Har du någonsin känt dig överväldigad av antalet ansvar på jobbet? Har du någonsin legat vaken på natten på grund av en spänd mage och ångest över morgondagens uppgifter? Har du någonsin nervöst tittat på din klocka då och då på jobbet, och bett om att tiden ska sluta gå så snabbt? Om så är fallet, bör du leta efter en lösning för att säkerställa att sådana negativa situationer inte händer igen. Kolla in våra 4 enkla tips för att organisera ditt arbetsliv. Läs vidare.
Tips för att organisera ditt arbetsliv – innehållsförteckning:
Börja med planering
Att skapa att-göra-listor och ett schema (veckovis, timvis – beroende på dina behov) är utan tvekan en grund för organisation som du helt enkelt inte kan avstå ifrån. Om du vill förbli produktiv och effektiv på jobbet, bör du planera din dag. Så här kommer du smidigt att gå från uppgift till uppgift utan att slösa tid.

Du kan planera ditt arbete och skapa ditt dagliga schema i en planeringsbok, kalender eller speciell tidsplaneringsprogramvara, valet är ditt! Kom ihåg att tillämpa 60:40-regeln – du bör endast avsätta 60% av din arbetsdag till aktiviteter med hög värde, så att de återstående 40% kan avsättas för nödsituationer, pauser eller sista minuten-uppgifter.
Om en anställd anser att alla uppgifter är viktiga och brådskande, kommer de att leva under konstant stress och misslyckas med att utföra de flesta av sina plikter. Av denna anledning är det avgörande att korrekt sätta prioriteringar och utföra uppgifter enligt deras betydelse och brådska.

Prioritera
Men att sätta uppgifter att göra är inte tillräckligt eftersom det inte löser det grundläggande problemet: var du ska börja. Av denna anledning, som ett andra steg mot bättre organisation, kommer vi att nämna prioritering, det vill säga att bestämma vilka uppgifter som är viktigare och bör göras först, och vilka som kan vänta.
Eisenhower-matrisen kommer säkert att hjälpa dig med prioritering. Enligt Eisenhower kan uppgifter delas in i fyra grupper:
- viktiga och brådskande – uppgifter som ska slutföras så snart som möjligt (t.ex. en nödsituation, en deadline för att överlämna ett externt projekt),
- viktiga, men inte brådskande – uppgifter som är strategiskt viktiga, men kan utföras vid ett senare tillfälle (sådana uppgifter utförs gärna av de flesta anställda),
- brådskande, men inte viktiga – hänvisar vanligtvis till att ge hjälp till andra med att utföra sina uppgifter (vilket inte är vårt ansvar) och oplanerade plikter,
- inte viktiga och inte brådskande – dessa är aktiviteter som äter tid och främjar prokrastinering.
En annan sak som kommer att göra att du kan förbättra organisationen av ditt arbetsliv är att uppskatta hur lång tid det kommer att ta dig att slutföra en given uppgift. Hur kommer det att fungera? För det första kommer det att motivera dig – du kommer att vilja slutföra de första uppgifterna inom den avsatta tiden (eller till och med snabbare) för att genomföra hela din plan för dagen. För det andra kommer det att låta dig realistiskt bedöma hur många plikter du kommer att kunna slutföra en given dag. Det kan visa sig att den viktigaste uppgiften kommer att ta upp hela din dag och det inte finns något utrymme för att slutföra några andra uppgifter.
Pomodoro-tekniken, en tidsplaneringsmetod utvecklad av Francesco Cirillo i slutet av 1980-talet, kan vara till hjälp för att uppskatta tid och hålla sig till en plan. Den innebär att arbeta i en 25:5-modell – 25 minuter för plikter, 5 minuter för vila (upprepas i successiva cykler) – och gör att du kan hålla kontrollen, komma ihåg att ta pauser och vara fokuserad på den aktuella uppgiften.
Följ din framsteg
Det fjärde steget mot en bättre organisation av ditt arbetsliv är att kontrollera takten för att uppfylla uppgifter och stryka punkter från din att-göra-lista. Detta är avgörande för att, för det första, planera nästa dag, och för det andra, kontrollera hur mycket tid som spenderas på en viss uppgift och göra modifieringar i framtiden. (t.ex. undersöka varför vi spenderade så mycket tid på något vi trodde var enkelt). Detta kommer att låta dig minimera distraktioner och bestämma de tider du arbetar bäst.

Sammanfattning
Pareto-principen säger att 20% av dina insatser ger 80% av dina resultat. Detta relaterar perfekt till arbetsplatsen, men endast om du ser till att din dag är välorganiserad. Om du vill öka din produktivitet, minimera stressfaktorer och må bättre med de uppgifter som ligger framför dig, ignorera inte vikten av de tekniker vi har nämnt. Planering, prioritering, uppskattning och uppföljning – dessa aktiviteter är inte svåra att göra, och kan ge dig ett antal positiva resultat när det gäller att organisera ditt arbetsliv.
Läs också: Pareto-principen – 1 fantastisk regel för produktivitet och effektivitet.
Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Caroline Becker
Som projektledare är Caroline en expert på att hitta nya metoder för att utforma de bästa arbetsflödena och optimera processer. Hennes organisatoriska färdigheter och förmåga att arbeta under tidspress gör henne till den bästa personen att förvandla komplicerade projekt till verklighet.