Hur planerar man förändringshantering i ett företag?

Vad är förändringshantering i ett företag?

Förändringshantering är en process som involverar planering och implementering av nya arbetsmetoder inom ett företag. Denna metod förutsätter att förändring inte är begränsad till enskilda positioner eller avdelningar, utan bör påverka hela den organisatoriska strukturen.

Målet med denna strategi är att organisera och konfrontera de olika utmaningar som många företag står inför.

Förändringshantering i ett företag – när ska man implementera?

Vi kan särskilja flera förutsättningar där det är värt att påbörja processen för att göra förändringar, eller när det är oundvikligt och avgörande för företagets överlevnad. Dessa kan vara, till exempel:

• Omstrukturering eller sammanslagning av företaget;
• Transformationer och teknologiska utvecklingar som kommer att förändra hela branschens funktion;
• Vilja att förbättra effektiviteten;
• Hög personalomsättning;
• Implementering av en ny utvecklingsstrategi;
• Införa en ny ledningsstil – agil eller lean management;
• Ändra den organisatoriska strukturen.

Kotters förändringshanteringsmodell

Kotters förändringsmodell består av 6 steg och används av ledare för att framgångsrikt implementera organisatorisk förändring. Dessa presenteras som följer:

1. Skapa en känsla av brådska

Det första steget är att skapa medvetenhet om behovet av förändring. Alla teammedlemmar behöver förstå att förändring är nödvändig för företagets kontinuerliga förbättring. Detta är en nyckelaspekt som avgör den framtida hållbarheten av de förändringar som görs. För att göra detta behöver du identifiera problem och möjligheter. Det bästa sättet att göra detta är att involvera anställda och uppmuntra dem att diskutera frågan. Förklara orsakerna till varför förändringen är nödvändig just nu för företaget. Du kan också involvera externa personer relaterade till din bransch för att få ett bredare perspektiv.

2. Utforma ett team eller utse individer som ska ansvara för förändringshanteringsprocessen

Genomförandet av detta steg beror på storleken och resurserna i din organisation. Men som en allmän regel är det lämpligt att delegera en sådan uppgift till en betrodd person som du ser har förmåga att leda hela processen. Han eller hon bör vara erfaren och bekant med hela organisationens funktion, samt ha ledarskaps- och kommunikationsförmåga.

3. Formulera en vision och strategi för förändring

Vision är en viktig del av strategisk utveckling eftersom den underlättar förståelsen av företagets strategiska mål. Dessutom bör visionen vara synlig i alla aspekter av företaget. På så sätt kan du bygga engagemang från ditt team, samt positivt påverka extern kommunikation och varumärkesvärde. För att bättre illustrera framtida förändringar och uppgraderingar kan du använda processflödesdiagram.

4. Ta bort hinder och öka motivationen

I början behöver du veta vilka begränsningar (flaskhalsar) företaget står inför. Vilka affärsprocesser genererar förluster och minskar teamets effektivitet? Försök att hitta lösningar för att ta bort dem eller minimera deras negativa effekter. Kom också ihåg att involvera och belöna anställda själva för att stödja förändringen. Övervaka framsteg, till exempel med KPI:er.

5. Fokusera på kortsiktiga mål och fira små framgångar

Sätt upp uppnåeliga mål – detta är särskilt viktigt i de första faserna av att implementera förändring, när teamet kan ha en tendens att tvivla och snabbt bli avskräckt. Du kan använda SMART-principen för att sätta strategiska mål.

6. Upprätthåll den uppnådda nivån

Relativt ofta är den verkliga utmaningen att implementera förändringar, så att de blir en del av kontinuerligt lärande och utveckling inom olika områden av verksamheten. Därför bör du systematiskt analysera dina framgångar och aspekter som är värda att förbättra. Uppmuntra anställda att dela sina idéer – de är de som har omfattande och praktisk kunskap om företagets processer. De kan upptäcka brister där de i högre positioner inte ser dem. Du kan också gå för benchmarking och hämta inspiration från andra företags erfarenheter.

Fördelar och nackdelar med förändringshantering

Vilka är fördelarna och nackdelarna med att implementera en förändringshanteringsstrategi i ett företag? Låt oss ta reda på det!

FÖRDELAR

• En bättre förståelse för företagets verksamhet och organisationskultur av ledningen och anställda;
• Det är en bra utgångspunkt för nya, innovativa lösningar;
• Ökar motivationen hos teammedlemmarna i deras dagliga arbete;
• Tillåter avveckling av ineffektiva processer;
• Ökar organisationens förmåga att anpassa sig till förändringar;
• Det möjliggör för företaget att växa brett och anpassa sig till dynamiska förändringar på marknaden;
• Säkerställer konsekvens i företagets verksamhet.

MISSAR

• Hela processen kan stanna av (men kom ihåg att eventuella större förändringar i hur du organiserar inte bör vara plötsliga och oöverlagda);
• Om du inte tar hänsyn till dina anställdas åsikter kan de känna sig motvilliga och motstå förändring. Genom att göra så förhindrar du dig själv från att framgångsrikt implementera din nya strategi;
• Implementering av förändringar kan också innebära utbildning för anställda, vilket genererar ytterligare kostnader.
• De valda teknikerna kanske inte är anpassade till företagets verksamhetsspecifika förhållanden. Som ett resultat kommer den insats och det arbete som lagts ner på processen att visa sig vara ineffektivt.

Sammanfattning

Att hantera förändringar i ett företag är avgörande för framgångsrik utveckling och anpassning till en föränderlig affärsmiljö. Det kräver en strategisk ansats, effektiv kommunikation, anställdas involvering och effektiv övervakning av framsteg. Det är en process för att säkerställa smidig anpassning och uppnå önskade resultat i dagens mycket volatila marknadsförhållanden.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.