Att hantera digitala team | Digitalisera ditt företag #6

Nyligen blir det allt viktigare att bygga digitala team, vilket bidrar till en betydande ökning av arbetseffektiviteten och enklare kommunikation mellan anställda. Tack vare digitaliseringen blir det mindre komplicerat, snabbare och mer exakt att hantera team. Det gör det möjligt för företag att bättre övervaka anställdas framsteg, vilket är avgörande för att fatta informerade beslut. Läs vidare.

Att hantera digitala team – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Varför bygga digitala team?
3. Hur väljer man verktyg för att hantera digitala team?
4. Praktiska verktyg för teamhantering
5. Bygga digitala team
6. Mäta prestanda för digitala team
7. Sammanfattning

Introduktion

I den digitala evolutionens era genomgår teamhantering en stor transformation. Traditionella ledningsmetoder, som enbart baseras på personliga möten och samtal, ersätts av mer avancerade och flexibla teknologiska lösningar. I denna artikel kommer vi att diskutera nyckelaspekter av digital teamhantering och praktiska verktyg som kan stödja denna transformation.

Varför bygga digitala team?

Digitalisering medför många fördelar för organisationen. För det första förbättrar det arbetseffektiviteten genom att strömlinjeforma kommunikation, planering och kontrollprocesser. Dessutom hjälper digitala verktyg till att bättre övervaka arbetsinsatser och tillhandahålla värdefull data för analys. Slutligen gör de det möjligt för företag att bli mer konkurrenskraftiga på marknaden.

Många företagare kopplar verktyg för att hantera digitala team enbart till distans- och datorbaserat arbete. Det finns dock ett antal plattformar som hjälper till att förbättra effektiviteten i teamwork, både på kontoret, hemma och i fält.

Hur väljer man verktyg för att hantera digitala team?

När man hanterar digitala team är det viktigt att fokusera på företagets verkliga behov och motsvarande programvarufunktioner. Det är bäst att börja med att genomföra en behovsanalys, det vill säga att besvara följande frågor:

• Kommer vi att behöva tidsregistreringsfunktionen?
• Kommer vi att använda delade filer?
• Bör programvaran köras på mobila enheter eller datorer?
• Kommer vi att behöva en ledningspanel för företagsägaren eller chefen, eller räcker det med en delad arbetsyta?

Svaren kommer att låta oss välja rätt program eller uppsättning av samarbetande applikationer. Det är viktigt att överväga digitalisering av teamhantering inom följande områden:

• Kommunikation – moderna kommunikationsverktyg, såsom gruppchatt och videokonferensappar, möjliggör snabb och effektiv teamkommunikation. Enligt en rapport från TechRepublic (2021) använder 95% av företagen redan dem,
• Delning av filer – molnlösningar för fildelning och distanssamarbete används av 76% av företagen idag. Även om alla arbetar i samma byggnad är det mycket snabbare och enklare att skicka ett meddelande eller samarbeta på en delad Miro (https://miro.com/) eller Mural (www.mural.co) tavla, snarare än att stå vid en whiteboard i ett konferensrum,
• Säkerhet – att använda en VPN gör det möjligt för personer som arbetar hemifrån att säkert dela filer och utbyta känslig information, vilket är anledningen till att 54% av företagen utnyttjar denna lösning,
• Planering – digitala kalendrar och uppgiftsschemaläggare gör det lättare att organisera arbete och följa framsteg och deadlines, till exempel på Kanban-tavlor eller i milstolpe- och vägkarta-vyer,
• Delegation av uppgifter – med projektledningsprogramvara är det lättare att tilldela uppgifter till enskilda medlemmar och övervaka deras framsteg.
• Kontroll– tack vare digitala verktyg kan chefer övervaka teamets prestationer i realtid och fatta beslut baserat på tillförlitlig data.

Praktiska verktyg för teamhantering

Det finns ett antal projektledningsverktyg på marknaden. Låt oss ta en närmare titt på de mest populära, särskilt eftersom de erbjuder gratis planer:

• Trello – det är en projektledningsplattform som gör att du kan skapa uppgiftstavlor, tilldela dem till enskilda teammedlemmar och övervaka framsteg, tillgänglig på datorer och mobila enheter,
• Asana – ett mer avancerat system för uppgift- och projektledning som erbjuder en rad funktioner för att förenkla planering, spårning och teamarbete, tillgänglig på datorer och mobila enheter,
• Slack – det är en trendig app för snabbmeddelanden för att utbyta information inom ett team som integreras med andra verktyg som Trello och Asana, tillgänglig på datorer och mobila enheter,
• Firmbee – det är ett kraftfullt projektledningsverktyg tillgängligt på PC som gör att du kan använda tidsregistrering, se projekt på Kanban-tavlor och samarbeta med ditt team och frilansare.

Det kan dock ibland vara svårt att hitta programvara för teamhantering som passar ett företags behov. Då är det värt att överväga ett av de mindre populära alternativen:

• Möta en konsult – många människor idag hjälper till att välja och implementera programvara för företag. En erfaren och oberoende konsult hjälper till att välja lösningar enligt “best of breed”-principen, det vill säga bäst lämpad för att lösa ett specifikt problem snarare än att möta personliga preferenser. Lösningar som väljs på detta sätt kan kopplas samman med hjälp av ett API (programmeringsgränssnitt) för att skapa en unik helhet anpassad efter ett företags behov,
• Samarbeta med ett mjukvaruhus – det är en kostsam lösning som ger dig möjlighet att skapa unik programvara som är helt i linje med kraven från ett specifikt företag utan att behöva anställa ett team eller frilansare, samt identifiera och definiera företagets behov på egen hand.

Bygga digitala team

Projektledningsverktyg som finns på marknaden är mycket väl utformade. Därför bör bygga digitala team inte kräva mycket ansträngning från de anställda. När vi har analyserat behov och valt verktyg är det dags att gå vidare till implementering.

Det är en bra idé att börja med att utbilda teammedlemmarna för att göra dem bekanta med de valda verktygen och lära dem hur man använder dem. Vanligtvis räcker det med att installera en app på en mobil enhet eller logga in i en webbläsare. Nästa steg är att diskutera hur man ska gå vidare och besvara frågor som:

• Vem kommer att delegera uppgifter och när?
• Var kommer meddelandena om nya uppdrag att visas?

Vid detta skede är det dock värt att använda verktygen spontant. På så sätt blir det lättast att identifiera eventuella problem utan att slösa tid på att diskutera det uppenbara.

Mäta prestanda för digitala team

Att övervaka framsteg och samla in feedback från teamet är lika viktigt som att implementera digitala kommunikationsverktyg. Detta kan göras genom att jämföra resultaten från före digitaliseringen med de aktuella, med fokus på sådana prestationsindikatorer som:

• Tidsåtgång för uppgiftsfullföljande – som kan förbättras avsevärt, till exempel genom att byta ut telefonsamtal till mobila anställda som arbetar på en kunds plats mot meddelanden som innehåller adress och GPS-position, samt en beskrivning av en uppgift som ska utföras,
• Interaktionsfrekvens i ett team – det kan visa sig att informationsutbytet intensifieras samtidigt som det tar mindre tid och involverar endast de som har en verklig påverkan på att lösa ett specifikt problem,
• Kundnöjdhetsnivå– om ett team, till exempel, hanterar kundservice, kan tillgången till information om processerna relaterade till uppfyllandet av en persons beställning i ett digitalt verktyg ha en mycket positiv inverkan på kundrelationerna.

Sammanfattning

Genom att investera i rätt verktyg och implementera dem kan företag bli mer effektiva, konkurrenskraftiga och förbättra teamets samarbete. De viktigaste elementen i hanteringen av digitala team är kommunikation, planering, uppgiftsdelegation och kontroll. Det är värt att avsätta tid för att analysera behov, välja rätt verktyg, utbilda teamet och mäta effektiviteten av de implementerade lösningarna.

Framtiden för projektledningsverktyg är att stödja inte bara anställdas effektivitet utan också deras välbefinnande och tillfredsställelse. Utvecklingen av teknologier som artificiell intelligens och automatisering, samt införandet av gamification-lösningar, kan hjälpa till att förbättra kvaliteten på arbetslivet.

Digitala verktyg kommer att hjälpa ledare att övervaka anställdas tillfredsställelse och engagemangsnivåer, samt identifiera områden som behöver förbättras. Med moderna lösningar, såsom flexibla arbetstider, distanskontor och plattformar för att stödja professionell utveckling, kommer ledningen att vara mer inriktad på behoven och förväntningarna hos varje anställd. Personaliseringen av moderna verktyg kan göra att anställdas välbefinnande spelar en nyckelroll i framtiden för teamhantering, vilket bidrar till större effektivitet, arbetstillfredsställelse och talangbevarande.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.