Hur man genomför virtuell introduktion?

Onboarding är viktigt, men när man arbetar på distans, hur genomför man det? Svaret är virtuell onboarding. Under de senaste åren har onlineplattformar som är utformade för anpassning och lärande ökat i popularitet, vilket gör det möjligt för anställda att introduceras till sina nya ansvarsområden även utanför företaget, genom distansarbete.

Hur genomför man virtuell onboarding? – innehållsförteckning:

1. Onboardings roll
2. Mål och steg i onboarding
3. Virtuell onboarding
4. Sammanfattning

Onboardings roll

Den mest värdefulla resursen i vilken organisation som helst är människor, deras färdigheter och kompetenser. Därför blir en korrekt rekryteringsprocess avgörande i personalhanteringsprocessen som syftar till att attrahera de mest värdefulla anställda. Det finns också en fas efter att anställningskontraktet har undertecknats som involverar introduktion och utbildning av den nya anställda. Tyvärr försummar ofta chefer detta och glömmer att endast en korrekt genomförd anpassning av en nyanställd person avgör deras efterföljande organisatoriska beteende, attityd och arbetskvalitet.

Onboarding består av en uppsättning aktiviteter som anpassar en ny anställd och är ett av de mest effektiva verktygen för att behålla personal. Onboardings roll är att introducera den nyanställda personen till de viktigaste frågorna relaterade till organisationens funktion, att bekanta sig med den organisatoriska kulturen, värderingar, normer och regler för samlevnad. Samtidigt får vi inte glömma att förmedla den kunskap och de färdigheter som är nödvändiga för att korrekt utföra affärsuppgifter.

Anpassningen av en anställd i arbetsmiljön fungerar på olika nivåer: strukturell, organisatorisk, procedurmässig och social. Du måste planera den samt fortsätta implementera den under en längre period. Det kan ta flera månader för en arbetstagare att börja knyta an till ett företag. En anställd som har förberetts dåligt för att ta på sig nya ansvarsområden identifierar sig inte med företaget, vilket leder till låg produktivitet och en minskning av arbetseffektiviteten.

Anpassningsprocessen bör möjliggöra för den anställde att lära sig: organisationens strategi, dess mission och vision, dess viktigaste mål, organisatorisk struktur och kultur, formella procedurer relaterade till intern kommunikation och arbetsflöde, ansvar och rättigheter, karriärväg, lön och bonusregler, drift av kontorsutrustning och annan maskin och utrustning som används för att utföra uppgifter.

Mål och steg i onboarding

Introduktion till en organisation är en process som har fyra huvudmål. Det första är att underlätta de initiala arbetsstegen, “vänja sig vid” den nya platsen, människorna och uppgifterna. Det andra är att utveckla korrekta attityder gentemot företaget, vilket möjliggör identifiering med det. Ett annat mål är att uppnå, på kortast möjliga tid, hög effektivitet och kvalitet i arbetet. Och det sista målet är att minska möjligheten för en anställd att lämna sitt jobb, för att behålla honom i organisationen.

En korrekt planerad anpassningsprocess (onboarding) bör genomföras med följande steg i åtanke:

• Överensstämmelse – bekanta sig med procedurer och dokumentationsflöde,
• Klarsyn – sätta mål och syften för den anställde,
• Kultur – bekanta sig med den organisatoriska kulturen: formell och informell,
• Förbindelse – integrera den anställde med resten av organisationen.

Virtuell onboarding

Du kan genomföra onboarding på olika sätt med olika verktyg. Vanligtvis innebär det att bekanta den nya anställde med procedurer och regler, samt ge arbetsinstruktioner. Som en följd av Covid-19-pandemin har många organisationer tvingats arbeta på distans. Därför är genomförandet av onboarding virtuellt med hjälp av en dedikerad onlineplattform en vanlig praxis. De viktigaste funktionerna i en sådan lösning inkluderar:

• Onlineuppgifter, checklistor och kunskapsbas tillgängliga på ett ställe,
• Möjlighet att dela pdf-filer, videor, presentationer, e-learningutbildningar, tester,
• Virtuell rundtur av kontoret,
• Möjlighet att placera dedikerade spår för olika positioner,
• Tillgång till systemet på alla mobila och stationära enheter,
• Kontinuerlig övervakning av framsteg, generering av rapporter,
• Enkäter för att bestämma anställdas tillfredsställelse efter onboarding.

Från början av onboardingprocessen bör vi tänka på interpersonella relationer. Nya distansanställda är benägna att känna sig isolerade och ensamma. För att förhindra detta, introducera den nya personen för andra kollegor genom att skriva ett meddelande på det interna intranätet och lära känna varandra under en videokonferens.

Distansonboarding utgör en utmaning för både arbetsgivaren och de anställda, men vi kan framgångsrikt och lönsamt använda vissa av dess element i stationär anpassning av anställda.

Sammanfattning

Dynamiska förändringar på arbetsmarknaden tvingar arbetsgivare att vidta intensiva åtgärder för att behålla anställda i organisationen. Korrekt genomförd onboarding är en lika viktig faktor för anställda som lön eller en planerad utvecklingsväg. Om vi missar detta första steg i onboarding blir de negativa effekterna oåterkalleliga. Det är under den första månaden som nya anställda formar sina attityder och sin nivå av engagemang i arbetet. Därför blir en korrekt introduktion till organisationen och att säkerställa transparenta samarbetsvillkor nyckelfaktorer. Effektiv onboarding kommer inte bara att möjliggöra att minska överdriven personalomsättning, utan kommer också att förbättra företagets image avsevärt.

All onboarding, även virtuell onboarding, behöver en strategi. Kolla in de mest effektiva.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.