Vad är avstämning av fakturor?

Avstämning av fakturor är en process som består av att jämföra uppgifterna från fakturorna med uppgifterna från bankutdrag. Det är en mycket viktig uppgift för alla företag. Avstämning av fakturor gäller både fakturor för inköpta varor och tjänster samt fakturor som utfärdas till kunder. Tack vare denna operation kan du kontrollera om du är sen med dina betalningar för affärsrelaterade inköp. Detta kommer att göra det möjligt för dig att bättre kontrollera fordringar. Läs artikeln för att ta reda på varför avstämning av fakturor inte bör försummas.

Avstämning av fakturor – artikelns innehåll:

1. Hur avstämmer man inkommande fakturor?
2. Vilka är fördelarna med avstämning av inkommande fakturor?
3. Hur avstämmer man utgående fakturor?
4. Vilka är fördelarna med avstämning av utgående fakturor?
5. Är det möjligt att avstämma fakturor manuellt?
6. Hur förbättrar man processen för avstämning av fakturor?

Hur avstämmer man inkommande fakturor?

Varje gång du köper varor får du en faktura. Detsamma gäller tjänster – dessa avräknas också med fakturor. Om ditt företag nyligen har dykt upp på marknaden finns det en risk att inte alla partners är villiga att sälja sina produkter eller tjänster baserat på uppskjuten betalning. I ett sådant scenario måste du betala kontant. Denna betalningsmetod innebär att du inte behöver avstämma inkommande fakturor. När det gäller kontantfakturor kan du alltid vara säker på att de har avräknats.

Efter en tid, när ditt företag blir mer känt bland entreprenörerna, kommer fler och fler företag att vara villiga att sälja sina produkter till dig på basis av uppskjuten betalning. Det är fördelaktigt, eftersom när du köper produkter behöver du inte investera dina medel på plats. Din enda uppgift är att hålla koll på betalningsfristerna. Avstämning av fakturor hjälper till med denna viktiga strävan. Hur avstämmer man fakturor?

Allt du behöver göra är att jämföra inkommande fakturor, nämligen de du har fått från andra företag, med ditt bankkonto. För att påskynda processen kan du besluta att filtrera inkommande fakturor. Efter denna operation får du en fullständig lista över transaktioner med alla detaljer om betalningar som gjorts för produkter och tjänster. Med en sådan lista i handen måste du jämföra siffrorna på fakturorna med de på bankutdragen. Kontrollera om alla överförda pengar har nått rätt mottagare genom att jämföra fakturautfärdarens uppgifter med uppgifterna om fakturamottagaren. Om dessa uppgifter stämmer överens och allt är korrekt kan du bocka av fakturan som betald.

Vilka är fördelarna med avstämning av inkommande fakturor?

Varför är avstämning av inkommande fakturor i ditt företag så viktig? Denna operation hjälper dig att hålla kontroll över alla betalningsdatum och -frister. Om du efter avstämningen fortfarande har några fakturor men inga matchande överföringar betyder det bara en sak – du har inte betalat dessa fakturor. I denna situation måste du kontrollera om betalningsfristen har överskridits. Om några av överföringarna inte har gjorts, kontrollera ditt konto i avsnittet för utestående beställningar, de kan vänta på genomförande, i detta fall finns det inget att oroa sig för. Men om betalningsfristen har överskridits och fakturan inte har betalats, är det bättre att reglera alla utestående betalningar så snart som möjligt.

Betalningar som görs efter fristen kan få negativa konsekvenser för ditt företag. Vilka slags konsekvenser? Utfärdaren av fakturan som inte har betalats i tid kan ta ut ränta för uppskjutande av betalningen. Sen betalning kan resultera i att rabatter och avdrag går förlorade. Problem med betalningar påverkar bilden av ditt företag, eftersom ingen gillar att samarbeta med enheter som ofta är sena med betalningar. Avstämning av fakturor hjälper dig att undvika sådana problem, med denna process kommer du att kunna fullgöra dina skyldigheter i tid.

Hur avstämmer man utgående fakturor?

Utgående fakturor är fakturor som ditt företag skickar till dina kunder när din produkt har sålts eller din tjänst har tillhandahållits. Avstämning av utgående fakturor hjälper dig att hålla koll på alla dina skulder. Tack vare denna operation kommer du att veta exakt vem som har betalat dig och vem som är sen med betalningen. Hur görs avstämning av utgående fakturor i praktiken?

Uppgifterna från bankutdragen måste korsrefereras med alla utfärdade utgående fakturor. För att påskynda processen kan du besluta att filtrera utgående fakturor. Efter denna operation får du en fullständig lista över betalningar till kontot. I nästa steg måste du jämföra alla siffror från bankutdraget med de utgående fakturorna. Kontrollera noggrant om uppgifterna om personen eller företaget som har betalat fakturan stämmer överens med uppgifterna om köparen på den utgående fakturan.

Speciell försiktighet rekommenderas under avstämning av fakturor, särskilt om det har funnits flera fakturor med samma belopp att betala, men för olika kunder. Brist på noggrannhet under avstämningen kan resultera i att fakturan matchas med fel kund. För att undvika sådana misstag kontrollera alla titlar på överföringarna. Så länge du vet för vilken produkt eller tjänst betalningen har gjorts bör det vara lätt att matcha överföringen med rätt utgående faktura. Men varför är avstämning av fakturor så viktig?

Vilka är fördelarna med avstämning av utgående fakturor?

Avstämning av utgående fakturor ger dig en inblick i företagets nuvarande ekonomiska situation. Tack vare avstämningen vet du vilka fakturor som utfärdats av dig som redan har betalats, och du vet vilken typ av inkomster du kan förvänta dig på ditt konto inom en snar framtid. Avstämningsoperationen hjälper dig att upptäcka alla kunder som ligger efter med betalningar för dina produkter eller tjänster. Med exakt information kan du besluta att vidta åtgärder inom detta område och tvinga dina gäldenärer att reglera dina krav. Tveka inte att skicka dina kunder vänliga påminnelser om deras betalningar, varje försening i att göra detta kan resultera i problem med att återfå dina fordringar. Försumma inte avstämning av utgående fakturor.

Är det möjligt att avstämma fakturor manuellt?

Om du inte utfärdar många fakturor kommer avstämningsprocessen inte att ta mycket av din tid. Detsamma gäller om du inte har utfärdat många kostnadsfakturor, bör kontrollen av inkommande fakturor inte vara svår. Med ett litet antal dokument kan all avstämning av fakturor göras manuellt. Det är praktiskt att skapa en lista över alla inkommande fakturor, där du kan bocka av alla som redan har betalats, och se resten som fortfarande väntar på att bli reglerade. Du bör skapa samma typ av lista för alla utgående fakturor. På denna lista bockar du av alla fakturor som betalats av dina kunder för att se dem som är sena med betalningen.

Vid avstämning av fakturor för att påskynda processen är det klokt att använda väl förberedd kalkylblad. Det är värt att sätta alla fakturor i kronologisk ordning.

Försök att markera alla inkommande betalda fakturor omedelbart efter att överföringen har kommit till ditt konto. Manuell avstämning av fakturor kanske inte är det bästa alternativet för dem som har många fakturor. Vad ska man göra för att underlätta avstämningen av fakturor när det finns mycket fler dokument att kontrollera? Hur hanterar man avstämning som inte kan göras manuellt?

Hur förbättrar man processen för avstämning av fakturor?

För att underlätta processen för avstämning av fakturor som inte kan göras manuellt är det fördelaktigt att använda speciell programvara. Den dedikerade applikationen hjälper dig att hitta alla avvikelser mellan utgående fakturor och överföringar på ditt konto. Med applikationen kan du enkelt avgöra om din kund har betalat fakturan i sin helhet, delvis eller är sen med betalningen. Datorprogramvara gör att du snabbt kan hitta alla fakturor med förfallna datum, vilket kan möjliggöra att du samlar in skulder om det behövs. Du kommer aldrig att missa betalningsdatumet för de inköpta produkterna och tjänsterna. Applikationen hjälper dig att spara mycket tid, som kan användas i andra områden av din verksamhet.

Läs också: Vad är fakturabelåning?

Tack vare automatiseringar kan ditt företag minska kostnaderna för fakturering med 29%. Kolla in vår gratis faktureringsapp och faktureringsprogramvara.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.