Hur man samarbetar med kunder när man arbetar på distans?

Men denna typ av förändring har inte kommit utan sina utmaningar, särskilt på grund av bristen på direkt kontakt med affärspartner. Nedan förklarar vi hur man arbetar med kunder i en tid av utbrett distansarbete för att säkerställa att du uppnår samma resultat som tidigare.

Konstant kontakt – grunden för framgångsrikt samarbete med kunder

En av de viktigaste aspekterna när man arbetar med kunder är att hålla kontakten med dem hela tiden så att de vet när som helst vilket stadium arbetet är i, får svar på frågor direkt eller inte har några bekymmer om det slutliga resultatet. I fallet med distansarbete kan direkt kontakt enkelt ersättas av regelbundna online-möten (på den valda snabbmeddelandetjänsten), utbyte av e-post eller telefonsamtal.

För båda parter är denna typ av möjlighet en betydande bekvämlighet, eftersom det sparar tid och ekonomiska resurser (t.ex. som spenderas på resor till partnerns lokaler) – samtidigt som man uppnår samma resultat. I detta avseende kan det vara särskilt hjälpsamt att sätta ett fast datum för möten (t.ex. veckovis, varannan vecka, månadsvis) beroende på behoven och formen av samarbetet med kunden. På så sätt säkerställs kontroll över aktiviteterna tillsammans med konstant feedback.

Sätta gemensamma mål – att ta hand om båda sidor i samarbetet med kunder

För både på plats och distansarbete är det viktigt att tydligt definiera målen och förväntningarna för båda parter. Därför, innan man arbetar med en kund (och börjar genomföra aktiviteter), är det nödvändigt att noggrant diskutera krav, arbetsomfång och förväntade resultat – och viktigast av allt, slutförandedatum och milstolpar. Detta kommer att undvika onödiga missförstånd, möjliggöra att du kan följa framsteg och säkerställa att den slutliga produkten levereras som förväntat.

För detta ändamål är det värt att först dela olika typer av dokument, prototyper eller mockups regelbundet, så att den ena parten kan hålla koll på arbetet, och den andra parten kan få konstant feedback (förslag på ändringar, godkännande av utvecklingsriktningen, etc.) som kommer att förbättra genomförandet av aktiviteter.

Onlineverktyg – för att påskynda de genomförda processerna

För att underlätta samarbetet med kunden när man arbetar på distans är det också värt att använda speciella projektledningsverktyg (som Firmbee). Sådana lösningar gör det möjligt för alla som är auktoriserade att hålla koll på arbetsframstegen, utbyta information, kommunicera, dela filer, schemalägga möten och utföra flera andra processer för att effektivisera den dagliga kontakten.

På så sätt kan du enkelt hantera projektets schema, tilldela uppgifter, övervaka deras genomförande och upprätthålla kontinuerlig kommunikation. Det blir en stor bekvämlighet för alla inblandade i ämnet och kommer att minimera antalet frågor och tvivel som uppstår.

Snabb svarstid – för att inspirera förtroende

För att säkerställa effektivt samarbete med kunder på distans bör du också komma ihåg att försöka vara tillgänglig för dina partners och inte dröja med att svara på deras meddelanden (med balans mellan arbete och privatliv, förstås). Om du inte kan ge ett fullständigt svar direkt, låt dem veta, och försäkra dem om att du har mottagit meddelandet och kommer att återkomma med feedback så snart som möjligt. Att göra så kommer att stärka din partners förtroende för dig och ditt team och också minimera möjliga bekymmer om pågående aktiviteter.

Vad mer är, att visa intresse och empati för de angivna behoven, lyssna och förstå de olika perspektiven, och svara på förväntningarna (särskilt när det gäller korrigeringar eller riktningar för vidare utveckling) hjälper till att bygga långvariga relationer. Med tanke på den distansmiljön är det värt att närma sig dessa aspekter med lämplig uppmärksamhet och omsorg.

Samarbeta med kunder – sammanfattning

Samarbete med kunder medan man arbetar på distans kan vara lika fruktbart som arbete på plats som involverar ansikte-mot-ansikte-kontakt – så länge du ser till att din partner tas om hand på samma sätt som tidigare (även om det är i en annan form). Du kommer utan tvekan att få hjälp av olika typer av snabbmeddelanden och verktyg som har utvecklats med sådana situationer i åtanke (särskilt för att underlätta distansrelationsbyggande).

Ändå, kom ihåg att det avgörande är att förbli flexibel för rapporterade behov och redo att anpassa sig till förändrade situationer. Att ständigt sträva efter att förbättra dina processer för att säkerställa kvalitetsservice – oavsett plats, kontaktformer och hur du utför dina uppgifter – är nyckeln till effektivt samarbete med kunder.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.