När ska du utfärda en faktura?

Att utfärda fakturor är en av de mer njutbara delarna av att vara entreprenör. Varför? För att det är det sista steget för att få betalt. Men frågan uppstår – när ska man utfärda en faktura så att den är laglig? Det visar sig att det inte finns något entydigt svar på denna fråga. Det beror helt på omständigheterna. Oftast utfärdas en faktura efter leverans av varor eller tjänster. Det finns dock vissa undantag. Denna artikel kommer att förklara när du bör utfärda fakturor. Det beror främst på typen av faktura, så vi kommer att diskutera de som förekommer oftast.

När ska du utfärda en faktura? – innehållsförteckning:

1. Försäljningsfaktura
2. Slutfaktura
3. Delbetalningsfaktura
4. Förskottsfaktura
5. Proformafaktura
6. Återkommande faktura
7. Kolla in hur man utfärdar fakturor med Firmbee

Försäljningsfaktura

Detta är ett ganska vanligt sätt att utfärda fakturor. Det förekommer särskilt i butiker. När du, som säljare, överlämnar de köpta varorna till kunden personligen, kan du också utfärda en faktura direkt. I detta fall är det vanligtvis kopplat till att ta emot betalning, antingen i form av kontanter eller betalning med kreditkort. Det kan dock hända utanför ditt företag att du levererar varor direkt till kunden.

Det skulle verka som att du inte kan fakturera din kund direkt när du är utanför ditt kontor. Lyckligtvis kan du använda en mobil faktureringsapp. Detta gör att du kan fakturera med din smartphone. Och vad sägs om att skriva ut? Du behöver inte, eftersom du kan mejla fakturan. En elektronisk faktura har samma juridiska värde som en pappersfaktura.

Slutfaktura

För tjänster är det vanligt att se fakturor utfärdade efter att arbetet är slutfört. Hur skiljer de sig från fakturor som utfärdas på försäljningsdagen? Teoretiskt sett kan du utfärda en faktura så snart du har avslutat din tjänst. Detta är ett bra sätt att göra det om du har personlig kontakt med kunden. I detta fall ser kunden omedelbart resultaten av ditt arbete och kan acceptera och godkänna fakturan.

Men om kunden ännu inte har sett det arbete som du har gjort för honom, är det bättre att kontrollera om han är nöjd med det slutliga resultatet. Om de har några kommentarer kan du göra korrigeringar innan du utfärdar en faktura. Annars kan det visa sig att kunden inte accepterar fakturan eftersom han har kommenterat projektet. Detta skulle förlänga betalningsprocessen. Du kan undvika detta genom att skicka kunden ett meddelande och fråga om de accepterar det utförda arbetet, och om inte, vilka korrigeringar som fortfarande behövs.

Delbetalningsfaktura

Delbetalningsfakturor kan förekomma särskilt för större projekt. I detta fall kan arbetet delas upp i etapper. Efter deras slutförande utfärdas en faktura som täcker det utförda arbetet. Var kan du möta denna typ av fakturering? Varje gång hela arbetet sträcker sig över tid.

Detta händer till exempel under byggandet av ett hus. Företaget som utför arbetet kan utfärda fakturor efter slutförandet av individuella etapper. Detta sätt att fakturera säkerställer kassaflöde och undviker betalningsflaskhalsar, samt en hög faktura efter att allt är slutfört. För långsiktiga projekt är det en bra idé att fastställa en betalningsplan i början. Den kan ange vissa milstenar efter vilka delbetalningsfakturor kommer att utfärdas.

Förskottsfaktura

Om de tjänster du tillhandahåller kräver att du åtar dig betydande medel för inköp av komponenter som är nödvändiga för att utföra det avtalade arbetet kan du erbjuda att betala i förskott. I detta fall utfärdar du en faktura innan arbetet är utfört.

Denna lösning visar sig vara användbar när dina tjänster är ganska dyra och en oväntad avbokning av dina tjänster av kunden skulle ha en negativ ekonomisk effekt på dig. När kan en sådan situation uppstå? Till exempel när du är bröllopsfotograf och uppdraget innebär att fånga en bröllopsceremoni på en plats som anges av kunden. Om en kund avbokar tjänsten en dag före evenemanget kommer du förmodligen inte att hitta någon annan som är villig att fotografera där den dagen. Betalning i förskott kommer att säkra dina intressen så att du i sådana fall inte går med förlust.

Proformafaktura

En preliminär faktura kallas också proformafaktura. Vid första anblick kan en proformafaktura och en förskottsfaktura verka likadana. Men de är inte samma sak. En förskottsfaktura ålägger dig att betala, medan en proformafaktura inte skapar en sådan skyldighet. Det är snarare en inbjudan att ingå ett avtal.

Du utfärdar en sådan faktura som ett prisförslag för försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster även innan kunden går med på leveransen. Kunder begär sådana fakturor för att jämföra erbjudanden från flera företag eller för att kontrollera om en viss kostnad passar in i deras budget. Om kunden går med på dina villkor kan du behandla beställningen och sedan utfärda en vanlig faktura, som, till skillnad från en preliminär faktura, kommer att medföra en betalningsskyldighet för de levererade varorna eller tjänsterna.

Återkommande faktura

I vissa typer av verksamheter är återkommande fakturor vanliga. Det är populärt att de tar formen av en fast faktura, det vill säga en som har en förutbestämd avgift oavsett hur mycket arbete som utförs. Var kan du hitta sådana fakturor? Till exempel, om du driver ett städföretag och du har kommit överens med din kund om en fast avgift för veckostädning av kontor, kommer du att ta ut samma belopp från din kund varje vecka, oavsett hur lång tid det tar.

I ett sådant fall kan ett faktureringsprogram vara till stor hjälp vid utfärdande av återkommande fakturor. Allt du behöver göra är att ange dina kunders uppgifter, ange den dag då fakturan ska utfärdas och ange beloppet, så kommer programmet att utfärda cykliska fakturor och skicka dem till dina kunder.

Kolla in 5 bästa gratis faktureringslösningar!

Kolla in hur man utfärdar fakturor med Firmbee:

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.