Projektbudgethantering – hur gör man det på rätt sätt?

Projektbudgethantering innebär att administrera och övervaka de finanser som är relaterade till affärsprojekt. Detta är det mest direkta, till och med uppenbara svaret. Men för att få en bredare syn, låt oss ta ett steg tillbaka och ställa oss själva frågan: vad är en projektbudget?

Det är de sammanlagda kostnaderna för alla aktiviteter, arbetskraft, uppgifter och material som kommer att leda dig till det slutliga projektet. Det är därför du noggrant bör planera ditt projekt innan du dyker ner i finanserna. Hur gör man det på rätt sätt? Bra projektledningsverktyg kommer definitivt att hjälpa.

Projektbudgethantering – hur gör man det på rätt sätt?

Det är viktigt att ha en projektbudget eftersom detta ger dig en bra förståelse för hur saker (och utgifter!) går framåt. Du kommer att ha kontroll över alla aktiviteter och omedelbart veta när kostnaderna börjar bli för höga. Denna kunskap kommer definitivt att stödja dina beslut genom hela processen och göra dig klokare när du planerar nästa projekt.

För att genomföra projektbudgethantering, definiera projektets omfattning

Hur kan du räkna din projektbudget utan att veta detaljerna om ditt projekt? Det är här definieringen av projektets omfattning kommer till hjälp. Att definiera omfattningen av ett projekt innebär att dokumentera en lista över specifika projektmål, teammedlemmar, milstolpar, uppgifter, leveranser, funktioner, funktioner och deadlines. Det kommer också att inkludera eventuella större projektmål, leveranser och mål för att hjälpa till att mäta framgång. Många PM-verktyg kommer att hjälpa dig att organisera allt detta. Ett av dem är Firmbee.

Uppskattningstekniker

Okej, du har din plan, så hur börjar du räkna pengarna? Uppskattningstekniker kan hjälpa. En kort sammanfattning av dem kan hittas nedan. Bestäm vilken som är lämplig för dig & gräv djupare i ämnet.

Botten-upp uppskattning

Detta är en teknik för att uppskatta individuella uppgifter och sedan kombinera dem till en övergripande projektuppskattning. Vid det här laget bör du redan veta vilken teammedlem som är ansvarig för vad (om inte – kolla in vår lösning), du kan be varje person som utför en uppgift att ge dig uppskattningarna. De är definitivt i en bättre position att uppskatta en uppgift som de kommer att arbeta med. Efter att du har en kostnadsuppskattning av arbetet på den lägsta möjliga detaljnivån, aggregat dem för att komma fram till sammanfattande totalsummor.

Topp-ner uppskattning

Här försöker grupper av erfarna chefer eller externa experter att uppskatta projektets budget. Du kan också använda information från ett tidigare, liknande projekt. Denna teknik används ofta i de allra tidigaste faserna av ett projekt när inte mycket information är tillgänglig. Till skillnad från botten-upp uppskattning, denna gång kommer du att uppskatta varaktigheten av leveranser och/eller större leveranser.

Analog uppskattning

Frasen analog uppskattning kommer från det faktum att du använder ett liknande tidigare projekt för att uppskatta varaktigheten eller kostnaden för ditt nuvarande projekt. Det bör vara en blandning av historisk information och expertbedömning. Det är därför det är så viktigt att spåra din projektbudget varje gång du levererar något.

Parametrisk uppskattning

Parametrisk uppskattning är en statistikbaserad teknik som hjälper dig att beräkna den förväntade mängden finansiella resurser eller tid som krävs för att avsluta ett projekt. Med parametrisk uppskattning kommer det att behövas lite mer matematik, men bara några grundläggande färdigheter, så var inte skrämd! Titta på detta exempel:

Låt oss säga att ditt projekt inkluderar att intervjua 300 personer. Varje intervju innehåller 10 flervalsfrågor, och tidigare erfarenhet har visat att de tar 20 minuter att genomföra. Den totala insatsen för denna uppgift kommer att vara:

Antal intervjuer × 20 minuter = 6000 minuter = 50 timmar

Nu, från din tidigare erfarenhet, kontrollera hur mycket en timme av arbetskraft kostar. Klart!

Automatisera processen

Kom ihåg, du behöver inte göra allt själv med hjälp av anteckningar eller räknare. Projektledningssystem kan beräkna budgeten för dig baserat på projektets omfattning och hjälpa dig att lagra och organisera informationen. Firmbees finansmodul låter dig sätta en projektbudget, beräkna anställdas kostnader, spåra dina inkomster och utgifter under hela processen. Efter att projektet är avslutat, rullas informationen automatiskt över till fakturor. Dessutom visas information om vad du är skyldig andra.

Kolla in Firmbee och spåra lönsamheten av dina projekt:

Tycker du om vårt innehåll? Gå med i Facebook-gemenskapen för att hålla kontakten!