Digital finansiell förvaltning och onlinebokföring | Digitalisera ditt företag #5

Digital finansiell hantering och onlinebokföring har blivit alltmer populärt inom affärsvärlden. Enligt en rapport från Sage (2020) använder 67 % av små och medelstora företag redan sådana lösningar. Låt oss ta en närmare titt på varför det är värt att implementera digital finansiell hantering och hur onlinebokföring kan gynna ditt företag. Läs vidare för att ta reda på mer.

Onlinebokföring – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. En översikt av tillgängliga verktyg och programvara
3. Nyckelaspekter av implementering av digitala finansiella tjänster
4. Datasäkerhet och hot inom onlinebokföring
5. Framtiden för digital finansiell hantering och onlinebokföring
6. Sammanfattning

Introduktion

Att automatisera bokföringsprocesser, såsom att utfärda fakturor eller reglera skatter, kan avsevärt öka ditt företags effektivitet. Till exempel kan det minska den tid som behövs för att utfärda fakturor med 73 %. Dessutom gör integrationen av onlinebokföringssystem med andra enheter som används i ett företag, såsom CRM-programvara, projektledningssystem, betalningshanteringssystem och HRMS, att du kan centralisera dina data och kontrollera din ekonomi enklare. Dessutom strömlinjeformar möjligheten att genomföra onlinebetalningar kassahanteringsprocessen och samarbetet med leverantörer och kunder.

En översikt av digitala finansiella verktyg och programvara

Bokföringsprogramvara erbjuder många funktioner. Innan du väljer specifik programvara är det en bra idé att kontrollera om den är certifierad. Det säkerställer att verktyget följer reglerna i det land där du bedriver verksamhet och är säkert för entreprenören. För att integrera onlinebokföring i ditt företag är det viktigt att välja rätt leverantör. Några av de mest populära verktygen inkluderar:

1. Xero – ett användarvänligt verktyg som låter dig snabbt utfärda fakturor och integrera med olika betalningssystem. Tyvärr kan dess pris vara ganska högt för små företag, särskilt om de vill använda extra funktioner.
2. QuickBooks – det erbjuder en mängd olika funktioner, såsom lagerhantering och tidsspårning, vilket gör det till en mångsidig lösning för olika branscher. Dess största nackdel är dock programmets gränssnitt, som kan vara problematiskt för dem utan bokföringserfarenhet.
3. Wave – det erbjuder gratis tillgång för att hantera grundläggande bokföringsfunktioner, såsom fakturering och kostnadsspårning. Det har dock färre funktioner än andra betalda verktyg, vilket kan begränsa dess användbarhet för mer krävande företag.
4. Firmbee – detta gratisverktyg gör att du kan utföra många tidskrävande uppgifter på ett automatiserat och betydligt förenklat sätt. Det erbjuder funktioner som:
• kostnadskontroll för anställda – detta gör att du kan övervaka personalutgifter, tillämpa individuella anställdas priser och generera kostnader baserat på inloggad tid.
• delbetalningar – de tillåter kunder att göra betalningar i avbetalningar, vilket ger kontroll över hur mycket de fortfarande har kvar att betala.
• personliga fakturor – gör det möjligt att använda det finansiella hanteringssystemet för att skapa en mängd olika fakturor med icke-standardvalutor och skattesatser.

Programvaran erbjuder också enkel migrering av data från befintliga bokföringssystem och stöd för olika typer av företag. Registreringen på plattformen är enkel och snabb, och det intuitiva gränssnittet gör det lätt att använda, även för nybörjande entreprenörer.

Nyckelaspekter av implementering av digitala finansiella tjänster

Processen att implementera onlinebokföring kan vara krävande. Men samtidigt ger den stora fördelar. Det är dock värt att komma ihåg några nyckelaspekter som kan hjälpa till vid implementeringen. Först och främst är det rådligt att engagera en erfaren revisor för att stödja implementeringen och ge råd i varje steg.

En annan viktig aspekt är att välja rätt tid för att införa förändringar. Till exempel kommer det att vara mycket enklare i början av räkenskapsåret än mitt under året. Detta hjälper dig att undvika problem med att överföra data mellan systemen.

Datasäkerhet och hot inom onlinebokföring

Förutom de många fördelarna med onlinebokföring finns det också flera risker kopplade till datasäkerhet. Entreprenörer bör vara medvetna om potentiella problem och vidta lämpliga åtgärder för att minimera riskerna:

• Dataförlust – du måste komma ihåg att säkerhetskopiera dina finansiella data regelbundet för att undvika att förlora information på grund av systemfel, operatörsfel eller hackingattacker. Det är en bra idé att välja programvara som automatiskt skapar säkerhetskopior på säkra servrar.
• Data kryptering – det är värt att välja programvara som använder avancerade krypteringstekniker för att skydda information från obehörig åtkomst.
• Utbildning och träning – säkerheten för finansiella data som lagras och bearbetas digitalt hotas inte bara av hårdvaru- och programvarufel, utan också av oduglig användning av onlinebokföring. Därför bör anställda med tillgång till onlinebokföringsprogramvara vara medvetna om cybersäkerhetsrisker. Regelbunden träning och uppdatering av deras kunskap i ämnet är en viktig del av en riskhanteringsstrategi.

Framtiden för digital finansiell hantering och onlinebokföring

Framtiden för onlinebokföring verkar mycket lovande. Utvecklingen av teknologier, såsom artificiell intelligens och maskininlärning, gör det möjligt att automatisera processer. Att skapa ett automatiserat arbetsflöde i ett företag blir enklare tack vare verktyg som Zapier eller Make.com. De kan användas för att bygga anpassade processer, vilket gör det enklare att hantera komplexa finansiella operationer och hantera ekonomin. Med utvecklingen av AI och den minskande populariteten för kontanttransaktioner kan vi förvänta oss en exponentiell tillväxt av moderna verktyg och programvara under de kommande åren, vilket kommer att möjliggöra ännu bättre kontroll över företagets ekonomi.

Sammanfattning

Onlinebokföring blir en alltmer populär lösning för att hantera företagsfinanser. Trots sina flera fördelar finns det också många risker kopplade till datasäkerhet. För att fullt ut dra nytta av fördelarna med onlinebokföring är det värt att välja rätt programvara, säkra systemet mot cyberhot och regelbundet utbilda anställda. Framtiden för detta område verkar mycket lovande, vilket kan leda till ytterligare evolution och innovation.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.