Andy Nichols
I en tid av ökad digitalisering av arbete och gradvis avvikelse från traditionell anställning, förlitar sig företag alltmer på frilansare eller oberoende entreprenörer. För att underlätta detta samarbete har Freelance Management System (FMS) dykt upp på marknaden och idag vill vi fokusera på att introducera denna lösning och visa dess nyckelelement.
Nyckelelement i Freelance Management System – innehållsförteckning
Vad är Freelance Management System?
Under de senaste åren har efterfrågan på personer med specifik kunskap eller färdigheter som kan bistå företaget “utifrån” ökat avsevärt. Deras tjänster har visat sig vara oumbärliga för företag som driver sofistikerade projekt. När efterfrågan på sådana anställda ökar, är det nödvändigt att utveckla en lämplig strategi eller system för att hantera dem.
Systemen för att hantera traditionella anställda tillsammans med att mäta deras produktivitet och effektivitet i form av kalkylblad eller andra icke-integrerade program kommer definitivt inte att klara av frilansare. Därför gör tillämpningen av traditionella metoder på oberoende entreprenörer deras arbete, och samtidigt deras produktivitet, allvarligt begränsad. Av denna anledning söker allt fler organisationer ett ordentligt frilanshanteringssystem. Så vad är Freelance Management System (FMS)?
Freelance Management System är en molnbaserad lösning för att hjälpa företag att hantera sina frilansresurser, det vill säga frilansare. Alternativt kallas det också frilanshanteringsplattform eller program.Det rätta FMS kan hjälpa organisationer genom att ta bort ineffektivitet samtidigt som all relevant data lagras. Utan det är det svårt och mycket tidskrävande att hantera frilansare. FMS-system är därför idealiska för åtgärder som att implementera och organisera entreprenörer, säkerställa att arbetet följer lokala lagar, spåra och rapportera kostnader samt prognostisera utgifter.
Nyckelelement i FMS
De gemensamma elementen för alla frilanshanteringssystem är Förvärv och implementering, Hantering av frilansdatabas, Teamorganisation och Betalning. Utan vidare, se vad dessa element omfattar.
- Förvärv och implementering
- Hantering av frilansdatabas
- Teamorganisation
- Betalningar
Det första steget i att anställa en frilansare är att hitta en. Det innebär att hitta rätt person som behövs för vårt projekt. Inom FMS analyserar anställningsprocessen matchningsalternativ baserat på frilansarens färdigheter och företagets förväntningar. Kvaliteten på denna frilansdatabas avgör hur snabbt vi hittar rätt kandidat.
När vi har hittat rekryten börjar den andra fasen som kallas implementering. Den består av att ge nykomlingen utbildning i tekniska frågor som att skriva kontrakt, skapa fakturor, ställa in betalningar, kontakta projektledaren osv. Dessutom överlämnar företaget de verktyg det arbetar med för att möjliggöra en snabb avräkning för den externa personen.
Att rekrytera och implementera frilansare är en krävande process. Men du behöver inte nödvändigtvis upprepa den varje gång du startar ett nytt projekt. Flexibilitet och valet av frilansare med specifika färdigheter som krävs vid en given tidpunkt är en betydande fördel jämfört med traditionell anställning. Det är därför organiseringen av rätt frilansdatabas är en mycket viktig aspekt av varje FMS.
Med inbyggda funktioner för att hantera en databas av frilansarbetare bör ett väl valt FMS möjliggöra för företag att snabbt söka efter anställda baserat på bland annat deras nuvarande tillgänglighet, den taxa de är villiga att arbeta för och andra faktorer som är relevanta för organisationen.
Varje FMS bör inkludera möjligheten att utvärdera arbetet hos sådana frilansare, samt möjligheten för andra teammedlemmar att ge den personen feedback vid avtalade kontrakt. Sådan feedback visar sig vara mycket värdefull för företag som använder frilansare, eftersom den kommer från personer som är direkt involverade i projektet.
Att arbeta med traditionella heltidsanställda skiljer sig avsevärt från att arbeta med frilansare. Eftersom företag som vill anställa frilansare för mer flexibilitet och expertis behöver de förvänta sig att frilansare arbetar utifrån sina egna scheman och på distans. FMS adresserar utmaningarna med distansarbete genom funktioner som webbkameraintervjuer, gruppchattar och integrationer med verktyg som används av andra samtidigt. Dessutom blir aspekter som tillgängliga budgetar och scheman uppdaterade i realtid genom denna integration.
Bra FMS-system erbjuder transparenta verktyg för betalningsövervakning. De gör aspekter som betalningssynlighet eller status tillgängliga för båda parter. Detta undviker förvirring vid utbetalning av pengar för utfört arbete, samt oenigheter kopplade till felaktigt organiserade betalningsstatusar. FMS-system erbjuder verktyg som fakturering, godkännande och schemaläggning av framtida betalningar. Med en databas av tidigare transaktioner är det enkelt att organisera utgifter och optimera dem därefter.
Sammanfattning
Att använda rätt system för att hantera frilansarbetare stödjer maximal utnyttjande av deras kapabiliteter, sparar tid och skapar en mer kostnadseffektiv och flexibel miljö för att arbeta med varandra.
Läs också: Populära ledarstilar – Lewin-Lipitt-White & Reddins tillvägagångssätt
Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook och Twitter.
Andy Nichols
En problemlösare med 5 olika examina och oändliga reserver av motivation. Detta gör honom till en perfekt företagsägare och chef. När han söker anställda och partners värderar han öppenhet och nyfikenhet på världen mest.
