Pareto-principen – 1 stor regel för produktivitet och effektivitet.

Paretoprincipen är en välkänd regel som används inom många sektorer av näringslivet. Rätt tidsförvaltning är avgörande för det dagliga arbetet. För att öka din produktivitet måste du sätta prioriteringar och ordningen på dina uppgifter. Regeln är användbar för både affärs- och personliga, vardagliga aktiviteter. Läs mer för att ta reda på hur du kan planera din aktivitet mer effektivt.

Paretoprincipen – innehållsförteckning:

1. Paretoprincipen – huvudantaganden
2. Paretoprincipen – betydelsen
3. Ditt mål
4. Paretoprincipen – prova den
5. Genomförande av Pareto-regeln
6. Sammanfattning

Paretoprincipen – huvudantaganden

Paretoprincipen är uppkallad efter den italienska ekonomen och forskaren Vilfredo Pareto. Men inte många vet att principen skapades av Joseph Juran, som forskade och publicerade studien om regeln. Detta var 1951 när Juran ledde forskningen om resursfördelning och baserat på sina observationer formulerade regeln om “de viktiga få och de triviala många”.

Regeln, dess ursprungliga antagande, hävdar att 80% av resultaten uppnås genom 20% av insatsen. Inledningsvis handlade Pareto-observationerna om den nationella rikedomens fördelning i Italien. Pareto upptäckte att 20% av italienska familjer äger 80% av tillgångarna. Regeln har sedan dess etablerats inom ekonomin, men den används inom många andra områden.

Paretoprincipen – betydelsen

Paretoprincipen ska hjälpa dig med prioritering, vilket innebär att man bör koncentrera sig på den mest viktiga uppgiften, som har nyckelbetydelse för vår verksamhet. När man tillämpar regeln måste man anta att vanligtvis endast 20% av uppgifterna är verkligen viktiga och har en inverkan på 80% av din framgång.

Regeln hjälper till att prioritera effektivt. Pareto-regeln kan vara till hjälp vid schemaläggning och planering. Den har mening endast om den person som gör planerna kan definiera sina mål tydligt samt särskilja mellan viktiga och triviala frågor. Det innebär att regeln kan tillämpas endast när du känner till verksamheten och dess operationer väl.

Ditt mål

Många individer påstår att de arbetar hårt och ständigt är upptagna, men de ser inte effekterna. Men det verkar som att det är ett problem med att sätta prioriteringar.

Obetydliga frågor stör ofta genomförandet av de mer viktiga. Varför koncentrerar vi oss på de mindre viktiga uppgifterna? En av anledningarna är att dessa uppgifter vanligtvis är lätta att utföra. I andra fall handlar det om inkompetent prioritering. I de flesta situationer är vi inte ens medvetna om att vår uppmärksamhet fokuseras på obetydliga frågor som inte genererar verklig utveckling eller framsteg.

Här kan Paretoprincipen användas framgångsrikt. Det handlar inte om att strikt eliminera alla obetydliga uppgifter. Huvudsyftet med regeln är att visa den verkliga betydelsen av våra dagliga plikter. De element som inte finns på prioriteringslistan kan inte ses som meningslösa och irrelevanta.

Många affärsspecialister och coacher citerar ett exempel: 80% av din inkomst kommer från 20% av dina kunder. Det betyder inte att vi bör ignorera alla 80% av våra kunder. Regeln visar orsakerna till ett sådant resultat. Definiera gruppen av dina mest lojala, inflytelserika kunder och rikta dina marknadsföringsaktiviteter mot dem.

Paretoprincipen – prova den

Effektiv tidsförvaltning gör att du kan arbeta mindre istället för att arbeta mer. Man bör arbeta mer effektivt och hans insats bör ge mer påtagliga resultat. Paretoprincipen hjälper till att eliminera alla onödiga distraktioner och använda tiden mer effektivt.

Det huvudsakliga syftet med Pareto-regeln är inte att minimera insatsen eller förkorta arbetstiden, regeln hjälper till att koncentrera sig på de mest viktiga uppgifterna. Den första fasen av genomförandet av regeln bör vara analysen av den tid som spenderas på särskilda uppgifter. Något mätverktyg bör hjälpa dig med denna aktivitet. Resultatet kan överraska dig.

Genomförande av Pareto-regeln

Pareto-regeln kan inte genomföras en gång, förändringen är en pågående process. Det räcker inte med att sätta prioriteringar. Om du vill använda Paretoprincipen i ditt liv måste du skapa en lista över uppgifter och regelbundet granska och modifiera den. Hur börjar man? Välj först de nyckelområden i din verksamhet. Oavsett om du vill revolutionera ditt privatliv eller affärsliv, är prioritering det första steget i genomförandet av Pareto-regeln.

När du har identifierat de nyckelelement i din verksamhet, välj de som bör finnas på din uppgiftslista. Sedan måste du bestämma vad du ska göra med resten – är de tillräckligt viktiga för att göras, eller bör du delegera dem till någon annan?

Varje specificerad uppgift bör planeras i tid. Det är värt att ta hänsyn till ditt dagliga schema och vanor här. Det finns många tidsförvaltningstekniker. Vissa av teknikerna kräver att man börjar varje dag med den viktigaste uppgiften. Forskare hävdar att hjärnans effektivitet är som störst på morgonen.

Personalisering – är trenden som har funnits inom e-handelsbranschen ett tag. Kunder gillar att bli behandlade exceptionellt och älskar att ha möjlighet att välja. Det är därför vissa av dem väljer att lösa problemet via telefon, vissa kan använda en chatbot, och andra kommer att kontakta kundtjänstteamet med hjälp av Messenger.

Det finns förslag om att uppgifter bör delas upp i mindre delar för att undvika känslan av att vara överväldigad. Det är upp till dig vilken metod du väljer. Det viktigaste är att anpassa tekniken till dina vanor och schema för dagen. Avgörande är att koncentrera sig endast på uppgifter som finns på listan.

Det är fördelaktigt att undvika att bli distraherad vilket kan hindra dig från att uppnå dina viktiga mål. Idag verkar detta vara svårt eftersom vi ständigt bombarderas med skräppost eller oönskade telefonsamtal. Störningar får oss att förlora mycket av vår värdefulla tid.

Sammanfattning

Den största fördelen med att använda Pareto-regeln är förmågan att välja de nyckelområden i vår verksamhet som behöver utvecklas. Tack vare principen kan du effektivt bestämma dina prioriteringar. Paretoprincipen som används för uppgiftshantering kan öka din produktivitet – allt du behöver komma ihåg är att eliminera alla oviktiga uppgifter och koncentrera dig på de viktiga. Alla aktiviteter som har endast en liten inverkan på din verksamhet bör delegeras.

Läs också: Globala ledarskapstrender inom näringslivet för 2022 och 2023

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.