Preboarding – definition, rationale och 4 bästa metoder

Preboarding – vad består det av?

Preboarding är processen att förbereda en anställd för att börja arbeta för ett företag. Det börjar vanligtvis efter undertecknandet av kontraktet, och syftet är att minimera den anställdes stress innan de kommer till den nya platsen och att öka chansen för ett framgångsrikt och långsiktigt samarbete. Både HR-personal och rekryterande chefer, det vill säga den nya personens framtida överordnade, kan vara ansvariga för att genomföra det. Beroende på det specifika företaget kan preboarding inkludera andra element, men de mest vanligt nämnda inkluderar:

• Upprätthålla kontakt för att säkerställa att de formella processerna går bra.
• Presentation av specifika ansvarsområden innan arbetet börjar (och diskussion om dem).
• Skicka arbetsregler och andra dokument som gör att man kan lära känna företaget så bra som möjligt.
• Diskutera företagskulturen.

Preboarding versus onboarding – vad är skillnaden?

Det kan verka för många att preboarding och onboarding betyder samma processer, men skillnaden mellan de två är betydande, särskilt när det gäller vad en anställd förväntar sig från båda perioderna. För det första hänvisar preboarding till förväntan på att börja arbeta, medan onboarding inkluderar allt som händer från den första arbetsdagen genom introduktionsperioden (som, beroende på företaget, kan vara några dagar eller veckor). Således syftar den första processen till att ta hand om den nyförvärvade anställde (se till att han eller hon känner sig bekväm), medan den senare fokuserar på att säkerställa att de nya anställda snabbt och effektivt samlar information om sitt jobb, sina uppgifter, procedurer och företagspolicyer.

Preboarding-aktiviteter – bästa metoder

Så vad bör du göra för att ta bäst hand om din anställde innan de kommer till ditt företag? Nedan listar vi några metoder som är värda att implementera i vilket företag som helst, oavsett bransch eller teamstorlek.

1. Bjuda in till kontoret för kontraktsunderskrift

När det är möjligt är det värt att uppmuntra en anställd att komma till kontoret innan den officiella “första arbetsdagen” och prata live med HR-personal eller få en chans att bekanta sig med andra anställda. Anledningen till ett sådant besök kan till exempel vara behovet av att skriva under ett kontrakt eller fylla i andra nödvändiga dokument. Detta är en chans att träffas i en mer avslappnad atmosfär än i fallet med en rekryteringsintervju eller telefonkontakt.

2. Hålla konstant kontakt

Det är mycket vanligt att flera veckor eller till och med månader (beroende på den tillämpliga uppsägningstiden) går mellan acceptansen av ett erbjudande och ankomsten av en ny person till arbetet. Att hålla konstant kontakt med den nya anställde under denna tid är det bästa sättet att skapa en positiv upplevelse även innan den första dagen på företaget, och att upprätthålla den nivå av entusiasm som uppstod när jobberbjudandet mottogs. Du kan genomföra både e-post- och telefonkontakt och fråga om både formella frågor (t.ex. dokumentation) och, till exempel, deras välbefinnande, utvecklingsplaner eller inställning till den nya fasen i deras yrkesliv.

3. Skicka ett e-postmeddelande innan den första arbetsdagen

Några dagar innan den första arbetsdagen är det värt att skicka ett e-postmeddelande till den anställde som bekräftar tid och plats för uppträdandet, samt skisserar andra frågor som kan vara relevanta (t.ex. klädkod, möjligheten att beställa en måltid, parkeringsalternativ på kontoret, detaljer om hur man tar sig dit med bil eller kollektivtrafik, dokument som han eller hon bör ha med sig, etc.). En sådan åtgärd kommer säkert att välkomnas – det kommer att ge de anställda förtroende för att de är väl förberedda för den första dagen. Men kom ihåg att inte skicka denna typ av e-post i sista minuten (t.ex. dagen innan), eftersom det då utsätter dem för mer stress och osäkerhet.

4. Hålla ett förarbetsmöte

Har du skrivit under ett kontrakt med en anställd, och under väntetiden organiserat en teambuildingresa för hela företaget? Eller visste du att deras framtida team hade ett möte planerat i ditt företag? Ge nykomlingarna möjlighet att delta i denna typ av aktivitet! På så sätt säkerställer du att de kan lära känna framtida kollegor tidigare, i mindre formella omständigheter, vilket utan tvekan kommer att ha en positiv inverkan på deras känsla av tillhörighet till företaget samt etablera goda band med det nya teamet.

Preboarding – sammanfattning

Även om det inte råder något tvivel om att onboarding är en extremt viktig process ur både den nya anställdes och HR-avdelningens synvinkel, bör inte heller betydelsen av den pre-anställningsperioden underskattas. Den första dagen eller veckan på en ny plats är en stor stress för många människor, vilket främst beror på rädslan för att inte koppla ihop med teamet eller rädslan för att uppgifterna ska visa sig vara för svåra. Du kan minimera dessa negativa känslor genom att ta hand om en korrekt genomförd preboarding, som med de metoder som beskrivits ovan. Säkerställ deras genomförande i ditt företag, och du kommer snart att observera positiva effekter – särskilt inom området mental välbefinnande.

Läs också:: Skapa ett välkomstpaket för nya anställda. 7 saker du behöver inkludera

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.