Grunderna i databerättande

Mer än en gång har vi deltagit i utbildningar eller affärsmöten. Ofta innehåller sådana möten presentationer som sammanfattar vissa situationer i företaget, vars form är så motståndskraftig att åhörarna, om de kunde, skulle smälta bort i luften. Vad ska man göra i en situation där vi är de som måste förbereda en sådan presentation? Hur gör vi vårt tal substantiellt och samtidigt intressant för publiken? Den så kallade data storytelling kommer att visa sig vara till hjälp i detta fall.

Data storytelling – innehållsförteckning:

1. Data storytelling – vad handlar det om?
2. Var ska man börja?
3. Prioritering
4. Hur bygger man en datahistoria på rätt sätt?
5. Sammanfattning

Data storytelling – vad handlar det om?

Med den teknologiska utvecklingen av företag har sättet och kvaliteten på datakommunikation fått särskild uppmärksamhet, exempelvis i fallet med rapporter eller alla typer av rapporter som presenteras för kunder, ledning osv. Således, för att bekämpa tråkiga presentationer skapades data storytelling.

I enklaste termer handlar det om att berätta data på ett sätt som skapar dess historia. Siffror presenteras i orsak-och-verkan-relationer, så att säga, vilket innebär att mottagaren inte “attackeras” av en hög med siffror. Som ett resultat blir åhörarnas uppfattning större, och den information som förmedlas tas emot lättare av dem.

Var ska man börja?

Först och främst behöver vi skapa en visuell presentation, som kommer att vara vår grund. Därför måste vi verifiera riktigheten av de data vi avser att inkludera i den. Vi får inte tillåta en situation där vi hänvisar till data som är felaktiga eller föråldrade. Nästa steg är att bestämma de slutsatser vi vill nå.

När vi vet vad vi vill bevisa genom presentationen, måste vi komma ihåg att göra det tydligt. Vi kan inte sätta för mycket text på en bild. Varje bild bör vara konkret och tydligt illustrera sakens kärna. Data presenteras bäst i form av en tabell, diagram eller graf, men det rekommenderas att använda infografik, grafik eller animationer. Detta sätt att avbilda data gör det mer tillgängligt för betraktaren.

Om vi vill betona de negativa tonerna av en viss information, är det lämpligt att använda röd färg för att intensifiera effekten på mottagaren. I motsatt situation, när vi vill förmedla den positiva tonen av datan till mottagaren, är det lämpligt att använda gröna eller blå färger.

Typsnittet för texten är också viktigt, välj en enkel design, utan onödig utsmyckning som stör uppfattningen av budskapets kärna. Dess storlek är också betydelsefull, det smartaste beslutet är att välja ett typsnitt av optimal storlek, lätt att läsa för mottagaren. Kom också ihåg att inte överdriva mängden text på bilden – den bör avbilda den mest relevanta datan och ge grunden för presentatören.

Prioritering

Om vi redan har en visuell presentation, behöver vi tänka på hur vi ska förmedla den. Här kommer data storytelling att spela en stor roll. För att göra vår presentation fängslande och substantiell, förbered dig ordentligt för att presentera datan. Det finns ett schema, som är grunden för att utveckla data enligt storytelling. Det är nödvändigt att fastställa några viktiga punkter om vår presentation.

Först måste vi överväga vem protagonisten i berättelsen är, om vi är intresserade av företaget som helhet eller, till exempel, en av dess avdelningar osv. Nästa fråga är att bestämma målet eller utmaningen som protagonisten i berättelsen står inför. Dessutom, identifiera hinder vi kan stöta på på vägen mot våra avsedda mål, såsom juridiska nyanser eller brist på personal.

Kom ihåg att presentera vändpunkten, det vill säga det ögonblick när situationen börjar gå vår väg, det är värt att framhäva den data som illustrerar detta. Dessutom, kom ihåg att lyfta fram attributen hos företaget eller avdelningen som påverkas av frågan och att betona vad som kommer att spela en nyckelroll i att övervinna svårigheterna. Den sista punkten är att bestämma vilka slutsatser som ska dras från de beskrivna situationerna.

Hur bygger man en datahistoria på rätt sätt?

Nästa steg är att sätta ihop vår historia. Traditionellt bör vi börja med en introduktion. Här bör vi fokusera på att introducera lyssnaren till ämnet för problemet. För att göra detta måste vi lära känna honom, och sedan anpassa formen av vårt tal till hans mentalitet. Vi kan inte överdriva mängden teknologiskt snobbigt språk som är svårt att förstå för icke-specialister. Enkelt språk anpassat till typen av publik kommer att fungera mycket bättre.

Dessutom bör kontexten för talet involvera lyssnaren som en integrerad del av berättelsen. Om problemet påverkar publiken direkt eller indirekt, kommer de säkert att vara intresserade av utvecklingen av frågorna.

För att börja med, introducera ämnet som presentationen handlar om. Det är också värt att notera utgångspunkten för berättelsen och ursprunget till de refererade data. Vid denna punkt kan vi illustrera datan, visa den ursprungliga situationen som är relevant för den fortsatta gången av talet.

Därefter, baserat på de nästa bilderna i vår presentation, utvecklar vi berättelsen. I detta skede fokusera på målet för huvudkaraktären, t.ex. företaget, och de hinder det kan stöta på. Här kan datan presenteras relativt pessimistiskt, men du bör inte undvika det. Den negativa tonen av den nämnda informationen kommer bara att öka effekten av nästa del av talet, där vi kommer att presentera vändpunkten – lösningen.

Därefter är det värt att peka ut de kontroversiella aspekterna av problemet, t.ex. större utgifter för en viss sektor än konkurrenterna. Detta kommer att väcka nyfikenhet hos lyssnarna, som kommer att undra vad de nämnda skillnaderna beror på. Detta kommer att få dem att vilja veta svaren och samtidigt kommer vi att fånga deras uppmärksamhet.

Den avgörande delen av presentationen handlar om att presentera vändpunkten. I denna del bör vi ägna särskild uppmärksamhet åt de åtgärder som kommer att fälla vågskålen till vår fördel. Den positiva påverkan av händelserna på mottagaren, t.ex. kunden eller företagets ledning, bör betonas. På så sätt kommer vi att upprätthålla hans intresse för frågan. Detta beror på att lyssnaren inte är intresserad av torra data, utan av det ögonblick det kommer att påverka verkliga livet eller den ekonomiska situationen – detta intresse kommer att öka. Därför, betona en plötslig vändning av händelser som en ökning av vinsten. I detta fall kommer en graf som tydligt visar framgången för företaget att göra susen.

Slutligen återstår det att sammanfatta situationen, visa fördelarna med den föreslagna strategin och lyfta fram de positiva effekterna av de tillämpade lösningarna och de förväntade fördelarna. Det är värt att jämföra den förväntade utvecklingen av situationen utan tillämpning av vår lösning och dess påverkan på de involverade. För detta ändamål, en tabell som jämför den initiala situationen med den kulminerande kommer att vara idealisk.

Sammanfattning

Vi kan definiera data storytelling som förmågan att kommunicera analytiska data till en publik på ett sätt som är meningsfullt och engagerande för dem.

Tack vare denna teknik reflekterar lyssnarna under hela presentationen över de frågor som tas upp och förväntar sig svar på sina frågor. Därför kommer de att minnas en välberättad historia om data såväl som att framkalla de reaktioner som presentatören förväntar sig. Storytelling stimulerar människor att interagera med presentatören, vilket gör kommunikationen med publiken effektiv.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bisamhälle på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.