder inte att de helt ska försvinna från ditt liv. De är stunder av avkoppling som hjälper dig att koppla av efter intensivt mentalt arbete och är avgörande för att upprätthålla en hälsosam balans. Men när du analyserar din dag och ser att de tar upp för mycket av din tid, bör det vara en tydlig signal för dig att förändra.

Hur använder man Eisenhower-matrisen?

Detta verktyg är utmärkt för både planering av en enskild dags arbete och långsiktiga projekt. Det är ett effektivt hjälpmedel för tidsplanering som hjälper dig att ordna individuella uppgifter. Följaktligen kommer det definitivt att bli lättare för dig att slutföra ett givet projekt. När du har skapat en konkret lista kan du också använda andra metoder för uppgiftshantering.

Även om detta definitivt inte är en perfekt metod och den kanske inte fungerar för alla, har den en stor fördel. Ofta upptäcker du att bara det att skriva ner alla aktiviteter hjälper dig att se vilka som faktiskt är oviktiga, och vilka du kan delegera framgångsrikt till kollegor. I en värld där kaos omger oss och det blir svårare och svårare att hålla sig helt fokuserad, är det en bra början att eliminera distraktioner i jakten på framgång.

Du har just lärt dig vad Eisenhower-matrisen är. Läs också: Hur man börjar dropshipping på Amazon.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.