Topp tips för tidsplanering

Konstant brist på tid och överarbete gäller både frilansare och företag. Detta påverkar inte bara produktiviteten och motivationen utan också hälsan. Lyckligtvis finns det några sätt att ta sig ur detta. I dagens artikel kommer du att upptäcka vad som minskar produktiviteten i alla företag. Du kommer också att lära dig några effektiva metoder för tidsplanering och få en översikt över användbara arbetsflödesverktyg och appar.

Topptips för tidsplanering – innehållsförteckning:

1. Vad oorganiserar arbetet?
2. Tekniker för tidsplanering
3. Dra nytta av verktyg för arbets- och uppgiftshantering

Vad oorganiserar arbetet?

Numera spenderas mer och mer tid på arbete. Övertid och ansamling av beställningar har blivit den nya normen. Polacker och greker är bland de mest upptagna i världen – enligt OECD spenderar de nästan 2000 timmar om året på arbete, långt före tyskarna som arbetar 600 timmar mindre per år. Tyvärr innebär hårt arbete inte nödvändigtvis produktivitet. Det illustreras av att polackerna fick 70 % lägre poäng än tyskarna i tester av arbetseffektivitet.

Vad oorganiserar arbetet? Först, 9 små saker som tar tid och förlamar vilket företag som helst:

1. Skicka oändliga e-postmeddelanden – om du just har skickat ett tredje e-postmeddelande som svar, skicka inte ett till. Bättre att ringa personen eller träffa dem personligen,
2. Audio-notifikationer om nya e-postmeddelanden – det är en bra idé att svara regelbundet, men inte alla är värda distraktionen från arbetet,
3. Använda “svara alla” alternativet,
4. Skriva rapporter som inte tjänar till att fatta beslut och förbättra företaget,
5. Producera rapporter som ingen kommer att läsa,
6. Skjuta beslut på överordnade,
7. Ställa in oändliga möten,
8. Skjuta upp prioriteringar,
9. Planera möten längre än 45 minuter – den tiden är tillräcklig. Det rundas för ofta onödigt upp till hela timmar.

Detta är slutsatsen av en studie av Matt Krzysiak som genomfördes på hans företag när han tog över som president för National Motor Club. Lägg till det onödigt administrativt arbete, ta hand om saker som inte ingår i vår arbetsbeskrivning, göra personliga telefonsamtal, läsa tidningen och springa ärenden.

Hemmakontor läget gör det inte lättare med all inhemsk stress och jäkt. Sociala medier, äta och dricka kaffe, besöka vänner och skjuta upp uppgifter till “om en stund”. Låter bekant? Du kan hantera dessa besvärande frågor genom att utveckla enkla vanor och sätta upp ett vänligt arbetsschema.

Tekniker för tidsplanering

1. Pomodoro-metoden

En av de mest kända teknikerna som kan hjälpa är Pomodoro-metoden, som härstammar från den klassiska tomatformade kökstimer. Metoden innebär att skriva ner alla uppgifter du måste slutföra på ett papper, välja en, ställa in timern på 25 minuter och arbeta med uppgiften under hela den tiden. Du måste vara helt fokuserad utan distraktioner från Facebook eller textmeddelanden.

Om uppgiften fortfarande inte är klar efter 25 minuter, ta en 5-minuters paus och gå sedan tillbaka till den, ställ in din klocka på ytterligare 25 minuter.

Men efter 2 timmars sådant arbete (4 Pomodoro) kommer hjärnan att behöva en paus, så ta en 30-minuters paus, gå en promenad, gör dig en kopp te eller titta på en TV-serie. Detta är en enkel och effektiv metod för att förbättra tidsplaneringen. Den är populär över hela världen.

2. 5S-tekniken

En annan rekommenderad teknik är 5S, som hjälper till att organisera arbetsplatsen och öka produktiviteten. Den minskar också företagets driftskostnader och förbättrar kvaliteten på tillverkade varor och tjänster.

5S har varit populärt i årtionden bland japanska företag och består av fem principer:

• urval – ta bort alla onödiga föremål från brevlådan,
• segregering – tilldela en plats för nödvändiga föremål; de måste vara lätta att hitta och sätta tillbaka efter användning, så organisera dem med verktygslådor, etiketter eller färgade etiketter (meddelandekatalogisering),
• städning – städa din arbetsyta dagligen, eliminera källan till föroreningar (ta bort SPAM och avregistrera dig från onödiga nyhetsbrev),
• standardisering – fastställ standardarbetstider (sätt specifika tider när du svarar på e-post),
• självdisciplin – gör det till en vana att följa de ovanstående 4 stegen.

3. Scrum

Har du en whiteboard och färgat papper till hands? Möt Scrum, en metod för tidsplanering av organisering av arbete som ofta används av startups och utvecklare. Scrum är en metod där projekt och uppgifter skrivs på papperslappar och fästs på kolumner på en whiteboard. Kolumnerna betecknar successiva element i processen (t.ex. “planerat”, “pågående”, “testat”, “brådskande att slutföra”, “klart”).

I den första kolumnen skapar du en kö av uppgifter som prioriteras. Sedan, bredvid varje uppgift, skriver du hur många timmar som förväntas för dem (genom att använda olika färger på korten kan du dela upp dem i kategorier). Korten fästs sedan från vänster till höger allteftersom arbetet fortskrider till “klart”-sektionen.

Scrum gör att du kan följa projektets framsteg, känna igen nya utmaningar, övervaka deadlines och se hur många uppgifter som återstår. Detta är mycket praktiskt både för att organisera tid och för att hantera kunden.

4. Fyrkantssystemet

Den fyrkantssystemmetoden baseras på prioritering av tilldelade uppgifter. Enligt denna teknik delas ett papper in i fyra lika stora rutor. Varje ruta motsvarar fyra kategorier av uppgifter:

• brådskande uppgifter – viktiga (1) och oviktiga (2) – skrivs i de övre kvadranterna,
• icke-brådskande uppgifter – viktiga (3) och oviktiga (4) – placeras i de nedre kvadranterna.

Brådskande och icke-brådskande uppgifter är sådana som bör tas om hand så snart som möjligt, men utan att hålla sig till ett specifikt datum (t.ex. göra ett telefonsamtal). Brådskande och viktiga uppgifter är deadlines som måste uppfyllas snabbt (t.ex. betala en prenumerationsavgift).

Tack vare detta system vet vi vilka uppgifter som ska göras först och vilka som kan vänta. Detta är ett perfekt komplement till listan över aktiviteter som planeras att göras varje dag. Denna kombination möjliggör ännu mer effektiv tidsplanering.

5. 80/20

En annan teknik är att slutföra uppgifter enligt Pareto-principen (även känd som 80/20). Nästan ett sekel sedan observerade Vilfredo Pareto att 80 % av varorna finns i händerna på endast 20 % av befolkningen. Det upptäcktes snart att dessa proportioner gäller inom olika områden av livet. Exempel: 80 % av intäkterna genereras av 20 % av kunderna, 20 % av företagens tjänster genererar 80 % av intäkterna, 80 % av tiden bär vi 20 % av kläderna vi har i vår garderob, och så vidare.

Enligt denna metod är det tillräckligt att göra 20 % av uppgifterna för att uppnå 80 % av resultaten. Knepet är att urskilja vilka dessa uppgifter exakt är och “sila vetet från agnarna”. Naturligtvis är denna princip inte felfri – förhållandena kan variera 90/10, 70/30, 97/3, osv.

Pareto-principen är en metod för tidsplanering som hjälper dig att fokusera på de centrala frågorna genom att hålla dig till din agenda och undvika att sväva ut.

6. En minut eller två

Den sista och enklaste tekniken är David Allens 2-minutersregel. Den är utmärkt för arbete och vardagliga uppgifter. Enligt denna princip, om en åtgärd tar högst 2 minuter att slutföra, bör den göras omedelbart. Om du skjuter upp det kan det bli en stor börda i framtiden. Denna metod är den enklaste att genomföra av alla, men den ger de bästa resultaten på kort tid.

Dessutom ökar den nivån av tillfredsställelse. Att slutföra flera uppgifter på en dag, även små, är belönande och förstärker att avsluta följande uppgifter.

Dessutom här är två praktiska riktlinjer värda att följa:

• Vänta inte på en större bit ledig tid – att skjuta upp allt är vanligtvis inte den bästa idén; under helgdagar vill vi vila, och ibland dyker oväntade situationer upp,
• Planera endast 60 % av tiden – vi överskattar ofta våra förmågor; när vi planerar en uppgiftslista, lista prioriteringarna, försök att förutse oväntade händelser och stryk tidsätare.

Dra nytta av verktyg för arbets- och uppgiftshantering

Förutom att använda tekniker för tidsplanering är det också en bra idé att dra nytta av alla arbetsledningsverktyg som skapats för att optimera våra vardagliga processer.

Google Docs

Det är ett gratis Google-verktyg för att skapa, dela och redigera filer (textfiler, kalkylblad, presentationer, formulär), både offline och online. Det fungerar på din telefon, surfplatta eller dator. Dessutom är verktyget kompatibelt med Word-filer – så du behöver inte köpa programvara – och är integrerat med Google Drive (15 GB).

Office Online

Den gratis versionen av Microsoft Office är en uppföljning av ett kraftfullt onlinehanteringsverktyg som låter dig skapa, spara och dela dokument, kalkylblad, presentationer och anteckningsböcker. Office Online inkluderar Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com-brevlåda, kalender och kontakter.

Dropbox

Dropbox är ett säkert system för att dela och lagra filer, säkerhetskopiera och synkronisera filer mellan datorer. Det låter dig ladda upp, visa och ladda ner data både via en vanlig webbläsare och genom en dedikerad applikation installerad på din dator.

ColorNote

Den enkla Android-appen – CollorNote låter dig snabbt och enkelt redigera anteckningar, påminnelser, e-post, meddelanden, inköps- och uppgiftslistor. Denna app låter dig organisera dina anteckningar efter färg, låsa lösenord och skapa säkerhetskopior.

Appar för tidsplanering

I det moderna livets stress och jäkt kan det vara otroligt svårt att hålla koll på allt du behöver slutföra. En effektiv app för tidsspårning kommer inte bara att hjälpa dig att få större kontroll över din dag utan också göra ditt team mer produktivt och förbättra dess ansvarstagande.

Och vilka är dina sätt att framgångsrikt hantera tid? Känner du till några andra intressanta tips, regler eller applikationer för tidsplanering? Tveka inte att se och dela kommentarer.