Strategier för effektiva affärsmöten

Vad kan hjälpa till att lösa detta problem? För det första, analysera noggrant om ett ämne kan diskuteras på ett annat sätt, via e-post eller som en skriftlig anteckning. För det andra, leta efter sätt att säkerställa att tiden som spenderas på att träffas ansikte mot ansikte, antingen personligen eller online, används så effektivt som möjligt. Här är de bästa strategierna för effektiva affärsmöten.

Effektiva affärsmöten – är de nödvändiga?

Denna fråga bör utan tvekan besvaras jakande – även om företag i dagsläget fungerar bra med hjälp av olika typer av snabbmeddelanden. Varför? För att ingen e-postutbyte (som vanligtvis är genomtänkt, förkortat, utan känslor, etc.) kommer att ge de resultat som en diskussion – en brainstorming-session där åsikter, tankar och idéer från olika personer med olika bakgrunder kolliderar.

Affärsmöten blir särskilt oumbärliga när vi bryr oss om att fatta ett viktigt beslut för teamet eller företaget, lösa ett allvarligt problem, diskutera en strategi som påverkar företagets långsiktiga verksamhet, eller generera nya idéer (t.ex. för varumärkesmarknadsföringskampanjer). Inget företag, oavsett vilken bransch det verkar i, kan därför klara sig utan levande eller online-diskussioner i mindre eller större grupper.

Ett effektivt affärsmöte – varför är det så svårt att organisera ett?

Man kan lista flera olika anledningar till att affärssamtal tar för lång tid, misslyckas med att leverera de förväntade resultaten och får deltagarna att känna att deras tid har slösats bort. Börja med den traditionella förseningen, bristen på en fast plan (“hoppa” från ämne till ämne) och mål (resultatet vi vill uppnå, vilket leder till onödiga överläggningar), till arrangörens otillräckliga moderering av diskussionen.

Dessa mest populära orsaker leder till att det finns ett behov av att organisera en ny möjlighet att prata om samma ämne, eftersom första gången visade sig vara otillräckligt effektiv, vilket påverkar arbetet (prestandan av andra uppgifter) för varje deltagare.

Effektiva affärsmöten – strategier värda att implementera

Så vad kan du göra för att säkerställa att ingen deltagare säger “Detta ämne kunde ha diskuterats via e-post”? Här är de 5 viktigaste sakerna du bör ta hand om om du är engagerad i att hålla endast effektiva affärsmöten.

1. Definiera målet

Innan du organiserar en diskussion är det nödvändigt att tydligt definiera dess syfte, eftersom utan detta element kan diskussionen visa sig vara kaotisk och därmed – oproduktiv. Att definiera syftet kommer att göra det möjligt för alla deltagare att fokusera på relevanta frågor och styra diskussionen i rätt riktning. Så, ange från början om målet är att fatta ett specifikt beslut, lösa ett problem eller kanske utveckla nya idéer.

2. Förbered dagordningen

Dagordningen är det mest avgörande – direkt efter målet – elementet i effektiva affärsmöten. En definierad punkt-för-punkt-plan som deltagarna följer, tillsammans med de som är ansvariga för att tala om den aktuella frågan, kommer att leda till de förväntade resultaten (eftersom varje deltagare vet vad de kan förvänta sig). Se till att skicka dagordningen till deltagarna några dagar i förväg, så att alla har tid att bekanta sig med den och förbereda sig på att diskutera punkterna.

3. Håll koll på tiden

Att överskrida den angivna tiden för individuella punkter (eller till och med bristen på en tydlig tidsstruktur, dvs. en specifik mängd tid som kan spenderas på en viss punkt) kan leda till en utdragen diskussion, vilket resulterar i en förlust av fokus och intresse bland deltagarna. Ineffektiv tidsplanering ökar trötthetsnivåerna, vilket minskar effektiviteten och engagemanget avsevärt, vilket är anledningen till att det är så viktigt att hålla sig till schemat hela tiden.

4. Begränsa antalet frågor att diskutera

Kom också ihåg att försöka diskutera för många ämnen på ett möte kan leda till en hastig, ytlig diskussion och en oförmåga att utforska varje fråga på djupet. Det är bättre att fokusera på några av de mest relevanta punkterna och ge dem tillräcklig uppmärksamhet, men diskutera frågor relaterade till ämnet men av mindre betydelse, som en e-post.

5. Säkerställ aktivt deltagande

För att säkerställa ett fullt effektivt affärsmöte, uppmuntra deltagarna att aktivt delta i diskussionen. Ställ frågor, lyssna på deras åsikter och uppmana dem att dela idéer, samtidigt som du säkerställer att de håller fokus på de aktuella frågorna. Att eliminera onödiga distraktioner (som att ta telefonsamtal under diskussionen) kommer särskilt att hjälpa dig att göra detta.

Effektiva affärsmöten – sammanfattning

Ingen anställd eller partner gillar att känna att han eller hon har slösat sin arbetstid genom att delta i ett möte som misslyckades med att enas om några viktiga frågor. Då sätter bitterhet in eftersom man kunde ha fokuserat på andra uppgifter under den tiden.

Av denna anledning bör varje arrangör av diskussioner – oavsett om de är interna med anställda eller med externa partners – förbereda sig för dem på lämpligt sätt, genom att använda, till exempel, de strategier som beskrivs ovan, särskilt inom området att definiera målet och sätta en detaljerad dagordning. Kombinationen av alla dessa tips kommer att säkerställa att alla känner att de deltar i ett effektivt affärsmöte.

Läs också: Metoder för att förutsäga e-handelsförsäljning

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.