Vad är personalplanering? 3 viktiga steg för strategisk personalplanering

Vad är personalplanering? Personalplanering är ett element av HR-politik i organisationen, samt utgångspunkten för rekrytering och andra aktiviteter som genomförs som en del av personalprocessen. Anställda är nyckeln till ett företags effektiva funktion. Möjligheten att få och sedan behålla den mest kompetenta personalen bestäms av korrekt personalplanering. HRP-processen bygger på antagandet att anställda spelar en avgörande roll i organisationen. Det är då viktigt att anpassa personalresurserna efter företagets behov och mål. Läs vidare.

Personalplanering – innehållsförteckning:

1. Vad är personalplanering?
2. Steg i strategisk personalplanering
3. Sammanfattning

Vad är personalplanering?

Personalplanering kan definieras som en kontinuerlig process av kvantitativ och kvalitativ analys av personal och sedan prognostisering av framtida personalbehov för att minimera gapet mellan utbud och efterfrågan på den interna arbetsmarknaden.

Det förhindrar eller minskar risken för plötsliga överskott eller brist på personal, och det hjälper till att minska kostnader. Det gör det också möjligt att optimera färdigheter, kvalifikationer och kunskap, och att använda dem till fullo för att möta företagets behov.

En åtskillnad mellan ‘hård’ och ‘mjuk’ personalplanering kan göras. Den förra baseras på kvantitativ analys för att tillhandahålla ett visst antal lämpliga anställda vid den tidpunkt de behövs. Mjuk personalplanering, å sin sida, koncentrerar sig på att skapa och forma organisationskulturen, som främjar full överensstämmelse mellan organisationens mål och anställdas värderingar, övertygelser och beteenden.

Målen med personalplanering är följande:

• att få och behålla den erforderliga arbetskraften bestående av kompetenta och kvalificerade anställda inom organisationen,
• att använda personalresurser effektivt,
• att förutse problem med potentiella personalbrister och överskott,
• utbildning och utveckling av anställda för att hjälpa personalen att anpassa sig till en förändrad och osäker extern miljö,
• att separera från externa rekryteringskällor, skapa stabiliseringsplaner och personalutvecklingsstrategier för att säkerställa personalstabilitet.

Steg i strategisk personalplanering

Bedömning av din nuvarande personal och av att avslöja luckor i det kritiska skedet av HR-planeringsprocessen. Personalbehov beror på organisationens miljö, dess interna struktur och en planeringsperiod. Med hänsyn till alla dessa variabler kan vi särskilja tre sätt att identifiera personalbehov, som presenteras nedan:

Variabler	Bestämning av personalbehov
Relativt fast miljö och struktur i en organisation	Kortsiktig planering, uppdatering av arbetsbeskrivningar och kompetenskrav
Ständigt förändrad miljö och organisationsstruktur	Medellångsiktig planering, uppdatering av nyckelarbetsuppgifter och kompetenskrav
Profound strukturella förändringar i en miljö och inom en organisation	Långsiktig, medellångsiktig och kortsiktig planering, förberedelse av arbetsbeskrivningar med traditionella metoder, scenarioplanering

Efter att ha fastställt kompetensprofiler för särskilda anställda (anställdagrupper) kan du gå vidare till att uppskatta kvantitativa behov, för att specificera antalet anställda som behövs för att nå de antagna affärsmålen.

Detta är några av de faktorer som bör beaktas när du beslutar hur många anställda som ska anställas:

• en kvantitativ och kvalitativ handlingsplan
• den förväntade arbetsproduktiviteten
• en nivå av organisation
• en grad av mekanisering och automatisering
• den förväntade produktionskapaciteten
• lagliga föreskrifter

Även när du fastställer dina personalbehov måste du överväga flera aspekter relaterade till variabiliteten i organisationsstrukturen, den externa miljön och planeringsperioden.

För att specificera dina personalbehov kan du använda olika beräkningsmetoder, till exempel:

• intuitiva metoder (en personalplan, expertbedömningar, ett personaldiagram)
• metoder baserade på tidsmätning
• matematiska och statistiska metoder (trendextrapolering, korrelation och regression, beslutsmodeller)

Prognos av arbetskraftsutbud

Det andra steget i personalplaneringen i organisationen är prognos av utbudet av personal, vilket innebär att förutsäga framtida förändringar i tillståndet och strukturen av befintlig anställning i kvantitativa och kvalitativa termer.

Syftet med en kvalitativ prognos är att utveckla strukturen för anställning i början av planeringsperioden, förutsäga förändringar och bestämma det önskade tillståndet och strukturen för anställning i framtiden. Detta tillvägagångssätt underlättar användningen av anställdas kompetensprofiler, som analyseras i den inledande planeringsperioden i förhållande till den slutliga perioden.

Kvantitativ forskning syftar å sin sida till att bestämma antalet anställda i början av perioden, och sedan skapa en prognos i slutet av planeringsperioden. I enlighet med statistiken när det gäller anställningar, uppsägningar och frånvaro, med hänsyn till likviditetskvoten som antagits på grundval av erfarenhet och bedömning av situationen på arbetsmarknaden, kan du bestämma kvantitativa förändringar i tillståndet och strukturen för anställning.

Prognos av arbetskraftsutbud tillsammans med bestämning av personalbehov ger grunden för utvecklingen av en anställningsplan som återspeglar överskott eller brist på specifika anställda, och anger riktningar för åtgärder när det gäller personaloptimering över en definierad period.

Personalplanering

Syftet med personalplanering är att fördela uppgifter bland enskilda anställda inom organisationen genom att tilldela personer till befintliga organisatoriska enheter, jobb och aktiviteter. Personalplanering syftar till att minimera arbetskostnader och maximera anställdas prestationer. Anställdas värde kan bestämmas genom att jämföra deras kompetensprofiler med kraven för en viss tjänst.

Förutom den nämnda jämförande metoden kan du också använda kvantitativa och heuristiska metoder för att optimera personalen. Bland de kvantitativa metoderna är linjär programmering den mest populära. Denna teknik gör det möjligt att optimera en specifik objektiv funktion, såsom maximering av värdet av en viss anställd. De heuristiska metoderna syftar till att optimera fördelningen av personal och jobb baserat på de anställdas lämplighet för specifika positioner.

Personalplanering – sammanfattning

Personalplanering (HRP) är viktigt för företaget av flera skäl. När det genomförs framgångsrikt gör det det möjligt för chefer att optimera användningen av arbetskraften, öka organisationens produktivitet och minska personalomsättningen.

Du har just läst om processen för personalplanering. Kolla in våra andra artiklar: Karriärutvecklingsplanering.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.